国库档案管理办法

国库档案管理办法一、总则（一）目的为加强国库档案管理，规范国库档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，确保国库档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织国库业务活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于国库会计核算资料、国库统计报表、国库监管文件、国库业务相关的电子数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：国库档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案管理应保证国库业务活动中形成的各类文件材料真实、准确、完整，如实反映业务全貌。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、调阅和使用，提高档案利用效率，为公司/组织业务发展和决策提供支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善国库档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.指导、监督和检查各业务部门国库档案的收集、整理、保管等工作。3.集中统一保管国库档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全。4.负责国库档案的整理、编目、上架、存储等日常管理工作，定期对档案进行清查核对，保证档案账实相符。5.按照规定的程序和要求，提供国库档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.组织开展国库档案的鉴定销毁工作，对已超过保管期限或无保存价值的档案提出鉴定意见，报经批准后进行销毁处理。7.负责国库档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。8.开展国库档案管理工作的培训和宣传，提高全体员工的档案管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门国库业务活动中形成的文件材料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好国库档案的整理、编目、上架等工作，并提供必要的业务支持和指导。3.按照规定的程序和要求，向档案管理部门提出国库档案的查阅、借阅申请，并在使用后及时归还。4.配合档案管理部门开展国库档案的鉴定销毁工作，提供相关业务资料和鉴定依据。5.负责本部门国库档案的安全保密工作，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案信息严格保密。（三）档案管理人员职责1.熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准，掌握国库档案管理的业务知识和技能。2.负责国库档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用登记等，确保档案管理工作的规范有序。3.对国库档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题，保证档案的安全和完整。4.积极参与国库档案信息化建设，负责档案数字化处理、存储和管理系统的操作维护，提高档案管理信息化水平。5.严格遵守档案管理的安全保密制度，不得擅自泄露档案信息，确保档案信息安全。6.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.国库会计核算过程中形成的各类凭证、账簿、报表、文件等，包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、会计报表及相关分析报告等。2.国库统计报表及相关数据资料，包括月报、季报、年报等统计报表，以及统计分析资料、数据采集记录等。3.国库监管文件，包括上级监管部门下发的各类文件、通知、检查报告，以及本公司/组织内部开展国库监管工作形成的文件、记录等。4.国库业务相关的电子数据，包括会计核算系统数据备份、统计报表电子数据、监管信息系统数据等。5.其他与国库业务活动有关的文件材料，如业务合同、协议、会议纪要、工作底稿等。（二）收集要求1.各业务部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在国库业务活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、清晰，字迹工整，签字盖章齐全，符合档案保存要求。3.对于电子数据，应按照规定的格式和存储介质进行收集，并确保数据的完整性和可读性。4.业务部门在向档案管理部门移交文件材料时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理。3.对每份文件材料进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用档案。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将国库档案分为会计档案、统计档案、监管档案、电子数据档案等类别。每个类别下再按照年度、保管期限等进行细分。2.编号：对每份档案进行唯一编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限、存放位置等信息。同时，建立电子目录数据库，方便档案的检索和查询。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属装订物，以免影响档案的长期保存。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，并在盒脊上注明档案编号范围。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的国库档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放环境安全可靠。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别、年度、保管期限的档案，便于管理和查找。（二）保管方式1.纸质档案应采用直立式存放，排列整齐有序，便于查阅和清点。对于珍贵或易损的档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、使用防酸纸包装等。2.电子数据档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并定期进行数据校验和更新，确保数据的完整性和可用性。备份数据应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对于已存储在电子档案管理系统中的档案信息，应按照系统安全管理要求进行维护和管理，设置不同的用户权限，防止数据被非法访问、篡改或删除。（三）保管期限1.国库会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限按照国家有关会计档案管理的规定执行。2.国库统计档案、监管档案的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般不少于5年。3.电子数据档案的保管期限应与对应的纸质档案保管期限一致，并按照电子档案管理的要求进行存储和维护。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对国库档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案账实相符。2.在清查过程中，应检查档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并采取相应的措施进行处理。3.对于清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，向上级报告，并按照规定进行补救和处理。五、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因业务工作需要查阅、借阅国库档案的，可按照规定的程序进行申请。2.外部单位因审计、检查、调研等工作需要查阅国库档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经本公司/组织批准后方可查阅。（二）利用申请1.本公司/组织内部人员查阅、借阅国库档案，应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅的档案名称、数量、用途、查阅/借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.外部单位查阅国库档案，应出具单位介绍信、查阅申请函等相关文件，说明查阅的目的、范围、期限等，并经本公司/组织相关部门审核批准后，到档案管理部门办理查阅手续。（三）利用审批1.档案管理部门收到查阅/借阅申请后，应进行严格审核，重点审查申请的必要性、查阅/借阅范围的合理性以及查阅/借阅期限的合规性等。2.对于涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅/借阅申请，应报经公司/组织主管领导批准后方可办理。3.审核通过后，档案管理部门应在申请表上签署意见，并安排专人负责提供档案查阅/借阅服务。（四）利用登记1.档案管理人员应对档案查阅/借阅情况进行详细登记，记录查阅/借阅日期、查阅/借阅人姓名、单位、档案名称、数量、用途、归还日期等信息。2.查阅/借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行记录，确保登记信息的准确、完整和可追溯。3.对于外部单位查阅国库档案的，还应要求查阅人在查阅登记表上签字确认，并留存查阅人有效身份证件复印件。（五）利用限制1.查阅国库档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或擅自销毁档案内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立国库档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括业务部门负责人、档案管理人员等。鉴定工作小组负责对国库档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本公司/组织国库业务的实际情况，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限、确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有一定保存价值的档案，应继续留存保管。3.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密，是否对公司/组织业务发展、历史研究等具有重要参考价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期组织鉴定工作小组对到期档案进行清理，逐卷逐件审查档案内容，提出初步鉴定意见。2.鉴定工作小组对初步鉴定意见进行集体讨论，形成最终鉴定结论，并填写档案鉴定意见书。3.档案鉴定意见书应经公司/组织主管领导审核批准后生效。（四）销