印章管理办法讲解

印章管理办法讲解一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，特制定本管理办法。本办法适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“公司”）。（二）适用范围本办法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、业务专用章、部门章等各类具有法律效力或代表公司意志的印章。（三）基本原则1.合法性原则印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.严肃性原则印章是公司权力和身份的象征，应严格按照规定使用，确保印章使用的严肃性。3.安全性原则采取有效措施确保印章的安全保管，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生。4.责任明确原则明确印章管理各环节的责任主体，做到责任到人，对印章使用过程中的违规行为进行严肃追究。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须由公司指定的部门统一办理。一般情况下，公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由公司办公室负责刻制；业务专用章由相关业务部门根据工作需要提出申请，经公司领导批准后，由办公室统一安排刻制；部门章由各部门根据工作需要自行提出申请，经分管领导批准后，由办公室刻制。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并加盖申请部门公章。申请表经审批通过后，由申请部门将相关信息提供给具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章制作单位必须具备合法经营资质，所刻制的印章必须符合国家相关标准和公司要求。刻制完成后，印章制作单位应将印章及印模样本交公司办公室验收。验收内容包括印章外观、尺寸、字体、图案等是否符合要求，印模是否清晰、完整等。验收合格后，由办公室在《印章刻制申请表》上签字确认，并留存印模样本。（二）印章启用1.新印章启用前，必须在公司内部进行正式发文通知，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管部门及责任人等信息。通知应发送至公司各部门、所属各单位，确保全体员工知晓。2.印章启用时，应由保管部门在印章启用登记表上进行登记，详细记录印章启用时间、启用原因、印章名称、规格、印模样本等信息，并由保管责任人签字确认。登记表应妥善保管，作为印章管理档案的重要组成部分。3.对于新设立的公司或分支机构，在办理工商注册登记等手续后，应及时刻制并启用公司印章。启用后的印章应按照本办法规定进行管理和使用。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交他人保管或使用。2.印章保管应实行“双人保管”或“分人保管”制度，即对于重要印章，应由两人或两人以上分别保管印章的不同部分（如钥匙、印模等），使用时需两人或两人以上同时在场方可盖章。3.印章保管应实行“垂直保管”制度，即印章保管人员应直接对上级主管领导负责，不得越级汇报或擅自处理印章管理相关事宜。（二）保管地点1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应保管在公司办公室的保险柜或专门的印章保管室中，保险柜应设置密码锁，并定期更换密码。2.业务专用章、部门章等可根据工作需要，由各业务部门或部门指定专人保管在本部门的保险柜或文件柜中，但必须确保保管安全。3.印章保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保印章不受损坏或丢失。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管印章，不得随意放置印章，确保印章始终处于安全可控状态。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即向公司办公室报告，并采取相应的应急措施。2.保管人员应定期对印章进行检查，检查内容包括印章外观是否完好、印模是否清晰、印章使用记录是否完整等。如发现问题，应及时报告并进行处理。3.印章保管人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露印章保管及使用情况等信息。未经公司领导批准，不得向任何单位或个人提供印章印模样本。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外发布的各类文件、信函、报表、证明等；签订各类合同、协议等重要法律文件；办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等各类证照的年检、变更、注销等手续；代表公司参加各类会议、活动等。2.法定代表人章主要用于办理公司法定代表人授权范围内的各类业务，如签署合同、协议、文件等；办理银行开户、销户、结算等业务；代表公司法定代表人出席各类会议、活动等。3.合同专用章主要用于签订各类合同、协议等经济合同文件，确保合同的法律效力。4.财务专用章主要用于办理公司财务收支、结算、报销等业务，如开具发票、支票、汇票等；办理银行账户的收付业务；进行财务核算、报表编制等工作。5.业务专用章主要用于公司各业务部门开展业务活动时使用，如销售业务专用章用于签订销售合同、协议等；采购业务专用章用于签订采购合同、协议等；项目专用章用于项目相关文件的签署等。业务专用章的使用范围应严格限定在本业务部门的业务范围内，不得超出规定使用。6.部门章主要用于本部门内部的文件、通知、报表等的发布，以及办理与本部门业务相关的一般性事务。部门章不得用于对外签订合同、协议等重要法律文件，不得代表公司对外行使权力。（二）使用流程1.用印申请公司员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、文号、份数、用印时间、用印部门、申请人等信息，并加盖申请部门公章。申请用印事项涉及公司重要决策、重大经济合同、对外投资、融资等事项的，还应提交相关的决策文件、合同文本、可行性研究报告等资料，经公司领导审批后，方可申请用印。2.审批流程《印章使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，用印金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；用印金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；用印金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。涉及公司重大事项的用印，需经公司董事会或股东会审批。审批人应认真审核用印申请事项的真实性、合法性、必要性等，确保用印事项符合公司规定和法律法规要求。如发现问题，应及时与申请部门沟通并提出修改意见，待问题解决后再行审批。3.用印操作经审批通过的《印章使用申请表》连同相关文件资料一并交印章保管人员。印章保管人员应按照审批意见进行用印操作，确保用印内容与审批内容一致。用印时，应在文件规定的位置加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。如文件有多页，应在骑缝处加盖印章，防止文件被更换或篡改。用印完成后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上进行登记，详细记录用印时间、用印文件名称、文号、份数、用印部门、申请人、审批人等信息，并由用印人签字确认。登记表应妥善保管，作为印章使用档案的重要组成部分。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程用印时，申请人应电话向审批人说明情况，经审批人同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续，并将相关情况书面报告公司办公室。2.对于异地用印或因特殊原因无法将文件资料提交到公司本部用印的情况，可采用传真、扫描等方式将用印申请及相关文件资料发送至公司办公室，经审批人同意后，由办公室通过传真、扫描等方式将印章加盖在文件上，并将盖章后的文件传真或扫描回申请人。申请人应在收到盖章后的文件后，及时将原件交回公司办公室存档。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由印章保管部门或使用部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、规格、启用时间等信息，并加盖申请部门公章。2.《印章停用申请表》经公司领导审批后，由印章保管部门负责将停用印章收回，并进行封存。封存后的印章应妥善保管，防止印章被误用或丢失。3.印章停用后，公司办公室应及时发文通知公司各部门、所属各单位，明确印章停用时间、停用原因等信息，确保全体员工知晓。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，应按照公司规定进行销毁。销毁印章时，应由印章保管部门会同公司审计、法务等部门共同进行监销，确保销毁过程的合规性和印章的彻底销毁。2.销毁印章前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、启用时间、停用时间、销毁原因等信息，并加盖申请部门公章。申请表经公司领导审批后，方可进行印章销毁操作。3.印章销毁可采用粉碎、熔化、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，监销人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，登记表应妥善保管，作为印章管理档案的重要组成部分。六、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印章管理情况进行日常监督检查，定期对印章保管、使用等情况进行抽查，确保印章管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管地点是否安全、保管措施是否有效等。2.印章使用情况，包括用印申请是否规范、审批流程是否严格、用印操作是否符合要求、用印记录是否完整等。3.印章停用与销毁情况，包括停用印章是否及时收回封存、销毁印章是否按规定进行监销等。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相关责任人的法律责任。2.对于印章保管不善，导致印章被盗用、冒用、伪造等情况发生的，公司将追究保管人员的责任；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究保管