发展合同管理办法

发展合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，促进公司业务健康发展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防控原则加强合同风险评估和防控，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、分析和应对，确保公司利益不受损失。4.分级管理原则根据合同的性质、金额、重要程度等因素，实行分级分类管理，明确各级管理部门和人员的职责权限。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；负责合同的登记、归档、统计等工作；协调处理合同纠纷。2.各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作；配合合同管理部门做好合同审核、风险防控等工作；及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关信息。3.法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议；参与合同纠纷的处理，提供法律支持。4.财务部门负责对合同的资金收付情况进行审核和监督，确保资金安全；配合合同管理部门做好合同款项的结算工作。二、合同的签订（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，指定专人负责合同的起草工作。合同起草人应认真了解合同对方的主体资格、经营范围、资信状况等情况，确保合同条款明确、具体、合法、有效。2.合同起草完成后，由合同承办部门负责人进行初审，重点审查合同条款是否符合业务要求、是否存在风险等。初审通过后，将合同文本及相关资料提交给合同管理部门。3.合同管理部门收到合同文本后，组织法务部门、财务部门等相关人员进行会审。会审人员应从各自专业角度对合同进行审查，提出修改意见和建议。合同承办部门根据会审意见对合同进行修改完善后，再次提交给合同管理部门。4.合同管理部门对修改后的合同文本进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批同意后，合同方可签订。5.合同签订前，合同承办部门应确保合同对方已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查，确保对方具有合法的经营资格和签约能力。2.审查内容包括但不限于：对方营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证等证照是否齐全、有效；对方法定代表人身份证明书、授权委托书是否真实、有效；对方经营范围是否符合合同约定等。3.对于涉及重大项目或金额较大的合同，合同承办部门还应要求对方提供近期的财务报表、审计报告等资料，评估对方的资信状况和履约能力。（三）合同条款审查1.合同条款应明确、具体、合法、有效，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。2.审查内容包括但不限于：合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款是否明确、合理；合同中是否约定了保密条款、知识产权归属条款等特殊条款；合同条款是否符合公司利益和业务要求等。3.对于格式合同，合同承办部门应仔细审查合同条款，确保格式合同中没有加重公司责任、排除公司主要权利等不合理的条款。如发现格式合同条款存在问题，应及时与合同对方协商修改。三、合同的履行（一）合同履行计划制定1.合同签订后，合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.合同履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门应定期对合同履行计划的执行情况进行检查和监督。（二）合同履行跟踪与监控1.合同承办部门应指定专人负责合同履行的跟踪与监控，及时掌握合同履行情况，发现问题及时采取措施解决。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除、终止等情况，合同承办部门应及时通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并按照本办法的规定办理相关手续。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行统计分析，及时发现合同履行过程中存在的问题和风险，并向公司领导汇报。对于重大合同履行情况，合同管理部门应组织专项检查和评估。（三）合同款项收付管理1.财务部门应按照合同约定，及时办理合同款项的收付手续。在办理款项收付前，财务部门应审核合同条款、发票开具情况等相关资料，确保款项收付的准确性和合法性。2.合同承办部门应配合财务部门做好合同款项的收付工作，及时提供相关资料和信息。如因特殊原因需要变更合同款项收付方式或时间的，合同承办部门应提前与财务部门沟通协调，并按照公司财务管理规定办理相关手续。3.财务部门应建立合同款项收付台账，详细记录合同款项的收付情况，定期与合同承办部门核对账目，确保账账相符、账实相符。四、合同的变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。3.合同变更涉及合同价款、履行期限、地点和方式等重要条款的，应按照本办法规定的合同签订流程进行审核和审批。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时通知合同对方，并按照法律规定或合同约定办理合同解除手续。2.合同解除应签订书面解除协议，明确解除的原因、时间、双方的权利义务等内容。合同解除协议签订后，合同承办部门应将解除协议副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。3.合同解除后，合同双方应按照合同解除协议的约定，及时办理相关手续，如结算款项、返还财产等。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应充分了解合同对方的资信状况和履约能力，对合同风险进行评估和防控，避免因合同对方原因导致合同纠纷。2.在合同履行过程中，合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时与合同对方沟通协调，解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。3.合同管理部门应定期组织合同管理培训，提高合同承办人员的合同管理水平和风险防范意识，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，制定纠纷处理方案，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门收到合同纠纷报告后，应组织法务部门、财务部门等相关人员进行研究分析，确定纠纷处理策略。对于重大合同纠纷，应成立专门的纠纷处理小组进行处理。3.纠纷处理小组应根据纠纷处理策略，与合同对方进行协商沟通，争取通过友好协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或法律规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合纠纷处理小组的工作，提供相关证据资料和信息，确保纠纷处理工作顺利进行。5.合同纠纷处理结束后，纠纷处理小组应及时总结经验教训，向公司领导汇报纠纷处理情况，并将相关资料归档保存。六、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同对方的主体资格证明文件、授权委托书、合同变更协议、解除协议、往来信函、会议纪要、纠纷处理文件等）收集整理，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.合同管理部门收到合同档案资料后，应按照档案管理的要求进行整理和分类。整理内容包括但不限于：合同文本编号、合同名称、合同对方名称、合同签订时间、合同履行期限、合同金额、合同条款摘要、合同变更情况、合同纠纷处理情况等。2.合同管理部门应将整理好的合同档案资料进行归档保存，建立合同档案目录，便于查询和管理。合同档案应按照年度、类别等进行分类存放，确保档案存放有序、便于查找。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门查阅。合同管理部门应指定专人负责档案查阅工作，并对查阅情况进行登记。2.因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、合同管理部门负责人、公司分管领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。3.借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借、丢失合同档案。借阅期满后，借阅人应及时将合同档案归还合同管理部门。七、监督与检查（一）监督检查职责1.公司合同管理部门负责对各部门合同管理工作进行监督检查，定期或不定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行检查和评估。2.各业务部门应定期对本部门合同管理工作进行自查自纠，及时发现和解决合同管理过程中存在的问题，并将自查情况报合同管理部门。（二）监督检查内容1.合同管理制度的执行情况，包括合同签订流程、合同审查、合同履行跟踪、合同款项收付管理、合同纠纷处理等环节是否符合本办法规定。2.合同文本的规范性和合法性，包括合同条款是否明确、具体、合法、有效，合同格式是否符合要求等。3.合同履行情况，包括合同是否按时履行、履行质量是否符合约定、合同变更和解除是否符合规定等。4.合同档案管理情况，包括合同档案资料是否完整、准确，档案整理和归档是否规范，档案查阅和借阅是否符合规定等。（三）监督检查结果处理1.合同管理部门在监督检查过程中发现问题的，应及时向责任部门发出《合同管理监督检查整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责