发票用量管理办法

发票用量管理办法一、总则（一）目的为加强公司发票用量的规范化管理，确保发票的正确使用与安全，保障公司财务工作的顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及发票使用的相关业务活动，包括但不限于销售业务、采购业务、费用报销等。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，确保发票的开具、取得、使用和保管等环节合法合规。2.准确合理原则根据公司实际业务需求，准确核定发票用量，合理控制发票使用数量，避免浪费或滥用发票资源。3.安全保密原则加强发票的安全管理，防止发票丢失、被盗、损毁或信息泄露，保障公司财务信息安全。4.监督考核原则建立健全发票用量监督考核机制，对各部门发票使用情况进行定期检查和考核，确保本办法的有效执行。二、发票种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税一般纳税人客户，用于客户抵扣进项税额。（二）增值税普通发票（折叠票）主要用于公司销售货物、提供应税劳务或服务开具给增值税小规模纳税人客户，以及其他不需要抵扣进项税额的业务场景。（三）增值税普通发票（卷票）适用于公司在特定业务场景下，如零售业务、餐饮服务等，开具给消费者个人的发票。（四）机动车销售统一发票专门用于公司销售机动车时开具给购买方的发票，作为购买方办理车辆注册登记等手续的凭证。（五）通用机打发票在未纳入增值税发票管理新系统的特定业务中使用，如部分行业的小规模纳税人经营业务等。三、发票用量核定（一）核定依据1.公司年度业务计划根据公司年度销售目标、采购预算、费用支出计划等业务计划，预估各部门发票使用量。2.历史发票使用数据分析近几个年度各部门发票使用情况，包括发票开具数量、金额、业务类型等，作为核定发票用量的参考依据。3.业务发展趋势考虑公司业务的增长或萎缩趋势、市场变化等因素，对发票用量进行合理调整。（二）核定流程1.各部门每年末根据下一年度业务计划，填写《发票用量核定申请表》，详细说明预计发票使用量、业务类型、预计开票金额等信息，并提交至财务部门。2.财务部门收到各部门的申请表后，结合历史发票使用数据和业务发展趋势，对各部门申请的发票用量进行初步审核。3.财务部门将初步审核后的发票用量核定情况汇总，提交至公司管理层审批。4.公司管理层根据财务部门的审核意见，结合公司整体经营情况，最终确定各部门年度发票用量核定额度，并下达至各部门执行。（三）调整机制1.在年度内，如因业务发展变化导致原核定的发票用量无法满足实际需求，各部门应及时填写《发票用量调整申请表》，说明调整原因、调整后的发票用量等情况，并提交至财务部门。2.财务部门对各部门提交的调整申请进行审核，审核通过后报公司管理层审批。3.公司管理层批准调整申请后，财务部门按照新的发票用量核定额度为各部门提供发票。四、发票的领购（一）领购流程1.财务部门根据公司管理层批准的发票用量核定额度，定期编制《发票领购计划》，明确领购发票的种类、数量等信息。2.发票管理员凭《发票领购计划》、税务登记证副本、经办人身份证明等资料，前往主管税务机关办理发票领购手续。3.发票管理员领购发票后，应及时进行清点、核对，确保发票数量、号码等信息准确无误，并将发票妥善保管在公司指定的发票专用保险柜中。（二）领购注意事项1.严格按照主管税务机关规定的领购方式、领购时间和领购数量进行发票领购，不得超量领购或违规领购发票。2.领购发票时，应仔细核对发票的纸质和电子信息，如发现发票存在问题，应及时与主管税务机关沟通解决。3.发票领购后，应及时更新公司内部的发票管理台账，记录发票的领购日期、种类、数量、号码等信息。五、发票的开具（一）开具要求1.发票开具人员应具备相应的业务知识和技能，熟悉发票开具流程和相关规定。2.开具发票时，应确保发票内容真实、完整、准确，与实际业务相符。发票上的客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息应填写齐全、正确；货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息应准确无误；发票的备注栏应按照规定填写相关信息。3.发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。（二）开具流程1.业务部门在发生销售业务、采购业务或费用支出等需要开具发票的事项时，应及时向财务部门提供相关业务资料，包括合同、订单、送货单、验收单等。2.财务部门发票开具人员根据业务部门提供的资料，审核业务的真实性和合规性，确认无误后，按照发票开具要求在公司发票管理系统中录入发票信息。3.发票管理系统生成发票电子信息后，发票开具人员打印纸质发票，并加盖发票专用章。4.发票开具人员将开具好的发票交给业务部门，由业务部门负责将发票送达客户或相关方。（三）作废与红冲1.当月开具的发票，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，且不符合发票作废条件的，应按规定开具红字发票进行冲减。2.发票作废应在防伪税控系统中进行操作，确保纸质发票与电子发票同时作废，并在纸质发票各联次上加盖“作废”戳记，全联次留存。3.开具红字发票时，应按照税务机关规定的流程进行申请和开具，确保红字发票信息与原蓝字发票信息准确对应。六、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受应税劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。发票应符合国家税收法律法规及发票管理相关规定，具备发票的基本要素和防伪特征。2.取得的发票应加盖销售方发票专用章，发票专用章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.对于不符合规定的发票，如发票内容不完整、发票专用章加盖不规范、发票虚假等，公司不得作为财务报销凭证，应及时要求销售方重新开具合规发票。（二）取得流程1.业务部门在发生采购业务或接受应税劳务、服务时，应主动向销售方索取发票，并在取得发票后及时将发票传递给财务部门。2.财务部门在收到业务部门传递的发票后，应按照发票取得要求进行审核，审核发票的真实性、完整性、合规性等。3.审核通过的发票，财务部门按照公司财务报销制度进行入账处理；审核不通过的发票，财务部门应及时通知业务部门，要求业务部门与销售方沟通解决，重新取得合规发票。七、发票的保管（一）保管要求1.公司应设立专门的发票专用保险柜，用于存放发票。发票专用保险柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能，确保发票安全。2.发票管理员应定期对发票进行盘点，核对发票的种类、数量、号码等信息，确保账实相符。如发现发票丢失、被盗、损毁等情况，应及时报告财务部门负责人，并按照规定向主管税务机关报告。3.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）保管期限发票的保管期限按照国家税收法律法规及发票管理相关规定执行，一般为五年。在保管期限内，公司应妥善保管发票，不得擅自销毁或丢失。（三）销毁程序1.发票存根联和发票登记簿保存期满后，由财务部门提出销毁申请，填写《发票销毁申请表》，详细说明拟销毁发票的种类、数量、号码、所属年份等信息，并提交至公司管理层审批。2.公司管理层批准销毁申请后，财务部门组织相关人员对拟销毁的发票进行清点、核对，确保发票信息准确无误。3.发票销毁应在主管税务机关的监督下进行，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并制作《发票销毁清单》，由财务部门、税务机关监督人员等签字确认。八、发票的使用监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对公司各部门发票使用情况进行检查，检查内容包括发票的领购、开具、取得、保管等环节是否符合规定，发票使用数量与业务实际需求是否匹配等。2.各部门应配合财务部门的发票使用检查工作，如实提供相关业务资料和发票使用情况说明。对于检查中发现的问题，财务部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）外部检查应对1.当主管税务机关等外部部门对公司发票使用情况进行检查时，公司应积极配合，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查中发现的问题，公司应按照税务机关的要求及时进行整改，并将整改情况报告税务机关。同时，公司应分析问题产生的原因，采取有效措施加以防范，避免类似问题再次发生。九、违规处理（一）违规行为界定1.未按照规定领购、开具、取得、使用和保管发票的行为，如超量领购发票、虚开发票、开具与实际经营业务不符的发票、未按规定取得发票、发票丢失被盗未及时报告等。2.违反发票管理相关法律法规及本办法规定，导致公司面临税务风险或其他法律责任的行为。（二）处理措施1.对于发现的发票违规行为，财务部门应及时进行调查核实，并根据违规情节轻重，提出相应的处理意见。2.对于情节较轻的违规行为，如未按规定填写发票备注栏等，财务部门应责令相关责任人立即整改，并对责任人进行批评教育。3.对于情节较重的违规行为，如虚开发票、未按规定取得发票导致公司无法抵扣进项税额或面临税务处罚等，公司将视情节轻重给予相关责任人警