办公电话管理办法

办公电话管理办法一、总则（一）目的为加强公司办公电话的管理，确保电话通讯畅通，规范使用行为，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工在办公场所使用的固定电话及移动办公电话。（三）管理原则1.统一管理原则：公司办公电话由行政部门统一规划、配置、维护和管理。2.规范使用原则：员工应按照本办法规定，正确、规范地使用办公电话，确保通讯质量和信息安全。3.成本控制原则：在保证通讯需求的前提下，合理控制电话费用支出，降低公司运营成本。二、电话配置与管理（一）电话配置1.根据工作需要，由行政部门统一为各部门配备办公电话，并登记造册。2.员工因工作变动或岗位调整，需更换办公电话的，应及时向行政部门提出申请，经批准后予以办理。（二）电话维护1.行政部门负责办公电话的日常维护和保养，定期检查设备运行情况，及时排除故障。2.如遇电话故障，员工应及时向行政部门报修，填写《电话维修申请表》，注明故障现象、所在部门、联系电话等信息。行政部门接到报修后，应及时安排维修人员进行维修，并记录维修情况。3.因员工个人原因导致电话损坏的，由员工负责赔偿维修费用。（三）电话费用管理1.办公电话费用由公司统一支付，行政部门负责每月对电话费用进行统计、核算和报销。2.行政部门应建立电话费用台账，详细记录每部电话的通话费用、费用发生时间、通话时长等信息，并定期与电信运营商核对账单，确保费用准确无误。3.员工应严格控制电话费用支出，避免不必要的长途通话和私人电话。如发现异常高额费用，行政部门应及时进行调查核实，并采取相应措施。三、电话使用规范（一）接听规范1.电话铃响三声内必须接听，礼貌问候：“您好，[公司名称]”。2.认真倾听对方讲话，记录重要信息，如有不清楚的地方，应及时询问确认。3.如需转接电话，应告知对方稍候，并及时转接相关人员。如被转接人员不在，应礼貌地请对方留言，并及时转达。4.通话结束时，应礼貌道别：“感谢您的来电，再见！”待对方挂断电话后，再轻轻放下听筒。（二）拨打规范1.拨打办公电话前，应先确认对方的电话号码和部门，避免误拨。2.通话内容应简洁明了，突出重点，避免冗长和无关紧要的话题。3.如需拨打长途电话，应先向行政部门申请，经批准后方可拨打。长途通话应尽量控制在必要的范围内，避免不必要的费用支出。4.严禁使用办公电话拨打私人长途电话或进行与工作无关的通话。（三）信息安全1.员工应妥善保管办公电话，不得随意转借他人使用。如因工作需要转借，应经部门负责人批准，并做好交接记录。2.严禁在办公电话上谈论涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息。如因工作需要涉及敏感信息的讨论，应采取必要的保密措施，确保信息安全。3.对于通过办公电话获取的重要信息，员工应及时进行整理和记录，并按照公司相关规定进行妥善保管和处理。四、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对办公电话的使用情况进行监督检查，包括接听规范、拨打规范、费用控制、信息安全等方面。2.监督检查可采取现场检查、电话抽查、查看通话记录等方式进行。对于发现的问题，行政部门应及时记录，并要求相关责任人限期整改。（二）考核办法1.将办公电话使用情况纳入员工绩效考核体系，对违反本办法规定的员工进行相应的考核扣分。2.考核扣分标准如下：未在电话铃响三声内接听的，每次扣0.5分；接听电话不礼貌、态度生硬的，每次扣1分；转接电话不及时、不准确的，每次扣1分；拨打私人长途电话或进行与工作无关通话的，每次扣2分；因个人原因导致电话损坏的，除负责赔偿维修费用外，每次扣3分；违反信息安全规定，在电话上谈论敏感信息的，每次扣5分，并视情节轻重给予相应的纪律处分。3.连续三个月办公电话使用考核扣分累计达到10分及以上的员工，公司将给予警告处分；累计扣分达到20分及以上的员工，公司将给予记过处分，并责令其作出书面检讨；情节严重的，公司将予以辞退。五、附则（一）解释权本办法由公司行政部门负责解释。（二）修订与