印章管理办法修订

印章管理办法修订一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。本办法旨在确保印章的使用符合公司利益和法律法规要求，防止印章滥用带来的风险，保障公司各项业务的正常开展。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）定义1.印章：指公司在经营活动中使用的，以公司名义或代表公司名义加盖的各类印章，包括实体印章和电子印章。2.印章保管人：负责保管印章并按照规定使用印章的人员。3.印章使用审批人：对印章使用申请进行审核、批准的人员。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司因业务需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。2.行政部门审核《印章刻制申请表》，确保申请事项符合公司规定和业务需求。审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，行政部门统一委托具有合法资质的印章制作单位刻制印章。印章制作单位应按照国家相关规定和公司要求进行制作，确保印章质量和安全性。4.印章刻制完成后，行政部门负责领取印章，并对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整、无损坏等。验收合格后，行政部门填写《印章验收登记表》，并将印章移交至指定的印章保管人。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息。2.印章保管人在收到新印章后，应在《印章保管登记表》上签字确认，并注明接收日期。同时，保管人应将印章存放在安全可靠的保管场所，确保印章安全。3.新印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时收回废止印章，并按照规定进行销毁处理。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管应遵循“专人专管、安全保密”的原则，确保印章安全存放，防止印章丢失、被盗用、滥用等情况发生。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管方式1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应实行双人保管制度，由行政部门和财务部门分别指定专人负责保管。两人应同时在场时方可使用印章。2.部门章、业务专用章等一般印章由各部门指定专人负责保管。保管人应将印章存放在专门的印章保险柜或保管箱内，并设置密码锁或钥匙锁，确保印章安全。3.电子印章应按照公司电子印章管理系统的规定进行保管，确保电子印章的密钥安全存储和使用。（三）保管场所1.印章保管场所应具备安全防范设施，如监控设备、报警装置等，确保印章存放环境安全。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。3.印章保管人应定期对印章保管场所进行检查，确保印章存放安全。如发现异常情况，应及时报告并采取相应措施。（四）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前填写《印章交接申请表》，经部门负责人和行政部门审核同意后，办理印章交接手续。2.印章交接时，交接双方应在行政部门人员的监督下，对印章的数量、规格、完好情况等进行逐一核对，并在《印章交接登记表》上签字确认。3.交接完成后，行政部门应及时更新《印章保管登记表》，明确新的印章保管人。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等的签署；代表公司参加各类会议、活动；办理公司相关的资质证书、营业执照等手续；以及其他需要以公司名义进行的重要事项。2.合同专用章用于公司签订各类合同、协议等经济业务文件。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法定代表人章用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署授权委托书、办理银行开户等。5.部门章用于本部门内部的文件、通知、报告等的签署，以及与本部门业务相关的其他事项。6.业务专用章用于公司特定业务领域的文件、协议、证明等的签署，如销售业务专用章用于销售合同的签署，采购业务专用章用于采购合同的签署等。（二）使用流程1.申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。涉及合同签订、重大事项等的用印申请，还需经相关业务部门审核和公司领导审批。2.审核：印章使用审批人对《印章使用申请表》进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定和业务需求，用印文件内容是否真实、合法、合规等。审核通过后，审批人在申请表上签字批准。3.用印：印章保管人根据审批通过的《印章使用申请表》，在指定的用印位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。用印过程中，保管人应认真核对用印文件内容与申请表上的信息是否一致，防止误盖、错盖印章。4.登记：用印完成后，印章保管人应在《印章使用登记表》上记录用印日期、用印文件名称、份数、用印申请人、审批人等信息，并由用印申请人签字确认。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行用印审批时，申请人可通过电话、邮件等方式向印章使用审批人说明情况，经审批人同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印时，申请人应将用印文件通过传真、扫描等方式发送给印章保管人，并按照正常流程进行申请、审核。印章保管人在收到审批通过的用印申请后，可委托当地分支机构或合作单位代为用印，并确保用印过程的安全、规范。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司领导审批后，发布印章停用通知。2.印章保管人在收到印章停用通知后，应立即停止使用印章，并将印章妥善保管。同时，保管人应在《印章保管登记表》上注明印章停用日期。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁处理。销毁印章时，应至少由两名行政部门人员在场监督，并填写《印章销毁登记表》，记录印章名称、规格、销毁日期、销毁方式等信息。2.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，监督人员应在《印章销毁登记表》上签字确认。六、印章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理情况进行日常监督检查，确保印章管理工作符合本办法规定。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人是否符合规定、保管场所是否安全、印章是否妥善存放等。2.印章使用情况，包括用印申请是否规范、审批流程是否执行、用印登记是否完整等。3.印章停用与销毁情况，包括停用印章是否及时收回、销毁印章是否按规定进行等。（三）检查频率行政部门应定期对印章管理情况进行检查，至少每季度进行一次全面检查。对于重要印章或关键业务环节，应增加检查频率。（四）问题处理1.在检查过程中，如发现印章管理存在问题，行政部门应及时下达《印章管理整改通知书》，要求责任部门或责任人限期整改。2.责任部门或责任人应按照整改通知书的要求，制定整改措施并认真落实。整改完成后，应向行政部门提交整改报告，行政部门对整改情况进行复查。3.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，对责任部门或责任人进行严肃处理，包括