印章管理办法发文

印章管理办法发文[公司/组织名称]印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“各单位”）印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司/组织在对外交往与对内管理中，用以证明公司/组织身份、权利义务关系或者其他事项的各类印章，包括但不限于公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、业务专用章、部门章等。（四）基本原则1.依法依规原则印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章使用的合法性、规范性。2.分级管理原则根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责，确保印章管理责任落实到人。3.安全保密原则加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，保护公司/组织的商业秘密和合法权益。4.审批监督原则印章使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用印章。同时，加强对印章使用情况的监督检查，确保印章使用规范、安全。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.各单位因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等内容，并经本单位负责人审核签字后，报公司/组织总部相关部门审批。2.公司/组织总部相关部门根据印章管理规定和工作实际需要，对《印章刻制申请表》进行审批。审批通过后，由申请单位持审批文件到具有合法资质的印章刻制单位刻制印章。3.印章刻制单位必须严格按照国家法律法规和行业标准刻制印章，确保印章质量和安全性。印章刻制完成后，申请单位应及时将印章取回，并办理交接手续。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，必须在公司/组织总部相关部门进行备案登记。备案登记内容包括印章名称、规格、编号、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，应填写《印章启用申请表》，经本单位负责人审核签字后，报公司/组织总部相关部门审批。审批通过后，由公司/组织总部相关部门发布印章启用通知，明确印章启用日期、使用范围、审批程序等事项。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理变更或废止手续，并将变更或废止情况在公司/组织总部相关部门进行备案登记。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管原则。各单位应指定专人负责印章的保管，确保印章安全。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。2.实行保险柜保管原则。印章应存放在保险柜中，保险柜钥匙和密码应由印章保管人员分别掌握，不得将保险柜钥匙和密码交予他人代管。3.实行双人保管原则。对于重要印章（如公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章等），应实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别保管保险柜钥匙和密码，使用印章时必须两人同时在场。（二）保管职责1.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用或带出办公区域。如因工作需要携带印章外出的，必须经本单位负责人批准，并办理相关登记手续。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告本单位负责人，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员应严格遵守印章使用审批程序，对不符合规定的印章使用申请有权拒绝，并及时向上级领导报告。4.印章保管人员因工作变动等原因不再负责印章保管工作的，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。（三）保管场所1.印章应存放在安全、保密的场所，如办公室、保险柜等。不得将印章存放在无人值守的公共场所或易被盗取的地方。2.印章保管场所应配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保印章保管安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公司/组织公章主要用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署，以及其他需要代表公司/组织行使权利和履行义务的事项。2.法定代表人章主要用于公司/组织法定代表人授权范围内的事项，如签署合同、协议、文件等。3.财务专用章主要用于公司/组织财务结算、票据开具、资金收付等财务事项。4.合同专用章主要用于公司/组织对外签订合同、协议等经济活动。5.业务专用章主要用于公司/组织特定业务领域的文件、信函、报表等的签署，以及其他与业务相关的事项。6.部门章主要用于本部门内部的文件、信函、报表等的签署，以及其他与本部门业务相关的事项。（二）使用流程1.用印申请使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等内容，并经本部门负责人审核签字后，报公司/组织总部相关部门审批。2.审批程序公司/组织总部相关部门根据印章管理规定和工作实际需要，对《印章使用申请表》进行审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签署审批意见，并加盖审批专用章。3.印章使用印章保管人员根据审批通过的《印章使用申请表》，对用印文件进行审核，确认无误后，在用印文件上加盖相应印章，并在《印章使用登记簿》上进行登记，登记内容包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。4.用印监督印章使用过程中，应实行双人监督制度，即由两名印章保管人员分别对用印过程进行监督，确保用印文件内容与审批内容一致，用印程序符合规定。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如抢险救灾、突发事件处理等）需要使用印章的，可先电话请示本单位负责人同意后使用印章，但事后必须及时补办审批手续。2.因工作需要在空白纸张、合同文本、介绍信等上预先加盖印章的，必须经本单位负责人批准，并在《印章使用登记簿》上详细登记用印情况，包括用印日期、用印部门、用印事项、用印份数、审批人等信息。使用部门或个人应妥善保管预先加盖印章的纸张、合同文本、介绍信等，不得随意丢弃或转借他人。五、印章的停用与废止（一）停用情形1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，原印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因，无法继续使用的。3.其他原因需要停用印章的。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时报告本单位负责人，并填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等内容。2.本单位负责人审核签字后，报公司/组织总部相关部门审批。审批通过后，由公司/组织总部相关部门发布印章停用通知，明确印章停用日期、停用原因等事项。3.印章停用后，原印章保管人员应将印章交回公司/组织总部相关部门，并办理交接手续。（三）废止程序1.对于废止的印章，应按照国家法律法规和行业标准的要求进行销毁处理。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、编号、销毁原因、销毁日期等内容，并经本单位负责人审核签字后，报公司/组织总部相关部门审批。2.公司/组织总部相关部门根据印章管理规定和工作实际需要，对《印章销毁申请表》进行审批。审批通过后，由公司/组织总部相关部门指定专人负责印章销毁工作，并在《印章销毁登记簿》上进行登记，登记内容包括印章名称、规格、编号、销毁日期、销毁方式、监销人等信息。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应有两名以上监销人员在场监督，确保销毁工作彻底、安全。六、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织总部相关部门负责对各单位印章管理情况进行定期或不定期的监督检查，确保印章管理规定的贯彻执行。2.各单位应加强对本单位印章管理情况的自查自纠，及时发现和解决印章管理中存在的问题。（二）监督检查内容1.印章管理制度的建立和执行情况。2.印章的刻制、启用、保管、使用、停用、废止等环节的管理情况。3.印章使用审批程序的执行情况。4.印章使用登记簿、印章保管交接登记簿等台账的记录情况。（三）监督检查方式1.查阅资料。查阅各单位印章管理制度、印章使用申请表、印章使用登记簿、印章保管交接登记簿等相关资料。2.实地检查。实地查看各单位印章保管场所、保险柜等安全设施，检查印章保管情况。3.访谈了解。与各单位印章保管人员、用印人员等进行访谈，了解印章管理情况。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，公司/组织总部相关部门应及时下达整改通知书，要求各单位限期整改。2.各单位应按照整改通知书的要求，认真落实整