中铁档案管理办法

中铁档案管理办法一、总则（一）目的为加强中铁档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在企业生产经营、管理决策、历史研究等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合中铁实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于中铁各级单位及所属部门、项目部等。（三）基本原则1.集中统一管理原则中铁档案实行集中统一管理，由各级档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.有效利用原则充分发挥档案的作用，为企业生产经营、管理决策、技术创新、历史研究等提供有效服务，提高档案的利用价值。4.安全保密原则加强档案安全防护，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。二、管理体制与职责（一）管理体制中铁建立统一领导、分级管理的档案管理体制。各级单位应明确档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。（二）职责分工1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导、监督所属部门和项目部的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。参与本单位重大项目、重要活动等文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的完整准确。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。定期对档案管理工作进行总结和评估，向上级主管部门报告档案管理工作情况。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理部门的要求及时归档。明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案收集、整理和移交等工作。对本部门档案的真实性、完整性和准确性负责，确保档案能够真实反映本部门工作情况。3.项目部职责负责项目部各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保项目档案的完整准确。设立档案管理岗位，配备专（兼）职档案员，负责项目部档案管理的具体工作。在项目竣工验收前，完成项目档案的整理和移交工作，接受上级档案管理部门的检查验收。做好项目档案的安全保管和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.中铁各级单位及所属部门、项目部在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质、电子、声像、实物等各种载体形式，均应纳入档案管理范围。2.文件材料的形成应遵循真实、准确、完整、系统的原则，确保其能够全面反映企业各项活动的过程和结果。3.各部门和项目部应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确文件材料的形成流程、责任人及归档要求，确保文件材料及时、准确归档。（二）档案的收集1.档案管理部门应定期组织档案收集工作，指导和督促各部门、项目部及时将应归档的文件材料移交档案管理部门。2.各部门和项目部应按照档案管理部门规定的时间和要求，将本部门形成的文件材料进行整理、分类，编制档案移交清单，向档案管理部门移交。3.对于重大项目、重要活动等形成的档案，档案管理部门应提前介入，参与文件材料的收集和整理工作，确保档案的完整准确。4.档案管理部门应加强对零散文件材料的收集，通过多种渠道收集与企业生产经营、历史研究等有关的各类档案信息。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.中铁档案按照门类进行分类，主要包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。3.科技档案按照项目、专业等进行分类，建立项目档案分类编号体系。4.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。5.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理。6.声像档案按照载体形式、内容等进行分类。7.实物档案按照种类、时间等进行分类。（三）整理方法1.纸质档案的整理对收集到的纸质文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，编制档案目录。按照分类标准，将文件材料组成保管单位，一个保管单位一般以卷、册、盒为单位。编写保管单位的题名，应准确概括保管单位的内容，题名应与卷内文件材料相符。对保管单位进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查找。2.电子档案的整理按照电子文件的形成规律和特点，对电子文件进行分类、命名、存储等管理。建立电子档案元数据，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。对电子档案进行备份，备份应采用多种存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。3.声像档案的整理对声像材料进行分类、编号、编目，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、人物等信息。将声像材料与其文字说明一起整理归档，存储在适宜的载体上，并做好标识。4.实物档案的整理对实物档案进行分类、登记，注明实物名称、来源、时间、尺寸、材质等信息。将实物档案妥善保管，有条件的可进行陈列展示。五、档案的保管（一）保管场所1.各级单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.纸质档案应采用档案密集架或档案柜进行存放，档案装具应符合国家相关标准，具备防火、防潮、防虫等性能。2.电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份和维护。3.声像档案应采用适宜的存储载体进行保存，如光盘、磁带等，并做好标识和防护。4.实物档案应根据实物的特点，采用合适的方式进行保管，如陈列柜、展示架等。（三）档案保管期限1.中铁档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括企业重要的规章制度、重大决策、重要会议记录、重要合同协议、产权证书、财务决算等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括企业一般性的文件材料、项目档案等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括企业临时性的文件材料、一般性的业务档案等。5.档案保管期限的划定应根据国家有关规定和企业实际情况，由档案管理部门会同相关业务部门共同确定。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、质量完好。2.清点和检查的内容包括档案的数量、保管状况、存储载体等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.每年应对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否继续保存或销毁。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和企业实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，填写档案鉴定表，注明档案名称、保管期限、鉴定理由等。2.档案鉴定小组对档案鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后进行销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的数量、保管期限分布等。2.档案的利用情况统计，包括查阅档案的人次、卷次等。3.档案的整理、鉴定、销毁等工作情况统计。4.档案管理设施设备的使用情况统计。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按照规定的格式和时间要求报送。3.档案统计工作应采用科学的方法，运用信息化手段提高统计效率和准确性。八、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。3.档案利用可包括查阅纸质档案、电子档案、声像档案等，以及对档案进行复制、摘录等。（二）利用程序1.本单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应出具单位介绍信，填写档案查阅申请表，经中铁相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，提高档案利用效率。2.建立档案利用效果反馈机制，了解利用者对档案利用服务的意见和建议，不断改进档案管理工作。3.对于重要档案的利用，档案管理部门可根据需要提供咨询、解读等服务，帮助利用者更好地理解和利用档案。九、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。2.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.实现档案信息资源的共享，为企业生产经营、管理决策提供及时、准确的信息支持。（二）建设内容1.档案信息管理系统建设选择适合中铁实际情况的档案信息管理系统，实现档案管理业务流程的自动化和信息化。建立档案数据库，将各类档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。开发档案信息管理系统的功能模块，包括档案收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能，满足档案管理工作的需要。2.档案数字化建设对纸质档案进行数字化扫描，建立数字化档案资源库。对电子档案进行规范化管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。建立档案数字化加工流程和质量控制体系，保证档案数字化的质量。3.档案信息安全建设加强档案信息安全防护，建立档案信息安全管理制度和技术措施。采用数据加密、访问控制、防火墙等技术手段，保障档案信息的安全。定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（