中专档案管理办法

中专档案管理办法一、总则（一）目的为加强中专学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和教育教学质量，依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的法规和规定，结合中专学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本校各部门及全体教职员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本办法所称档案，是指本校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案的种类齐全、内容完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的服务效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理规章制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等基础工作，确保档案的规范化管理。4.开发档案信息资源，积极为学校各项工作提供档案利用服务，编制档案参考资料，如大事记、组织沿革、全宗介绍等。5.负责档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和检索利用。6.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高全校师生的档案意识。（二）部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的完整和安全。2.按照学校档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。4.参加学校组织的档案业务培训，不断提高自身档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.党群类包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的档案。2.行政类涵盖学校行政管理工作中产生的文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事任免、机构设置、学校发展规划等档案。3.教学类包含教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件、学生学籍档案、考试试卷、教学成果等档案。4.学生类主要有学生入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表、就业派遣资料等档案。5.科研类涉及学校科研项目申报、研究过程记录、科研成果鉴定与奖励等方面的档案。6.基建类包括学校基本建设项目的规划设计文件、工程招投标文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收资料等档案。7.设备类有关学校教学设备、办公设备、实验设备等的购置计划、合同协议、验收报告、使用说明书等档案。8.财会类包含学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。9.声像类记录学校重大活动、校园风貌、教学科研成果等的照片、录音、录像等声像资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。2.年度：以公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类的大类，分别用两位字母表示，如党群类为“DQ”，行政类为“XZ”等。4.顺序号：每类档案按形成时间先后顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”“002”等。5.例如，一份2023年形成的行政类文件，其编号为“2023XZ001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集范围，指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.档案形成部门应在工作结束后或次年上半年将整理好的档案移交学校综合档案室，交接双方应办理交接手续，填写档案交接清单。3.对重要会议、重大活动、突发事件等形成的档案，应及时收集，确保档案的时效性。4.鼓励教职员工和学生主动向学校综合档案室移交具有保存价值的个人或集体档案资料。（二）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照档案分类方案进行分类，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。3.每份文件材料应齐全完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。4.归档文件应进行编号、编目、装订，填写卷内文件目录、备考表等，编制档案盒封面和脊背标签。5.照片、录音、录像等声像资料应整理编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并配以文字说明。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性，剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、综合档案室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.分析档案的形成背景、作用、时间跨度、利用频率等因素，结合学校实际情况，判断档案是否仍有保存必要。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经学校分管领导审批后，由综合档案室会同有关部门指定专人负责销毁。3.销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。六、档案的保管（一）保管场所1.学校应设立专门的综合档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、教学成果、科研成果、人事档案等对学校和社会具有长远查考利用价值的档案。3.长期保管的档案一般为16年至50年，主要包括学校一般性的文件材料、教学档案、科研档案等在一定时期内有查考利用价值的档案。4.短期保管的档案为15年以下，主要包括学校临时性的文件材料、一般性的事务性档案等保存价值相对较低的档案。（三）保管要求1.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量与档案账目相符，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份，确保电子档案的安全存储和有效利用。七、档案的利用（一）利用范围1.本校教职员工因工作需要，可查阅、借阅本部门或涉及本人工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须持有单位介绍信，并经学校分管领导批准。3.学生因升学、就业、补办学历证明等需要，可查阅本人学籍档案等相关资料。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在综合档案室指定地点进行，查阅人员应遵守档案室的各项规章制度，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、抽取、污损等。如需摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在指定范围内进行。2.借阅借阅档案须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人或相关领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应查明原因，追究借阅人员责任。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息，以便统计分析档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.逐步实现档案信息资源的共享，为学校教学、科研、管理等工作提供便捷的信息服务。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理的相关标准要求。2.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的电子化存储和管理。3.对电子档案进行分类、编号、著录等处理，建立科学合理的档案信息检索体系，方便档案的查询和利用。（三）系统功能1.档案录入功能能够方便快捷地录入各类档案信息，包括文件的标题、文号、日期、内容摘要、保管期限等。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按关键词、类别、时间、编号等进行检索，能够快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅的在线申请、审批、登记、归还等流程管理，记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等。4.统计分析功能对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限，对不同用户的操作进行权限控制，确保档案信息的安全保密。对系统数据进行定期备份，防止数据丢失。（四）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对档案信息系统的用户进行身份认证和授权管理，严格控制用户的操作权限，防止非法访问和数据泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患，确保系统的稳定运行和数据安全。九、监督与检查（一）监督机制1.学校建立档案管理监督机制，定期对各部门档案工作进行监督检查，确保档案管理工作规范有序进行。2.综合档案室负责对全校档案工作进行日常监督检查，及时发现问题并提出整改意见。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节是否符合规定。2.档案工作的组织领导情况，各部门是否明确档案管理人员，档案工作是否纳入部门工作计划和考核内容。3.档案的质量情况，档案是否完整、准确、系统，整理是否规范，编目是否清晰。4.档案保管条件和安全防护措施落实情况，档案保管场所是否符合要求，设备设施是否完好有效，是否存在安全隐患。5.档案信息化建设情况，档案管理信息系统是否正常运行，数据是否安全可靠，档案数字化工作是否按计划推进。（三）检查方式1.定期检查每年组织一次全校档案工作全面检查，对各部门档案工作进行综合评估。2.不定期抽查根据工作需要，对部分部门档案工作进行不定期抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，如档