印章共管管理办法

印章共管管理办法总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）印章的管理。定义本办法所称印章，是指公司在对外交往与对内管理中，用以证明公司身份、行使公司职权、具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章、分支机构章等。基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和公司规章制度。2.分级管理原则：按照印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.审批规范原则：印章使用必须经过严格的审批程序，未经审批不得使用。印章的刻制与启用印章刻制1.申请：各单位因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经本单位负责人审核后，报公司办公室审批。2.审批：公司办公室对《印章刻制申请表》进行审核，报公司领导批准后，统一安排刻制。3.刻制：印章必须由具有公安机关指定资质的印章刻制单位刻制，确保印章质量和安全性。印章启用1.登记：印章刻制完成后，公司办公室应及时进行登记，记录印章名称、规格、启用日期、保管人等信息。2.启用通知：印章启用前，公司办公室应向各单位发出《印章启用通知》，明确印章启用时间、使用范围、审批程序等要求。3.印模留存：印章启用时，应在公司办公室留存印模，并将印模扫描件发送至各单位备案。印章的保管保管人员1.专人保管：各单位应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.定期轮岗：印章保管人员应定期轮岗，轮岗期限一般为[X]年，以防止因长期保管印章而产生的风险。保管方式1.保险柜保管：重要印章应存放在保险柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.双人保管：对于涉及资金、合同等重要事项的印章，应实行双人保管制度，由两名保管人员分别掌管保险柜钥匙和密码。3.异地存放：对于重要印章，可考虑异地存放，以降低因自然灾害、突发事件等原因导致印章损坏或丢失的风险。保管要求1.妥善保管：保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管，确保印章安全。2.定期检查：保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告并采取相应措施。3.离职交接：印章保管人员离职时，应办理印章交接手续，交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，确保印章交接清楚。印章的使用使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的事项，如签署合同、文件等。3.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等经济往来文件。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务事项。5.发票专用章：用于公司开具发票等税务事项。6.部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等，不具有对外法律效力。7.分支机构章：用于分支机构对外的文件、信函、合同等，具有一定的法律效力，但需在公司授权范围内使用。使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经本部门负责人审核后，报相关审批人审批。2.审批：根据用印事项的重要程度和审批权限，由相应的审批人进行审批。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项合法合规、真实有效。3.用印：经审批同意后，印章保管人员应按照审批意见进行用印，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.盖章：用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。用印后，应及时将印章归还原位。特殊情况处理1.紧急用印：遇有紧急情况需要用印的，可先电话请示相关审批人同意后用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地用印的，应提前将用印文件邮寄或传真至公司办公室，由办公室审核后报相关审批人审批。审批通过后，办公室可委托当地分支机构或相关人员代为用印，并在《印章使用登记表》上注明异地用印情况。印章的停用与销毁停用1.原因：印章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用的，应及时办理停用手续。2.申请：各单位应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因，并经本单位负责人审核后，报公司办公室审批。3.审批：公司办公室对《印章停用申请表》进行审核，报公司领导批准后，办理印章停用手续。销毁1.方式：停用的印章应及时进行销毁，销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用。2.监督：印章销毁时，应至少有两名监销人员在场，监销人员应在《印章销毁清单》上签字确认。3.记录：印章销毁后，公司办公室应及时将《印章销毁清单》存档，作为印章管理的重要记录。印章的监督与检查监督部门公司办公室负责对各单位印章管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章的保管、使用等情况进行抽查。检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在保险柜中，是否实行双人保管制度，保管人员是否定期轮岗等。2.印章使用情况：检查印章使用是否经过审批，审批程序是否规范，用印文件是否真实有效等。3.印章登记情况：检查印章刻制、启用、停用、销毁等环节的登记记录是否完整、准确。问题处理1.发现问题：在监督检查过程中，如发现印章管理存在问题，应及时向相关单位发出《印章管理问题整改通知书》，要求其限期整改。2.整改落实：相关单位应按照《印章管理问题整改通知书》的要求，认真落实整改措施，及时整改存在的问题。3.跟踪复查：公司办公室应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的单位，将视情节轻重给予相应的处罚