伙食采购管理办法

伙食采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司伙食采购管理，规范采购行为，确保采购食材的质量安全，降低采购成本，提高公司伙食质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有食堂、餐厅等伙食采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量安全原则：优先选择质量可靠、安全卫生的食材供应商，保障员工饮食安全。3.成本效益原则：在保证食材质量的前提下，通过合理的采购策略降低采购成本，提高经济效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定伙食采购计划，根据公司员工人数、用餐时间等因素，合理预估食材需求数量。2.广泛收集食材供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和筛选。3.组织实施伙食采购工作，与选定的供应商签订采购合同，确保采购活动顺利进行。4.负责采购食材的验收工作，确保食材质量符合要求，并及时处理采购过程中的问题。5.定期对采购成本进行分析，提出降低成本的建议和措施。（二）质量监督部门职责1.负责对采购食材的质量进行监督检查，制定质量检验标准和流程。2.参与供应商的评估和筛选工作，提供质量方面的专业意见。3.对采购食材进行抽检，发现质量问题及时通知采购部门处理，并跟踪处理结果。（三）财务部门职责1.负责审核采购合同，确保合同条款符合公司财务规定。2.对采购资金进行管理和核算，确保采购款项的支付准确、及时。3.参与采购成本的分析和控制工作，提供财务方面的建议和支持。（四）使用部门职责1.及时向采购部门反馈员工对伙食的意见和建议，协助采购部门了解员工需求。2.配合采购部门进行食材验收工作，对食材质量进行初步检验。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集食材供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、实地考察等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，筛选条件包括供应商的资质证明、经营状况、信誉口碑、生产能力、质量控制体系等。3.组织相关部门对初步筛选合格的供应商进行实地考察，考察内容包括生产基地环境、加工流程、仓储条件、物流配送等。4.根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。选择评估等级为优秀或良好的供应商作为合作对象。（二）供应商评估1.建立供应商评估制度，定期对供应商进行评估。评估周期为每季度一次。2.评估内容包括供应商的食材质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。3.采购部门负责收集供应商评估所需的数据和信息，组织相关部门进行评估打分。4.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估等级为优秀的供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于评估等级为不合格的供应商，及时终止合作，并寻找新的供应商替代。（三）供应商档案管理1.为每个合作供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、评估报告、采购合同、交货记录、质量检验报告等。2.采购部门负责供应商档案的建立、更新和维护工作，确保档案信息的完整性和准确性。3.供应商档案应妥善保管，以备查阅和审计。四、采购流程（一）采购计划制定1.采购部门应根据公司员工人数、用餐时间、菜品安排等因素，每月制定伙食采购计划。2.采购计划应明确采购食材的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等内容。3.采购计划制定后，应提交给相关部门审核，审核通过后执行。（二）供应商选择与采购订单下达1.根据采购计划，采购部门从合格供应商名单中选择合适的供应商，并向其发送采购订单。2.采购订单应明确采购食材的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等条款。3.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并在规定时间内回复采购部门。（三）食材验收1.采购的食材到货前，采购部门应通知质量监督部门和使用部门做好验收准备。2.食材到货时，采购部门、质量监督部门和使用部门共同对食材进行验收。验收内容包括食材的品种、数量、规格、质量、包装等方面。3.质量监督部门应按照质量检验标准对食材进行抽检，抽检合格后方可入库或使用。4.如发现食材存在质量问题或数量不符等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或补货。如供应商拒绝处理，采购部门应采取相应的措施，如扣除货款、追究违约责任等。（四）采购付款1.采购食材验收合格后，采购部门应及时整理相关票据，提交给财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。3.采购部门应定期与财务部门核对采购款项的支付情况，确保付款准确、及时。五、采购成本控制（一）成本预算编制1.采购部门应根据采购计划和市场价格行情，编制伙食采购成本预算。2.采购成本预算应包括食材采购成本、运输成本、仓储成本、损耗成本等方面。3.采购成本预算编制后，应提交给相关部门审核，审核通过后作为采购成本控制的依据。（二）成本控制措施1.采购部门应通过与供应商谈判、招标、询价等方式，争取更优惠的采购价格。2.优化采购批量，根据市场需求和库存情况，合理确定采购数量，降低采购成本。3.加强运输管理，选择合适的运输方式和运输路线，降低运输成本。4.做好食材仓储管理，减少食材损耗，降低损耗成本。5.定期对采购成本进行分析和比较，及时发现成本控制中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应识别伙食采购过程中可能存在的风险，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对市场风险，采购部门应密切关注市场价格波动，及时调整采购策略，采取套期保值等措施降低价格风险。2.针对质量风险，加强对食材供应商的管理和质量监督，严格执行质量检验标准，确保采购食材的质量安全。3.针对供应商风险，建立供应商评估和淘汰机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，并加强与供应商的沟通和协调，降低供应商违约风险。4.针对合同风险，加强采购合同管理，签订详细、明确、合法的采购合同，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。5.针对法律风险，采购部门应加强法律法规学习，确保采购活动合法合规，避免因违法违规行为导致的法律风险。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部设立伙食采购监督小组，成员包括采购部门、质量监督部门、财务部门、使用部门等相关人员。2.监督小组负责对伙食采购活动进行定期检查和不定期抽查，检查内容包括采购流程执行情况、供应商管理情况、采购成本控制情况、食材质量情况等。3.监督小组应及时发现采购过程中存在的问题，并提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）考核机制1.建立伙食采购考核制度，对采购部门和相关人员的工作进行考核。2.考核指标包括采购成本控制、食材