发文格式管理办法

发文格式管理办法一、总则（一）目的为规范公司发文格式，确保公司文件的严肃性、规范性和统一性，提高文件处理效率，便于文件的存档、查阅和管理，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门以公司名义制发的各类文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：发文格式应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.规范性原则：严格遵循统一的发文格式规范，确保文件格式的一致性和标准化。3.准确性原则：文件内容表达准确、清晰，格式要素完整、无误。4.时效性原则：及时、高效地完成文件的起草、审核、印发等工作，确保文件能够及时传达和执行。二、发文格式规范（一）文件页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸（210mm×297mm）。2.页边距：上、下页边距各为2.54cm，左、右页边距各为3.17cm。3.页眉页脚：页眉一般为公司名称或标识，字号为小五号宋体，居中排列；页脚内容为页码，采用宋体小五号字，居右排列。（二）文件字体字号1.标题：一般用二号宋体字，可根据文件内容的重要程度适当调整字号，但不得低于三号。标题应简洁明了，准确概括文件主题，一般不超过20个字。如有副标题，用破折号与主标题隔开，字体为三号宋体。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，顶格书写，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。3.正文：一般用三号仿宋体字，每自然段首行缩进2个字符，回行顶格。数字、年份不能回行。4.附件说明：在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名：一般用全称或规范化简称，以公司名义发文的，署公司名称，字体为三号仿宋体。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），字体为三号仿宋体。印章：单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，字体为三号仿宋体。7.抄送机关：在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如有多个抄送机关，同一系统、同一类型之间用顿号，不同系统、不同类型之间用逗号隔开。字体为四号仿宋体。（三）文件排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保证文档的美观和易读性。2.段落间距：段前、段后间距一般各为0.5行。3.页码编排：页码从正文首页开始编排，用阿拉伯数字连续编号，页码位置在页脚右侧。三、发文流程（一）起草1.各部门根据工作需要，确定文件主题和内容，由专人负责起草文件。2.起草文件应做到内容准确、逻辑清晰、语言简洁，符合公司的政策方针和实际情况。3.文件起草完成后，起草人应认真核对文件内容，确保无误后，在文件末尾注明起草人姓名和日期。（二）审核1.文件起草完毕后，由部门负责人进行初审。初审主要审核文件内容是否符合部门工作要求，格式是否规范，语言是否通顺等。2.初审通过后，将文件提交至公司办公室进行复审。公司办公室复审主要审核文件内容是否符合公司整体利益和政策要求，格式是否符合本办法规定，是否需要会签其他部门等。3.对于涉及多个部门的文件，需要进行会签。会签部门应在规定时间内对文件内容进行审核，并签署意见。（三）签发1.经审核通过的文件，根据文件内容和性质，按照公司的审批流程进行签发。2.一般性文件由公司分管领导签发；重要文件或涉及公司重大决策的文件，由公司总经理签发。3.签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、规范性和可行性负责，并签署明确的意见和姓名、日期。（四）编号1.文件签发后，由公司办公室负责统一编号。编号应按照一定的规则进行编排，确保文件编号的唯一性和系统性。2.文件编号一般采用“公司简称+年份+序号”的格式，如“XX公司〔20XX〕XX号”。其中，年份用公元纪年全称，序号为阿拉伯数字，从001开始依次编排。（五）印发1.公司办公室根据文件签发意见和编号，对文件进行排版、校对，无误后进行印发。2.文件印发份数应根据实际需要确定，严格控制文件的发放范围。3.文件印发后，公司办公室应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好文件的登记和存档工作。四、发文管理（一）文件登记1.公司办公室应建立发文登记簿，对每一份发文进行详细登记。登记内容包括文件编号、文件名称、发文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、文件内容摘要、印发份数等。2.发文登记簿应妥善保管，便于查询和统计文件的发放情况。（二）文件存档1.文件印发后，公司办公室应及时将文件的纸质版和电子版进行存档。纸质版文件应按照文件类别、年份、月份等进行分类整理，装订成册，存放于专门的文件柜中；电子版文件应按照统一的命名规则进行命名，并存储在公司指定的服务器或存储设备上。2.文件存档期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，确保文件的完整性和可查阅性。（三）文件查阅1.公司内部人员因工作需要查阅文件时，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司办公室办理查阅手续。2.公司办公室应按照规定的查阅范围和审批程序，为查阅人员提供文件查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅文件名称及编号、查阅目的等内容。3.查阅文件时，查阅人员应爱护文件，不得在文件上涂改、标记、污损或抽取、撤换文件内容。如需复印文件，应按照公司相关规定办理复印手续。（四）文件保密1.公司发文应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度的规定，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感内容的文件，应采取相应的保密措施。2.文件起草、审核、签发、印发等环节的工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露文件内容。对因工作需要接触机密文件的人员，应进行保密教育，并签订保密协议。3.对于不再需要的涉密文件，应按照公司