会计挡案管理办法

会计挡案管理办法一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：是指对会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等一系列工作的总称。（四）管理职责1.财务部门负责会计档案的整理、装订、保管等日常工作。按照规定定期将会计档案移交公司档案管理部门。配合档案管理部门做好会计档案的查阅、借阅等工作。2.档案管理部门负责接收财务部门移交的会计档案，并进行统一保管。建立会计档案管理制度，对会计档案的保管、利用、鉴定、销毁等进行规范管理。为会计档案的查阅、借阅等提供必要的条件和服务。3.其他部门各部门应妥善保管本部门形成的与会计核算相关的文件资料，并按照规定及时移交财务部门。在工作中需要查阅会计档案时，应按照规定办理查阅手续。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、银行回单等。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记的，总括反映公司经济业务的账簿。2.明细账：按照明细科目分类登记的，详细反映公司经济业务的账簿。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。4.其他辅助性账簿：如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告：在月度财务会计报告的基础上，增加附注等内容。3.年度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：定期核对银行存款日记账与银行对账单，编制的调节表。2.银行对账单：银行提供的公司银行账户的收支明细清单。3.纳税申报表：公司按照税法规定向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案保管清册：记录会计档案的种类、数量、保管期限等信息的清册。5.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁情况的清册。6.会计档案鉴定意见书：对超过保管期限的会计档案进行鉴定，形成的意见书。三、会计档案的整理（一）整理原则1.遵循会计档案的形成规律和特点，保持会计档案的完整性和系统性。2.便于保管、查阅和利用。（二）整理方法1.会计凭证的整理按照记账凭证的编号顺序排列，检查凭证是否齐全，附件是否完整。将原始凭证粘贴在记账凭证后面，粘贴应整齐、牢固，不得覆盖原始凭证的内容。对记账凭证进行编号，编号应连续，不得跳号、重号。按照月份和凭证种类，将记账凭证装订成册，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等信息，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理将账簿中的空白页、空白行划红线注销，并加盖“此页空白”“此行空白”戳记。在账簿的扉页上填写“账簿启用表”，注明单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖单位公章和个人名章。按照账簿的种类和编号顺序，将账簿整理成册，在封面上注明单位名称、年度、账簿名称等信息，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.财务会计报告的整理按照月度、季度、年度分别整理，将财务会计报告的封面、目录、报表、附注等资料依次排列。在财务会计报告的封面上注明单位名称、年度、月份、季度、报表名称等信息，并加盖单位公章。将财务会计报告装订成册，在装订线封签处签名或盖章。4.其他会计资料的整理按照资料的种类和时间顺序，将银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料进行整理。在资料的首页注明资料名称、年度、月份等信息，并加盖单位公章。将整理好的其他会计资料装订成册或装入档案盒，并在档案盒上注明资料名称、年度、月份等信息。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：保管期限为30年。3.财务会计报告：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管要求1.存放地点公司应设立专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全。会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.存放方式会计档案应按照保管期限和类别进行分类存放，便于查找和利用。会计凭证、会计账簿、财务会计报告等应分别存放于不同的档案柜或档案架上，并在档案柜或档案架上标明档案的类别、年度、月份等信息。电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并按照规定进行备份，备份存储设备应与原存储设备分开存放。3.保管人员公司应指定专人负责会计档案的保管工作，保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉会计业务。保管人员应定期对会计档案进行检查和盘点，确保会计档案的安全和完整。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。五、会计档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅日期、查阅理由等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批通过后，由保管人员按照申请表的要求提供会计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。3.查阅完毕后，查阅人员应将会计档案归还保管人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司外部单位因工作需要借阅会计档案时，应持有单位介绍信，并填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、借阅日期、借阅理由、归还日期等信息，经公司财务部门负责人和分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向财务部门提出申请，并经财务部门负责人和分管领导批准。3.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借、复印、摘录会计档案内容，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。如因保管不善造成会计档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还会计档案时，保管人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现问题应及时向借阅人员查询。借阅人员归还档案后，应在《会计档案借阅登记表》上签字确认。六、会计档案的鉴定（一）鉴定机构公司成立会计档案鉴定工作小组，由财务部门负责人担任组长，成员包括档案管理部门负责人、财务人员、审计人员等。会计档案鉴定工作小组负责对超过保管期限的会计档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.会计档案鉴定工作小组应根据会计档案的保管期限、重要性、相关性等因素，对超过保管期限的会计档案进行全面审查和分析。2.对于涉及未了事项的会计档案，如债权债务尚未结清的原始凭证、正在进行的经济业务的相关会计资料等，应单独抽出，另行立卷，由档案管理部门保管到未了事项完结时为止。3.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（三）鉴定程序1.每年年初，财务部门应将上一年度到期的会计档案清单提交给会计档案鉴定工作小组。2.会计档案鉴定工作小组对提交的会计档案清单进行审核，并组织成员对超过保管期限的会计档案进行逐卷鉴定。3.会计档案鉴定工作小组根据鉴定结果，填写《会计档案鉴定意见书》，注明会计档案的名称、保管期限、鉴定意见等信息，并由鉴定工作小组成员签字确认。4.财务部门根据《会计档案鉴定意见书》，对需要销毁的会计档案进行整理和登记，编制《会计档案销毁清册》。七、会计档案的销毁（一）销毁程序1.公司销毁会计档案时，应由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司分管领导审核同意后，报上级主管部门备案。3.公司应指定专人负责会计档案的销毁工作，销毁时应由档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；在销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司分管领导。（二）销毁要求1.会计档案销毁应采用适当的方式进行