合同管理办法附件

合同管理办法附件一、总则（一）目的本合同管理办法附件旨在规范公司/组织合同管理流程，加强合同风险防控，维护公司/组织合法权益，提高合同管理效率和质量，确保各项业务活动依法依规有序开展。（二）适用范围本办法适用于公司/组织及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，确保合同条款公平合理、明确具体，避免潜在风险。3.全程管控原则：对合同从立项、起草、审核、签订、履行、变更、解除到归档等全过程进行有效管理和监督。4.职责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责分工，确保合同管理工作落实到人。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司/组织设立专门的合同管理部门，负责合同管理制度的制定、修订和完善；指导、监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核；负责合同的统一编号、归档、保管；定期对合同管理情况进行统计分析和总结汇报等。（二）业务部门业务部门是合同的承办部门，负责合同项目的发起、可行性研究；组织合同谈判、起草；对合同对方进行初步调查和了解；负责合同的履行跟踪、反馈；及时处理合同履行过程中的问题；配合合同管理部门做好合同管理相关工作等。（三）法务部门法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查；为合同管理提供法律咨询和建议；参与重大合同纠纷的处理；协助合同管理部门开展合同法律风险防控培训等。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付、费用结算等进行审核和监督；参与合同预算编制和执行情况的分析；协助处理合同履行过程中的财务问题等。（五）审计部门审计部门负责对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况，防范合同管理中的舞弊行为，提出改进建议和意见。三、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需求提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、背景、内容、金额、履行期限、对方当事人基本情况等信息。2.合同立项申请经部门负责人审核同意后，提交至合同管理部门。（二）合同起草1.合同管理部门根据业务性质和实际情况，提供合同示范文本或指导业务部门起草合同。2.业务部门负责合同条款的起草工作，应确保合同条款内容完整、表述准确、逻辑清晰，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等。3.合同起草过程中，业务部门应与法务部门、财务部门等相关部门充分沟通协调，确保合同符合法律法规、公司/组织规定及财务要求。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同初稿提交至合同管理部门进行形式审核，审核内容包括合同格式是否规范、条款是否齐全、签字盖章是否完整等。2.合同管理部门审核通过后，将合同送法务部门进行合法性审核。法务部门应重点审查合同主体资格是否合法、合同内容是否符合法律法规规定、合同条款是否存在法律风险等，并出具书面审核意见。3.合同送财务部门进行财务审核，财务部门应审核合同金额、付款方式、结算期限等是否符合公司/组织财务规定，并提出财务审核意见。4.根据法务部门和财务部门的审核意见，业务部门对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（四）合同签订1.合同审核通过后，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。签订合同前，应确保合同对方当事人已加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代表已签字。2.合同签订过程中，业务部门应严格按照合同审核意见执行，不得擅自变更合同条款。如有特殊情况需要变更，应重新履行审核程序。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交至合同管理部门进行编号、归档，并将合同原件交至财务部门等相关部门留存。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，向参与合同履行的人员详细介绍合同内容、双方权利义务、履行要求、注意事项等。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底人员签字确认。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同履行的跟踪管理，定期对合同履行情况进行检查和评估，及时掌握合同履行进度、质量、付款等情况。2.如发现合同履行过程中出现问题或风险，业务部门应及时采取措施进行处理，并向合同管理部门、法务部门等相关部门报告。（三）变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容等，经相关部门审核同意后，与合同对方当事人协商签订合同变更协议。2.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并按照新的合同条款履行。（四）解除管理1.合同履行过程中如需解除合同，业务部门应填写《合同解除申请表》，说明解除原因、解除方式等，经相关部门审核同意后，与合同对方当事人协商签订合同解除协议。2.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的债权债务，将相关情况通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并办理合同解除手续。五、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.业务部门在合同履行过程中发现可能引发合同纠纷的迹象时，应及时向合同管理部门、法务部门报告，并采取相应的预防措施。2.合同管理部门、法务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的合同纠纷风险，并发出预警通知。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，与合同对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，业务部门应及时将纠纷情况报告至合同管理部门、法务部门，由法务部门负责组织相关人员研究制定纠纷处理方案，并代表公司/组织参与纠纷处理。3.在纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规和公司/组织规定，维护公司/组织合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应在规定时间内将合同副本提交至合同管理部门，合同管理部门负责对合同档案进行收集、整理。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、纠纷处理文件等相关资料。（二）档案整理1.合同管理部门按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料齐全、完整、有序。2.对合同档案中的电子文档，应进行备份存储，并建立电子档案索引，便于查询和利用。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行保管，定期进行检查和盘点，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。（四）档案查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核同意后，到合同管理部门办理查阅手续。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、外借合同档案。如需复印、拍照、外借的，应按照规定办理相关手续。3.涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案的查阅，应严格按照保密规定执行。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系统公司/组织应建立合同管理信息系统，实现合同从立项、起草、审核、签订、履行、变更、解除到归档等全过程的信息化管理。（二）信息录入与维护1.业务部门负责在合同管理信息系统中录入合同基础信息、履行情况等相关数据，并及时进行更新维护。2.合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门应通过合同管理信息系统对合同进行审核、监督、查询等操作，实现信息共享和协同工作。（三）数据分析与利用1.合同管理部门应定期对合同管理信息系统中的数据进行统计分析，生成合同管理报表，为公司/组织决策提供依据。2.通过数据分析，发现合同管理中的问题和规律，及时采取措施进行改进和优化，提高合同管理水平。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对各部门合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.审计部门不定期对合同管理情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评