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文档简介
乡镇会务管理办法一、总则(一)目的为了进一步规范乡镇会务管理工作,提高会议效率和质量,确保会议决策部署得到有效贯彻落实,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于乡镇党委、政府及所属各部门、各单位组织召开的各类会议。(三)基本原则1.精简高效原则:严格控制会议数量、规模和时间,提高会议效率,避免形式主义。2.规范有序原则:明确会议组织流程和要求,确保会议各项工作规范、有序进行。3.务实节俭原则:注重会议实际效果,节约会议成本,反对铺张浪费。二、会议分类及组织(一)党委会议1.参会人员:乡镇党委委员。根据会议内容,可邀请相关人员列席。2.会议内容:研究贯彻党的路线方针政策、上级党委决策部署;讨论决定乡镇经济社会发展中的重大事项、重要工作安排;研究干部任免、奖惩等事项。3.会议组织:由党委书记召集并主持。会议议题由党委书记确定,或由党委委员提出,经党委书记同意后列入议程。会议一般每周召开一次,如有特殊情况可随时召开。4.会议记录:由专人负责记录,记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、发言要点、会议决议等。会议记录应妥善保管,存档备查。(二)政府会议1.参会人员:乡镇政府领导班子成员、各部门负责人、相关村(社区)负责人。根据会议内容,可邀请其他相关人员列席。2.会议内容:传达上级政府有关会议精神和工作要求;研究部署乡镇政府各项工作任务;协调解决工作中存在的问题。3.会议组织:由乡镇长召集并主持。会议议题由乡镇长确定,或由各部门提出,经乡镇长同意后列入议程。会议一般每月召开一次,如有特殊情况可随时召开。4.会议记录:由专人负责记录,记录要求同党委会议。(三)工作会议1.参会人员:根据会议主题和工作需要确定参会范围,一般包括相关部门负责人、工作人员及涉及的村(社区)干部等。2.会议内容:传达上级有关工作文件、会议精神;安排部署某项具体工作任务;交流工作经验,分析研究工作中存在的问题,提出解决措施。3.会议组织:由相关部门或分管领导负责召集并主持。会议议题由召集人确定,提前通知参会人员。会议时间根据工作需要灵活安排。4.会议记录:由召集部门安排专人记录,记录内容应准确、完整,能够反映会议主要内容和工作安排。(四)专题会议1.参会人员:根据专题内容确定参会人员,一般包括相关领导、专家、部门负责人及具体工作人员等。2.会议内容:针对某一特定问题或专项工作进行深入研究和讨论,提出解决方案和工作措施。3.会议组织:由相关领导或部门提出,经乡镇主要领导同意后组织召开。会议时间和地点根据专题研究需要确定。4.会议记录:详细记录会议讨论的问题、各方观点、决策意见等,以便会后跟踪落实。三、会议筹备(一)会议计划1.各部门应根据工作需要,提前制定年度会议计划,明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、会议筹备负责人等。年度会议计划应于每年年初报乡镇党政办公室汇总。2.临时召开的会议,由召集部门或个人提前填写《会议申请表》,说明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、申请理由等,报乡镇主要领导审批后,交党政办公室安排。(二)会议通知1.根据会议审批结果,由党政办公室负责起草会议通知。会议通知应明确会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、会议要求等内容。2.会议通知应提前送达参会人员,确保参会人员有足够的时间准备。重要会议应提前[X]天通知,一般性会议应提前[X]天通知。对于需提前准备材料的会议,应在通知中明确材料内容和提交时间。3.会议通知可采用书面通知、电话通知、短信通知、电子邮件通知等方式。书面通知应加盖乡镇公章,重要会议应同时发放会议材料。(三)会议材料准备1.根据会议主题和议程,由相关部门负责准备会议材料。会议材料应内容准确、重点突出、逻辑清晰,能够为会议决策提供依据。2.会议材料一般包括会议议程、领导讲话、汇报材料、讨论稿、相关文件资料等。汇报材料应简洁明了,突出工作成效、存在问题及下一步工作计划;讨论稿应提前征求意见,确保讨论的充分性。3.会议材料应在会议召开前[X]天送达参会人员,以便参会人员提前熟悉会议内容,做好发言准备。(四)会议场地布置1.根据会议规模和类型,合理选择会议场地。会议场地应整洁、舒适、通风良好,具备必要的会议设施设备,如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等。2.重要会议应在场地入口处设置签到台,安排专人负责签到。会议室内应摆放座次牌,标明参会人员座位。座次牌应按照会议要求和参会人员职务、姓名等信息准确制作。3.根据会议主题和氛围,对会议场地进行适当布置。可悬挂横幅、摆放鲜花等,但应避免过度装饰,做到简洁大方。(五)会议设备调试1.在会议召开前,由专人负责对会议所需的音响设备、投影仪、麦克风等设备进行调试,确保设备正常运行,声音清晰、图像显示正常。2.对会议使用的电脑、打印机、复印机等办公设备进行检查,确保设备电量充足、纸张够用,能够满足会议办公需要。3.提前测试会议场地的网络连接情况,确保网络稳定,满足视频会议、文件传输等需求。四、会议组织与服务(一)会议签到1.参会人员应按照会议通知要求,提前到达会议场地签到。签到人员应认真核对参会人员身份信息,确保签到信息准确无误。2.对于未按时签到的参会人员,应及时联系并了解原因。如因特殊情况不能参会,应按照规定履行请假手续。(二)会议引导1.在会议场地入口处安排引导人员,负责引导参会人员进入会场就座。引导人员应热情主动,礼貌待人,为参会人员提供必要的帮助。2.对于重要参会人员或不熟悉会议场地的人员,引导人员应亲自引领至座位,并介绍相关情况。(三)会议服务1.会议期间,安排专人负责会议服务工作,如为参会人员提供茶水、矿泉水等饮品,及时清理会场垃圾,保持会场环境整洁。2.对于需要使用多媒体设备的会议,安排技术人员在现场提供技术支持,确保会议顺利进行。如遇设备故障等突发情况,应及时采取措施进行处理,尽量减少对会议的影响。3.会议服务人员应保持良好的服务态度和形象,不得随意走动、交谈或从事与会议无关的事情,以免干扰会议秩序。(四)会议记录与纪要1.按照会议记录要求,安排专人负责会议记录。记录人员应集中精力,认真记录会议内容,确保记录准确、完整。2.会议结束后,记录人员应及时整理会议记录,形成会议纪要初稿。会议纪要应客观、准确地反映会议主要内容、讨论情况和会议决议,突出重点,语言简洁。3.会议纪要初稿经会议主持人审核后,印发参会人员征求意见。参会人员如有修改意见,应及时反馈。记录人员根据反馈意见对会议纪要进行修改完善,报乡镇主要领导审批后印发。(五)会议秩序维护1.会议期间,安排专人负责维护会议秩序,确保会场安静、有序。严禁参会人员在会场内吸烟、随意走动、交头接耳、使用手机等影响会议秩序的行为。2.如发现参会人员违反会议纪律,扰乱会议秩序,工作人员应及时进行劝阻和制止。对于情节严重的,可请相关部门或领导进行处理。五、会议决策执行与反馈(一)会议决策传达1.会议结束后,根据会议纪要和领导要求,及时将会议决策传达给相关部门和人员。传达方式可采用会议传达、文件传达、电话传达等,确保传达准确、及时。2.相关部门和人员应认真学习领会会议决策精神,明确工作任务和要求,积极贯彻落实。(二)决策执行跟踪1.建立会议决策执行跟踪机制,由乡镇党政办公室负责对会议决策执行情况进行跟踪检查。定期了解各部门工作进展情况,及时发现问题并协调解决。2.各部门应按照会议决策要求,制定具体的工作计划和措施,明确责任人和时间节点,确保工作任务按时完成。同时,应定期向乡镇党政办公室汇报工作进展情况。(三)反馈与调整1.在会议决策执行过程中,如发现实际情况与决策预期不符或出现新的问题,相关部门应及时向乡镇领导汇报,并提出调整建议。2.乡镇领导根据反馈情况,及时组织研究分析,必要时召开会议对决策进行调整和完善。调整后的决策应及时传达给相关部门和人员,确保工作顺利推进。六、会议经费管理(一)经费预算1.会议经费应纳入乡镇年度预算管理。各部门在制定会议计划时,应同时编制会议经费预算,明确会议所需的各项费用,如场地租赁、设备租赁、材料印刷、餐饮住宿、交通等费用。2.会议经费预算应严格按照相关财务规定和标准编制,不得虚报、多报。预算编制完成后,报乡镇财政部门审核。(二)经费报销1.会议结束后,由会议组织部门按照财务报销规定,整理会议经费报销凭证,填写报销审批单。报销凭证应包括会议通知、签到表、发票、费用清单等,确保凭证真实、合法、有效。2.报销审批单应经会议组织部门负责人、分管领导、乡镇主要领导签字审批后,交乡镇财政部门审核报销。财政部门应严格按照预算和财务制度进行审核,对不符合规定的费用不予报销。(三
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