如何做好一名部门主管很好先运用了四点讲课文档

如何做好一名部门主管很好先运用了四点第一页，共85页。优选如何做好一名部门主管很好先运用了四点第二页，共85页。目录

一、岗位认知二、领导艺术三、有效沟通四、团队管理五、会议管理六、指示与汇报七、工作管理八、自我管理第三页，共85页。作为上司的职业经理人作为同事的职业经理人作为下属的职业经理人一、岗位认知

第四页，共85页。1、部门主管角色定位人际关系角色决策角色资讯角色领导者、联系者侦测者、传播者、发言人创新者、解决纠纷者、资源分配者第五页，共85页。2、管理的基本职能：控制领导组织规（计）划追踪考核，奖罚分明知人善任，适才所从团体合作，建立共识5C：沟通、协调、忍让、共识、合作设置目标、实施计划指挥与时俱进，跳跃思维创新建立共识，培养使命感第六页，共85页。3、主管特质与内涵劳心而非劳力者人财而非人手不是主官既管又理负责部门绩效成败综合各方关系第七页，共85页。目标制定与监控工作氛围建设工作资源管理绩效改进流程制定实施优化影响与促进决策工作任务管理4、工作内容与标准第八页，共85页。4.1、目标制定与监控步骤一：正确理解公司（上级）目标；步骤二：制定符合SMART原则的目标（各目标重要权数）；步骤三：检查目标是否与上司目标一致；

步骤四：针对目标做出实施规划

（为达到目标而采取的措施，关键点）；步骤五：列出实现目标所需要的知识和技能（备注）；

步骤六：事先列出为达成目标所需合作的对象和资源，并事先确认；步骤七：确定完成日期，书面化并进行评估。设立目标（5项以内）的七个步骤第九页，共85页。SMART原则S：(Specific)清晰、明确的M：(Measurable)可衡量的,有考评标准A：(Attainable)可实现的R：(Relevant)与工作相关的T：(Timebound)有时间限定的

第十页，共85页。1、建立、保持良好的内部关系4.2、工作氛围建设2、创造、维持良好的外部工作关系第十一页，共85页。1、内部内容标准主动了解下属的思想动态；倡导建立和谐关系；当下属遇到困难，主动给予帮助；适时开展部门活动，增强凝聚力；激励、影响你的下属。2、外部内容标准制定与其他部门工作联系的方法；与工作相关部门主动交还工作意见与进展；权限内指责；快速、准确、礼貌；

权限外指责：根据公司要求保密；遇到困难主动协商解决，必要时求助。第十二页，共85页。1、以目标为依据，确保员工增值，技术资源积累；

2、控制成本预算；

3、及时调配现有资源，保证工作正常进行；

4、制定、监督、执行不同保密级别的管理制度4.3、工作资源管理

现有资源

维护良好的工作环境

资源建设、获利、分配、控制1、以目标为依据，制定资源需求计划；

2、资源分配保证工作有效开展，兼顾长远发展；

3、定期进行投入产出评估，适当调整分配计划

工作环境的安全（消防、环保）第十三页，共85页。搜集、调研、选择所需信息处理并提供所需信息决策自己决策协助上级决策参与同级决策4.4、影响促进决策第十四页，共85页。4.5、流程制定、实施与优化（SOP）部门哪些工作需要通过流程来实现，举例列出；与相关部门讨论设计后，制作流程文件进行审议；建立有效的突发处理时间程序；对流程进行培训、指导、实施、评估、优化（P、D、C、A）第十五页，共85页。4.6、绩效改进、自己绩效改进、协助下属绩效改进序号工作内容及标准绩效面谈时的参考问题1依据工作要求和自身能力状况确定改进目标和发展方向明确岗位职责说明书2制定相应的学习计划和可操作性的改进措施对自身、下属技能、特点的文字分析记录3评估和自检学习、不断改进和完善公平、公正、公开4P、D、C、A反馈意见第十六页，共85页。序号工作标准查对结果1部门主管不只是发号施令者，而是一个多角色者2不要事必躬亲，而是履行规划、组织、指挥、用人及控制功能3借助5C（沟通—协调—忍让—共识—合作）建立共识4要通过理念的灌输、会议、目标以及各种制度设计，使大家相互配合，同心协力5培养下属，使下属能够“接棒”6视线制定衡量基准，掌握资料与情报，掌握大局，达成任务自我测评第十七页，共85页。作为经理人，我们应该如何做好目标管理你想它多高？它又能到多高？如何到达此高度的？第十八页，共85页。二、领导艺术影响他人的愿望诚实及良好的品德驱动力自信综合知识才智1、成功领导者的特征第十九页，共85页。与那些你想去影响的人交换意见人性化管理1）有问题找自己；2）关心与赞美没有最好只有更好抽出时间考量和评估自己M1M2M4M32、培养你的领导能力第二十页，共85页。不可授权可以授权1、企业战略决策2、重要目标下达3、人事奖惩权4、发展和培养下属1、日常事务性工作2、具体业务工作3、专业技术性工作4、可以代表其身份出席的工作3、有效授权第二十一页，共85页。担心下属做错事担心下属工作表现太好担心丧失对下属的控制不愿意放手得心应手的工作找不到合适的下属授权4授权误区第二十二页，共85页。5、授权技巧授权给谁如何交代检查进度有类似经验的人新人面对面交谈电话、邮件每天需要的时候第二十三页，共85页。驿站传书：想好如何领导团队与授权！规则：1、与团队共同制定规则，利用规则合理授权与表达；2、及时发现并解决问题；3、能提前想到问题并避免问题的发生吗？第二十四页，共85页。评估自己的领导力序号问题评论以往的例子1你是否鼓励别人通常是；很少是2你是否有实际可行的目标通常是；很少是3你是否了解团队的活力和忠诚通常是；很少是4你是否在行动前先成为集体一份子通常是；很少是5公平竞争通常是；很少是6承受挫折的能力较强通常是；很少是7胜而不骄；败而不馁通常是；很少是8控制住只想表现平平的冲动通常是；很少是9保持警觉，不超出限制范围通常是；很少是第二十五页，共85页。１、为什么要沟通“老”员工眼中的“新”员工；霸气外漏不可一世“新”员工眼中的“老”员工三、有效沟通第二十六页，共85页。2、沟通的方式口头沟通书面沟通电子沟通非语言沟通小道消息第二十七页，共85页。3、特殊的沟通技能：倾听倾听是一门学问不要轻易打断尊重和理解主动愿意努力整合信息整理思路，清晰目的眼神交流眼睛是心灵的窗口第二十八页，共85页。4、给予有效反馈六要点针对特定的行为非个人化围绕目标选择恰当时机确保理解直率的负面反馈第二十九页，共85页。5、沟通的时机与内容5.1需要立即沟通的情况阶段性绩效考评结束之前的绩效沟通员工工作职责、内容发生变化工作出现重大问题或某个具体目标未完成员工表现异常优异或异常差工资、福利发生重大变化员工提出合理化建议第三十页，共85页。出现误会、矛盾或冲突时新员工到岗、员工离开公司时公司经营状况、发展战略、组织结构等发生重大变化员工生病或家庭发生重大变故时第三十一页，共85页。5.2需要计划（预见）性沟通的情况工作计划内固定工作内容的沟通业务发展趋势性沟通第三十二页，共85页。折纸互动：如何沟通！规则：1、第一次不能提问，只能照做：对折对折再对折；2、第二次随意沟通；3、比较和反馈第三十三页，共85页。评估自己的沟通有效性序号问题评论以往的例子1文字沟通时，最重要的信息放在前面通常是；很少是2我会认真的倾听员工的倾诉，表达他的不满通常是；很少是3与讲话者进行目光接触通常是；很少是4听的时候不会看表。翻文件、玩电脑等动作通常是；很少是5听的时候我会就对方讲的话提出一些问题通常是；很少是6负面反馈时我会举出一些例子或数据通常是；很少是7进行反馈时对事不对人通常是；很少是8出现问题时我会及时主动沟通通常是；很少是9与员工经常交流，彼此交换想法通常是；很少是第三十四页，共85页。四、团队管理协商解决一）、部门主管的冲突协调及处理方法权威解决仲裁解决涉及面较广、影响到全局活动时1、部门间矛盾冲突及解决方法2）因个人关系影响团队导致部门间矛盾最好解决在初期1）因工作关系导致部门间矛盾第三十五页，共85页。2、下属冲突的原因下属冲突的六大原因信息沟通不畅本位主义思想心理行为习惯竞争引起冲突认识的差异个人价值观第三十六页，共85页。调查法劝导法警醒法公正法解决方法3、下属之间冲突协调及处理方法第三十七页，共85页。六要点疏导：公平发泄：平等升华：民主转移：信任自我控制：及时总结：坦诚、谦虚3、下属与自己冲突处理方法第三十八页，共85页。二）、部门主管的员工管理序号问题答案1为什么会产生职位空缺?2我们真的需要一个额外的人吗？3如果需要新人，分析该工作的合理薪水和所需的培训了吗？4该新人工作安排是什么？5如何思考：1）部门内部讨论；2）与其他部门主管讨论；3）有何未完成工作，有他协助可以完成6该岗位担负的责任？1）下属；2）金钱；3）机密资料；4）工作方式、目标7该岗位有什么样的正式与非正式的关系？8该岗位：1）薪酬待遇如何；2）工作环境怎样；3）挑战性与吸引人的地方；4）最困难，最让人讨厌的地方9新人描述清单：1）岗位头衔；2）工作的主要目的；3）主要责任与活动；4）工作关系；5）薪酬福利；6）其他1、确认是否需要新的岗位编制第三十九页，共85页。2、申请表3、与新人面试准备回顾职位说明书阅读面试者简历相关人员审批第四十页，共85页。3、人事条件描述的项目及内容1、教育2、训练1、经验2、智力

（语言、数字、创新）1、特定能力2、个性1、体格与健康2、个人环境（住址、工作时间、出差）第四十一页，共85页。4、准备一些基本问题有工作经验的应聘者无工作经验的应聘者第四十二页，共85页。少说、多听提取要点阶段性总结排除干扰不参杂个人感情听与思考5、面试中注意要点第四十三页，共85页。

系统化对胜任能力进行评估和比较

录用标准要恰当

尽快作出决定

留有被选人名单6、做初步录用决定第四十四页，共85页。7、新员工定位帮助新员工融入团队职务定位工作阶段目标定位工作场所定位第四十五页，共85页。8、新员工培训确定培训需求组织、实施培训最大限度的设计培训有效性第四十六页，共85页。9、纪律处分程序了解规章制度向员工说明规章制度观察员工表现表现与规章制度比较实施恰当处分警告公平公正及时第四十七页，共85页。10、员工绩效管理主管在绩效管理中的四角色合作伙伴辅导员记录员公证员第四十八页，共85页。11、员工绩效管理清晰原则认同原则借鉴SMART原则上下认同第四十九页，共85页。提供建议（辅导）沟通协助（双向）表现与数据反馈12、员工绩效评估：发挥主观面谈能力回馈与肯定改进与发展激励公平、客观第五十页，共85页。评估自己的团队管理序号问题评论以往的例子1当下属遇到困难，主动对下属给予帮助通常是；很少是2主动解决下属间、下属与自己、同事与自己间的矛盾通常是；很少是3控制自己的情绪、语言、行为，避免冲突通常是；很少是4确认是否需要新人前通常会对部门工作进行一番思考通常是；很少是5与信任面谈前做充分准备通常是；很少是6帮助员工自然、放松的加入团队中通常是；很少是7会主动定期评估下属的绩效通常是；很少是8适时对下属进行规章制度的宣导，提醒不要违反通常是；很少是9对绩效不佳的员工适时加以辅导通常是；很少是第五十一页，共85页。五、会议管理第五十二页，共85页。七大步骤明确会议是否必须召开时间资料时间限定地点会议前的筹备1、会议筹备目标（指南针）参加人员（经验、知识、过程）第五十三页，共85页。1、准时开始2、确保按计划执行1、偶尔对与会者做即席而不具名的考核2、尽快做成会议记录3、追踪会议的决议与待办事项会议中的管理会议后的跟进第五十四页，共85页。2、会议的主持成功开始会议1、准时；2、欢迎会议的主持圆满结束1、总结决定2、回顾议程3、会议评估主持人技巧调节、串联第五十五页，共85页。问题类型问题特点棱镜型问题与会者：“我们该怎么做？”主持人：“好，大家都来谈谈我们该怎么做？”环形问题主持人：“让我们来看看每个人的计划，小王，由你开始好吗！”广播型问题主持人：“这份报表中有3个错误，谁能够纠正一下？”定向型问题主持人：“这份报表中有3个错误，谁能够纠正一下？小张，一会由你先开始！”第五十六页，共85页。保持积极态度树立良好形象重视使用数据谋求沟通方法协助控制会场有准备赴会做好会前疏通参加会议技巧第五十七页，共85页。预备，开始！10分钟你随着旅游团到南海领略海上风光，恰巧和你一同享受自然风光的还有一批科学考察队的队员们，你们在船上享受大海的气息，很是惬意！突然警报想起，船长很遗憾的告诉大家，船体出现漏洞，暂时无法修补，而且这里无法发出求救信号，这片海域偶尔会有船只经过，但是时间不确定，只有鲨鱼是经常出现的，而且已经发生过一些悲剧。船上有充足的救生物品，只有备用救生筏可以使大家利用5天时间往西划行返回陆地，或是选择3天时间向南划行到达一个岛屿，在那里等待救援，那里每2天会有船只经过。由于人数众多，每个救生筏为一个团队，每个团队只能带5种救生物品，救生物资清单如下：食物、水、指南针、高浓度烈酒、镜子、救生衣、火源、刀具、望远镜、长绳索、氧气瓶、救生药品箱、放大镜你们会如何选择求生，讨论后请阐述你的理由？第五十八页，共85页。评估自己的会议管理序号问题评论以往的例子1至少会议前3天已经安排好会议日程并通知每位参会者，并确认是否出席通常是；很少是2对会议没想日程都有充足准备通常是；很少是3时间安排恰当，完成所有议题通常是；很少是4有人跑题时，我会纠正过来通常是；很少是5总是有准备参加会议通常是；很少是6在会前与其他部门沟通，获得某方面的支持通常是；很少是第五十九页，共85页。六、指示与汇报whywhatwherewhenwhoHow&howmuch1、如何做指示第六十页，共85页。评价的差异信息的差异出发点的差异表达的差异汇报时上司与你的期望不同2、如何做汇报第六十一页，共85页。敲门礼仪汇报要点注意礼仪告辞礼仪时间之约

时间点

敲门

衣着打扮

整理工具

时长

进入

行为神态

示意告辞汇报的注意事项第六十二页，共85页。精简有针对性换位思考不要强调难处，因为又好又快才是能力以结果为导向从上司的角度看问题尊重上司的评价不要与上司争论，即使争论要拿出充分的依据汇报的要点补充事实加深上司对你的了解第六十三页，共85页。评估自己的指示与汇报序号问题评论以往的例子1上级委派任务时，能真正了解上级的意图和重点，并与上级确认通常是；很少是2发出命令时会有5w1h的内容，并让下属复述确认一遍通常是；很少是3已发出的指示不得已更正时要说明原因通常是；很少是4工作汇报内容要与原定目标相关，以结果为导向，简约而不简单通常是；很少是5汇报时注意仪表、姿态，结束后注意礼仪通常是；很少是6帮助员工自然、放松的加入团队中通常是；很少是第六十四页，共85页。七、工作管理公司战略目标和年度经营目标部门存在问题和不足部门工作目标的四大来源部门职责职能产生内外顾客需求决定1、部门目标的来源一）、部门工作管理第六十五页，共85页。2、目标制定与监控步骤一：正确理解公司目标；步骤二：制定符合SMART原则的目标（各目标重要权数）；步骤三：检查目标是否与上司目标一致；

步骤四：针对目标做出实施规划

（为达到目标而采取的措施，关键点）；步骤五：列出实现目标所需要的知识和技能（备注）；

步骤六：事先列出为达成目标所面对的问题及解决方案，需要合作的对象和资源，并事先确认；步骤七：确定完成日期，书面化并进行评估。设立目标（5项以内）的七个步骤第六十六页，共85页。营销部年度工作目标市场分析销售执行发货管理客户管理数据收集数据分析行业政策分析差旅费用控制订单成功率……仓库管理发货管理客户关系维护客户数据维护客户需求发掘计划编制工具鱼骨图第六十七页，共85页。实际资金需求量多大资金从哪里来可增加的其他支付方式有哪些每种方式成本是多少……采购政策调整是否可以实现100%现款支付是否可以考虑问题树第六十八页，共85页。资质条件程序、规范谁（能力、经验）做什么脑力+体力顾客目的完成时间工作地点3、员工职位说明岗位分析要素第六十九页，共85页。4、职位增加、撤销时的处理部门负责人行政人事部共同协商修改备案存档70第七十页，共85页。5、制定部门工作标准制定部门工作标准目的保持传递经验衡量绩效和检查的依据提供维持及改善基础员工培训与训练基础防止错误再次发生有利于跨部门跨岗位合作第七十一页，共85页。6、如何制定部门工作标准Stage1Stage2Stage3Stage4制定工作标准的四个步骤根据工作标准对比差距，进行培训内部讨论试运行对比分析修改完善收集信息调研观察撰写初稿分析优化立项撰写审查发布培训责任人检查、监督第七十二页，共85页。事前事中事后部门主管质量责任贯穿于每一个环节并对最终结果负责产品质量管理三阶段二）、部门工作的质量与安全产品控制阶段过程控制阶段质量把关与处理阶段第七十三页，共85页。安全事项讨论1、信息资料安全2、工具设施安全3、人身安全第七十四页，共85页。关注工作环境关注员工状况实施安全教育安全管理措施第七十五页，共85页。三）、总结的写作标题公文式《XX部门XX年工作总结》文章式《严格规章制度确保高效运营》双标题《“迷”人的粽子——2012年食品检查工作报告》正文1、前言：概述基本情况：整体发展、感谢、2、主体：1）基本做法、成绩和经验；2）问题与教训；3）未来工作的目标。3、结语：表明决心，展望前景（可有可无）落款位置、姓名、日期，如果单位名称在标题中已经出现，正文后不必再重复签署。实事求是重点突出分析概括第七十六页，共85页。个人述职报告的写作标题文种式《个人述职报告》公文式《X年X月至X年X月X部门主管的述职报告》文章式《重数量也要重质量——X部门主管的述职报告》抬头1、书面述职报告：主送单位名称：XX经理，XX人事部等2、口述述职报告：各位领导、同事等正文1、开头：岗位职责、考核期内目标任务、个人认识，整体评估；2、主体：工作业绩、做法、经验、体会、教训、问题、改善措施；3、结尾：用“以上（特此）报告，请审阅（查）”、落款实事求是重点突出个性鲜明语言庄重第七十七页，共85页。大致把握问题调查现状探究原因使解决目标与方针明确提出几种解决方案选定最佳方案总结经验最佳方案制度化对有关人员传授实施最佳方案总结、反馈、完善考核实施结果是结束否四解决问题的程序第七十八页，共85页。评估自己的工作管理序号问题评论以往的例子1制定目标前充分分析依据与来源，项目在5个以内通常是；很少是2制定目标：SMART原则；制定计划：5W2H原则通常是；很少是3预先考虑可能遇到的问题与解决方案通常是；很少是4部门岗位都有职位说明书，并会做及时更新通常是；很少是5部门内部没有流程与标准，正在制定，然后会对员工进行公布和培训通常是；很少是6部门主管对部门所有工作都有责任通常是；很少是7定期进行工作总结：PDCA良性循环通常是；很少是8能主动发现部门内部问题并加以解决通常是；很少是9考虑解决方案时找出最佳解决方案通常是；很少是10对问题处理经验进行总结，与团队成员分享通常是；很少是第七十九页，共85页。八、自我管理