合同合约管理办法

合同合约管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同合约管理，规范合同合约签订、履行、变更、终止等行为，防范合同合约风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中签订的各类合同合约，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同合约的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度。2.平等自愿原则合同合约双方应在平等、自愿的基础上签订合同合约，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同合约条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则合同合约双方应诚实守信，全面履行合同合约约定的义务。（四）职责分工1.法务部门（1）负责合同合约文本的合法性审查，提出法律意见和建议。（2）参与重大合同合约的谈判、起草、签订等工作，提供法律支持。（3）负责处理合同合约纠纷，维护公司合法权益。2.业务部门（1）负责合同合约的发起、谈判、起草等工作，确保合同合约条款符合业务实际需求。（2）负责合同合约的履行跟踪，及时解决合同合约履行过程中出现的问题。（3）配合法务部门处理合同合约纠纷。3.财务部门（1）负责审核合同合约中的财务条款，确保财务收支符合公司财务制度。（2）参与合同合约的付款审核，监督合同合约款项的支付。4.审计部门负责对合同合约的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，提出审计意见和建议。二、合同合约的签订（一）合同合约的发起1.业务部门根据业务需要发起合同合约申请，填写《合同合约申请表》，详细说明合同合约的基本情况、签订背景、主要条款等。2.《合同合约申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交法务部门进行合法性审查。（二）合同合约的审核1.法务部门收到《合同合约申请表》后，对合同合约文本进行合法性审查，重点审查合同合约条款是否符合法律法规、行业标准及公司内部规章制度，是否存在法律风险。2.法务部门审查后，出具《合同合约审查意见》，对合同合约文本的合法性、合规性提出明确意见和建议。3.业务部门根据法务部门的审查意见，对合同合约文本进行修改完善，确保合同合约条款合法合规、公平合理。4.财务部门对合同合约中的财务条款进行审核，确保财务收支符合公司财务制度。5.审计部门对合同合约的签订、履行等情况进行审计监督，提出审计意见和建议。（三）合同合约的签订1.合同合约文本经法务部门、财务部门、审计部门审核通过后，由业务部门与对方当事人进行谈判，达成一致意见后签订合同合约。2.合同合约签订前，业务部门应确保对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，必要时可要求对方提供相关证明文件。3.合同合约签订时，应使用公司统一制定的合同合约文本，确保合同合约条款完整、准确、清晰。4.合同合约签订后，业务部门应及时将合同合约副本送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。三、合同合约的履行（一）合同合约履行计划的制定1.业务部门应根据合同合约约定，制定详细的合同合约履行计划，明确合同合约履行的各个环节、时间节点、责任人等。2.合同合约履行计划经业务部门负责人审核签字后，提交法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同合约履行的跟踪1.业务部门应按照合同合约履行计划，及时跟踪合同合约履行情况，确保合同合约各项义务得到有效履行。2.在合同合约履行过程中，如发现对方当事人存在违约行为或可能影响合同合约履行的情况，业务部门应及时采取措施，要求对方当事人限期整改或承担违约责任。3.业务部门应定期向法务部门、财务部门、审计部门等相关部门汇报合同合约履行情况，及时解决合同合约履行过程中出现的问题。（三）合同合约款项的支付1.财务部门应根据合同合约约定，审核业务部门提交的付款申请，确保付款金额、付款方式、付款时间等符合合同合约约定。2.付款申请经财务部门负责人审核签字后，提交公司负责人审批。3.公司负责人审批通过后，财务部门按照合同合约约定及时支付款项，并做好付款记录。四、合同合约的变更与终止（一）合同合约的变更1.在合同合约履行过程中，如因客观情况发生变化或双方协商一致，需要对合同合约条款进行变更的，业务部门应填写《合同合约变更申请表》，详细说明合同合约变更的原因、内容、对合同合约履行的影响等。2.《合同合约变更申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交法务部门进行合法性审查。3.法务部门审查后，出具《合同合约变更审查意见》，对合同合约变更的合法性、合规性提出明确意见和建议。4.业务部门根据法务部门的审查意见，与对方当事人进行协商，达成一致意见后签订合同合约变更协议。5.合同合约变更协议签订后，业务部门应及时将合同合约变更协议副本送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同合约的终止1.合同合约履行完毕或双方协商一致提前终止合同合约的，业务部门应填写《合同合约终止申请表》，详细说明合同合约终止的原因、时间、对合同合约履行的影响等。2.《合同合约终止申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交法务部门进行合法性审查。3.法务部门审查后，出具《合同合约终止审查意见》，对合同合约终止的合法性、合规性提出明确意见和建议。4.业务部门根据法务部门的审查意见，与对方当事人进行协商，达成一致意见后签订合同合约终止协议。5.合同合约终止协议签订后，业务部门应及时将合同合约终止协议副本送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。6.合同合约终止后，业务部门应及时清理合同合约履行过程中的相关文件、资料、款项等，确保合同合约履行情况清晰、准确。五、合同合约的归档与保管（一）合同合约的归档1.合同合约签订后，业务部门应及时将合同合约正本、副本及相关附件等文件资料整理归档，建立合同合约档案。2.合同合约档案应按照合同合约的类别、编号、签订时间等进行分类存放，便于查阅和管理。3.合同合约档案应包括合同合约文本、合同合约审查意见、合同合约变更协议、合同合约终止协议、付款记录、往来函件等相关文件资料。（二）合同合约的保管1.公司应指定专人负责合同合约档案的保管工作，确保合同合约档案的安全、完整。2.合同合约档案保管期限应按照国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度的规定执行，一般不少于[X]年。3.在合同合约档案保管期限届满后，如需销毁合同合约档案，应按照公司档案管理制度的规定进行审批和销毁，并做好销毁记录。六、合同合约的监督与检查（一）监督检查的主体公司审计部门负责对合同合约的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，定期或不定期对合同合约管理情况进行检查。（二）监督检查的内容1.合同合约管理制度的执行情况，包括合同合约的发起、审核、签订、履行、变更、终止等环节是否符合规定。2.合同合约文本的合法性、合规性，包括合同合约条款是否符合法律法规、行业标准及公司内部规章制度。3.合同合约履行情况，包括合同合约是否得到有效履行，对方当事人是否存在违约行为。4.合同合约款项的支付情况，包括付款金额、付款方式、付款时间等是否符合合同合约约定。5.合同合约档案的管理情况，包括合同合约档案是否完整、准确，保管期限是否符合规定。（三）监督检查的方式1.定期检查审计部门定期对合同合约管理情况进行检查，检查结果以书面形式报告公司负责人。2.不定期检查审计部门根据工作需要，不定期对合同合约管理情况进行检查，发现问题及时督促相关部门进行整改。3.专项检查针对合同合约管理中的重点问题或重大合同合约，审计部门可组织专项检查，深入调查分析问题原因，提出改进措施和建议。七、合同合约纠纷的处理（一）纠纷的预防1.业务部门在签订合同合约前，应充分了解对方当事人的主体资格、履约能力、信誉状况等情况，避免与不具备合法资质或信誉不佳的当事人签订合同合约。2.在合同合约履行过程中，业务部门应严格按照合同合约约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免因误解或沟通不畅导致合同合约纠纷。3.法务部门应加强对合同合约文本的合法性审查，及时发现和纠正合同合约中存在的法律风险，为合同合约纠纷的预防提供法律支持。（二）纠纷的处理1.合同合约纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出处理方案，并报法务部门审核。2.法务部门根据业务部门提供的证据材料和处理方案，进行法律分析和研究，提出法律意见和建议。3.业务部门根据法务部门的法律意见和建议，与对方当事人进行协商解