原始凭证管理办法

原始凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司原始凭证的管理，规范财务核算，保证会计信息的真实、准确、完整，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》以及国家其他有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在经济业务活动中涉及的原始凭证的管理。（三）定义1.原始凭证：是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。它是会计核算的原始依据，也是财务管理的重要基础资料。2.外来原始凭证：指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买货物取得的发票、对外支付款项取得的收据等。3.自制原始凭证：指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、工资表、费用报销单等。二、原始凭证的种类及基本要求（一）原始凭证的种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。发票是经济活动中最常见的原始凭证之一，必须按照国家税务部门的规定开具和使用。2.收据：用于证明款项的收付情况，分为税务部门监制的收据和财政部门监制的收据。企业内部自制的收款收据，一般用于收取押金、暂收款等。3.报销单：如差旅费报销单、费用报销单等，是员工报销费用时填写的原始凭证，应详细注明报销事项、金额、事由等。4.入库单：记录材料、商品等物资验收入库的凭证，应注明物资名称、规格、数量、单价、金额等信息。5.出库单：用于记录材料、商品等物资发出的凭证，同样需注明物资相关信息及发出数量、去向等。6.工资表：反映员工工资发放情况的原始凭证，包括员工姓名、工资项目、金额、代扣代缴款项等内容。7.合同协议：经济业务涉及签订合同协议的，合同协议原件或复印件可作为原始凭证的附件，证明经济业务的性质、内容、双方权利义务等。（二）原始凭证的基本要求1.真实性：原始凭证所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构、编造。凭证上的各项内容必须与实际经济业务相符，包括日期、业务内容、数量、金额、当事人等。2.合法性：原始凭证必须符合国家法律法规和财务制度的规定。取得的发票应是税务部门统一印制的正规发票，且在规定的使用范围内；收据应符合相应监制部门的要求。3.完整性：原始凭证应具备的各项内容必须齐全，不得遗漏。包括凭证的名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。4.准确性：原始凭证上的数字、文字应填写清晰、工整，计算准确，不得涂改、挖补。如有错误，应按照规定的方法进行更正。5.及时性：经济业务发生后，应及时取得或填制原始凭证，并及时送交财务部门进行审核和记账。三、原始凭证的取得与填制（一）原始凭证的取得1.在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。4.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。5.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。（二）原始凭证的填制1.自制原始凭证应按照规定的格式和内容进行填制，确保各项信息准确无误。2.原始凭证的填制应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。3.一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。4.原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。四、原始凭证的审核（一）审核内容1.真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数据等是否与实际情况相符。检查凭证是否有伪造、变造的迹象，是否存在虚构交易等问题。2.合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规和财务制度的规定。检查发票是否为正规发票，其开具内容、范围是否符合规定；收据是否按要求使用；各项费用的支出是否符合公司的费用报销标准和审批流程等。3.完整性审核：审核原始凭证的各项内容是否齐全，包括凭证名称、填制日期、填制单位名称、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。检查凭证的附件是否完整，如发票的清单、合同协议等是否齐全。4.准确性审核：审核原始凭证上的数字计算是否准确，文字表述是否清晰。检查金额的大小写是否一致，数量与单价的乘积是否等于金额，各项费用的明细计算是否正确等。5.及时性审核：审核原始凭证的取得或填制时间是否及时，是否在规定的时间内送交财务部门。对于逾期的原始凭证，应查明原因并判断是否影响财务核算的准确性和及时性。（二）审核流程1.初审：业务经办人员取得或填制原始凭证后，应先自行对凭证的真实性、完整性进行初步审核，确保凭证符合基本要求。然后将原始凭证提交给部门负责人进行审核，部门负责人重点审核业务的真实性、合理性以及是否符合部门预算等情况，并在凭证上签署审核意见。2.财务审核：部门初审通过后的原始凭证，送交财务部门进行审核。财务人员按照审核内容的要求，对原始凭证的合法性、准确性、完整性等进行全面审核。对于不符合要求的原始凭证，财务人员应及时与业务经办人员沟通，要求其补充、更正或重新取得凭证。3.终审：财务审核通过的原始凭证，提交给公司主管领导进行终审。主管领导根据公司的财务政策、经营情况等，对重大经济业务事项的原始凭证进行最终审批。对于涉及金额较大、重要性较高的原始凭证，主管领导应重点关注其真实性、合法性和合理性。（三）审核结果处理1.审核通过：经审核无误的原始凭证，财务部门应及时进行账务处理，按照会计核算的要求编制记账凭证，并登记账簿。2.补充更正：对于审核中发现的内容不完整、填写错误等问题，财务人员应通知业务经办人员进行补充或更正。业务经办人员应在规定的时间内完成补充更正，并重新提交审核。3.不予受理：对于审核中发现的不真实、不合法的原始凭证，财务部门有权不予受理，并向公司领导报告。同时，应要求业务经办人员说明情况，并追究相关责任人的责任。对于伪造、变造原始凭证等违法行为，应及时向有关部门举报。五、原始凭证的传递与保管（一）原始凭证的传递1.明确原始凭证传递的流程和时间要求，确保原始凭证能够及时、准确地传递到财务部门进行审核和记账。2.业务经办人员应在经济业务发生后，按照规定的时间和程序将原始凭证送交本部门负责人审核，部门负责人审核通过后，及时传递给财务部门。3.财务部门收到原始凭证后，应在规定的时间内完成审核工作。对于审核通过的原始凭证，应及时进行账务处理；对于需要补充更正的原始凭证，应及时反馈给业务经办人员，并跟踪处理进度。4.涉及多个部门的经济业务，原始凭证应按照业务流程依次传递，确保各部门都能及时了解业务进展情况，并做好相应的记录和处理。（二）原始凭证的保管1.财务部门应指定专人负责原始凭证的保管工作，确保原始凭证的安全、完整。2.对原始凭证应按照类别、时间顺序进行整理、装订，并妥善存放。年度终了后，应将当年的原始凭证移交档案管理部门进行归档保管。3.原始凭证的保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为15年；涉及外事和对私改造的会计凭证，其保管期限为永久。4.保管期满的原始凭证，如需销毁，应按照规定的程序进行审批。由档案管理部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编造销毁清册，报公司领导批准后，由档案管理部门和财务部门共同派人监销。在销毁原始凭证前，应认真清点核对，确保销毁的原始凭证与销毁清册一致。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对原始凭证的管理情况进行审计监督，检查原始凭证的取得、填制、审核、传递、保管等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门应加强对原始凭证管理工作的自查自纠，定期对原始凭证的审核情况、账务处理情况等进行检查，发现问题及时纠正，不断完善原