刻印印章管理办法

刻印印章管理办法总则目的为加强公司刻印印章的管理，维护公司的合法权益，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构刻印印章的申请、审批、刻制、使用、保管、废止等全过程管理。基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章管理活动合法合规。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.严格审批原则：印章的刻制、使用、废止等环节均需经过严格审批，确保印章使用的严肃性。印章的种类及规格印章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议等。2.法定代表人章：用于特定的文件签署或财务票据等。3.财务专用章：用于公司财务核算、票据开具等。4.合同专用章：用于公司签订各类合同。5.部门章：用于各部门内部文件、通知等。6.分支机构章：用于分支机构的对外文件、业务办理等。印章规格1.公司公章：直径[X]厘米，材质为[具体材质]。2.法定代表人章：直径[X]厘米，材质为[具体材质]。3.财务专用章：直径[X]厘米，材质为[具体材质]。4.合同专用章：直径[X]厘米，材质为[具体材质]。5.部门章：直径[X]厘米，材质为[具体材质]。6.分支机构章：直径[X]厘米，材质为[具体材质]。印章的申请与审批申请流程1.各部门或分支机构因工作需要刻印印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息。2.将《印章刻制申请表》提交至本部门负责人审核，审核通过后报公司行政管理部门。3.公司行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，由行政管理部门负责统一安排印章刻制。审批要求1.申请部门应确保申请刻印印章的必要性和合规性，不得随意申请刻印印章。2.部门负责人应认真审核申请事项，确保申请内容真实、准确、完整。3.公司行政管理部门应严格把关，对不符合规定的申请予以退回，并说明理由。4.公司分管领导应根据公司实际情况和管理要求，对申请事项进行审慎审批。印章的刻制选择刻章单位1.公司行政管理部门应选择具有合法资质、信誉良好的刻章单位进行印章刻制。2.刻章单位应具备公安部门颁发的《特种行业许可证》，并在规定的经营范围内从事刻章业务。签订刻章合同1.公司行政管理部门应与选定的刻章单位签订《印章刻制合同》，明确双方的权利和义务。2.《印章刻制合同》应包括印章名称、规格、数量、材质、价格、交货时间、质量要求、售后服务等内容。印章监制1.印章刻制完成后，刻章单位应将印章样本提交至公司行政管理部门进行监制。2.公司行政管理部门应按照合同要求对印章的规格、材质、图案、文字等进行仔细核对，确保印章质量符合要求。印章交付1.印章监制合格后，刻章单位应将印章交付至公司行政管理部门，并办理交接手续。2.公司行政管理部门应指定专人接收印章，并在《印章交接清单》上签字确认。印章的使用使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函、证明等。2.法定代表人章：用于特定的文件签署、财务票据等。3.财务专用章：用于公司财务核算、票据开具、资金收付等。4.合同专用章：用于公司签订各类合同。5.部门章：用于各部门内部文件、通知、报表等。6.分支机构章：用于分支机构的对外文件、业务办理、报表等。使用流程1.用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数、用印时间等信息。2.将《印章使用申请表》提交至本部门负责人审核，审核通过后报公司行政管理部门。3.公司行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，用印人方可到印章保管人处办理用印手续。5.印章保管人应对用印事项进行再次核对，确认无误后在用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印情况。使用要求1.用印人应确保用印事项合法合规，不得擅自扩大用印范围。2.用印文件应内容完整、格式规范，不得有涂改、缺页等情况。3.用印位置应准确无误，印章应清晰、端正、完整。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。印章的保管保管人员1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由公司行政管理部门指定专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管。3.分支机构章由分支机构指定专人保管。保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，不得将印章随意放置或转借他人。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。4.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。印章的废止废止情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失、被盗等原因无法继续使用。3.因法律法规、政策调整等原因，印章已不符合使用要求。废止流程1.印章使用部门或分支机构发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、印章名称、规格、数量等信息。2.将《印章废止申请表》提交至本部门负责人审核，审核通过后报公司行政管理部门。3.公司行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批通过后，由行政管理部门负责统一收缴废止印章，并进行登记造册。5.废止印章应及时销毁，销毁过程应有专人监督，并做好记录。印章的监督与检查监督部门公司行政管理部门负责对印章的管理情况进行监督检查。检查内容1.印章的申请、审批、刻制、使用、保管、废止等环节是否符合规定。2.印章的使用是否规范，是否存在擅自扩大用印范围、在空白纸张等上加盖印章等情况。3.印章保管人是否妥善保管印章，是否存在印章遗失、被盗等情况。4.印章的废止是否及时、规范，是否存在未按规定销毁废止印章等情况。检查方式1.定期检查：公司行政管理部门定期对印章管理情况进行检查，每年至少检查一次。2.不定期抽查：公司行政管理部门不定期对印章管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。责任追究违规行为1.未经审批擅自刻制、使用印章。2.擅自扩大用印范围，在空白纸张等上加盖印章。3.未妥善保管印章，导致印章遗失、被盗。4.未按规定办理印章废止手续，私自留存废止印章。5.其他违反印章管理规定的行为。责任追究1.对于