会议定点管理办法

会议定点管理办法一、总则（一）目的为加强公司会议定点管理，规范会议活动的组织与实施，提高会议服务质量，节约会议成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各类会议、培训、活动等在定点场所的安排与管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保会议定点管理活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择服务质量高、设施设备齐全、环境良好的定点场所，保障会议活动顺利进行。3.成本控制原则：在保证会议质量的前提下，合理控制会议成本，实现资源的优化配置。4.公平公正原则：对所有定点场所进行公平公正的评估与选择，确保机会均等。二、定点场所选择（一）基本条件1.资质要求：定点场所应具备合法经营资质，包括营业执照、税务登记证、相关行业许可证等。2.场所设施：拥有满足不同规模会议需求的会议室、报告厅等场地，配备完善的音响设备、投影仪、灯光系统等会议设施，且设施设备应定期维护保养，确保正常使用。3.餐饮服务：提供安全卫生、种类丰富、口味良好的餐饮服务，具备专业的餐饮团队，能够根据会议安排提供个性化的餐饮方案。4.住宿条件：如有住宿需求，应提供干净整洁、舒适安全的客房，房间设施齐全，包括床品、洗漱用品、空调、电视等，且有良好的住宿环境和配套服务。5.安全保障：场所应具备完善的安全管理制度，配备必要的安全设施，如消防设备、监控系统等，确保会议期间人员和财产的安全。（二）选择流程1.发布需求：根据公司会议计划，定期发布会议定点场所的需求信息，明确会议规模、时间、地点、服务要求等。2.报名申请：符合条件的场所向公司提交报名申请，提供相关资质证明、场所介绍、服务方案、价格清单等资料。3.实地考察：组织相关人员对报名的场所进行实地考察，重点考察场所设施、服务质量、餐饮水平、住宿条件、安全管理等方面。4.综合评估：根据实地考察情况，对各场所进行综合评估，从服务质量、价格水平、信誉口碑等方面进行打分，确定入围的定点场所名单。5.签订协议：与入围的定点场所签订会议定点服务协议，明确双方的权利和义务，包括服务内容、价格标准、结算方式、违约责任等。三、会议安排与预订（一）会议需求提交各部门根据工作需要，提前向公司会议管理部门提交会议申请，详细说明会议名称、时间、地点、参会人数、会议议程、服务要求等信息。（二）预订流程1.审核：会议管理部门对会议申请进行审核，确认会议的必要性和合理性，以及申请信息的完整性。2.预订：根据会议需求，在定点场所名单中选择合适的场所进行预订，并与场所沟通确定具体的会议安排和服务细节。3.确认：与定点场所签订会议预订确认单，明确会议的各项安排，包括场地使用时间、餐饮标准、住宿安排等，双方签字确认。（三）变更与取消1.变更：如会议时间、地点、参会人数等信息发生变更，应提前[X]个工作日通知定点场所，并办理相关变更手续。因变更产生的费用按照协议约定执行。2.取消：如会议取消，应提前[X]个工作日通知定点场所。对于因取消会议给场所造成的损失，按照协议约定承担相应责任。四、服务质量监督（一）建立监督机制公司设立服务质量监督小组，定期或不定期对定点场所的服务质量进行检查和评估。监督小组由会议管理部门、参会人员代表等组成。（二）检查内容1.会议设施：检查会议室、报告厅等场地的设施设备是否正常运行，是否满足会议需求。2.餐饮服务：检查餐饮的质量、卫生、口味等情况，是否按照预订标准提供服务。3.住宿服务：检查客房的卫生、设施设备、服务态度等情况，是否符合要求。4.安全管理：检查场所的安全设施是否齐全有效，安全管理制度是否落实到位。（三）反馈与整改1.反馈：监督小组对检查中发现的问题及时向定点场所反馈，并提出整改要求。2.整改：定点场所应针对反馈的问题及时进行整改，在规定时间内将整改情况报告公司会议管理部门。（四）考核与奖惩1.考核：建立定点场所服务质量考核制度，定期对各场所的服务质量进行考核评分。考核指标包括服务态度、设施设备维护、餐饮质量、安全管理等方面。2.奖惩：根据考核结果，对服务质量优秀的定点场所给予表彰和奖励，如增加合作机会、提高结算比例等；对服务质量不达标的场所进行警告、限期整改，情节严重的取消其定点资格。五、费用结算与支付（一）费用标准1.会议场地费用：根据会议规模、使用时间等因素，按照协议约定的价格标准收取。2.餐饮费用：按照预订的餐饮标准，根据实际用餐人数进行结算。3.住宿费用：按照预订的客房价格和实际入住人数进行结算。（二）结算方式1.定期结算：每月或每季度对会议费用进行结算，定点场所应在结算周期结束后[X]个工作日内提交结算清单和发票。2.支付流程：会议管理部门对结算清单进行审核，审核无误后提交财务部门进行支付。财务部门按照公司财务制度进行付款操作。（三）费用调整如因市场价格波动、服务内容变更等原因需要调整费用标准，应提前与定点场所协商，并签订补充协议。六、信息管理（一）建立定点场所信息档案对定点场所的基本信息、服务协议、考核情况等进行详细记录，建立信息档案，以便查询和管理。（二）动态更新定期对定点场所的信息进行更新，包括场所设施设备变化、服务质量改进、价格调整等情况，确保信息的准确性和