非招标管理办法

非招标管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织的非招标采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类物资采购、服务采购等非招标采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：非招标采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司/组织内部监督和相关部门的监管。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购范围与标准（一）采购范围1.物资采购：包括但不限于办公用品、办公设备、生产原材料、零部件、低值易耗品等。2.服务采购：涵盖咨询服务、技术服务、维修服务、运输服务、劳务服务等。（二）采购标准1.金额标准：明确各类采购项目的金额界限，达到一定金额以上的采购项目应按照规定的采购方式进行。2.质量标准：规定采购物资和服务应符合的质量要求，确保满足公司/组织的实际需求。3.技术标准：对于有特定技术要求的采购项目，应明确相应的技术标准和规范。三、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据工作需要，填写采购申请单：详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购部门：部门负责人应确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购部门审核1.采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行审核：审核内容包括采购项目的合规性、采购标准的符合性、采购预算的合理性等。2.如采购申请单存在问题，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其进行修改或补充：确保采购需求准确无误。（三）供应商选择与确定1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商：如供应商库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。2.对潜在供应商进行资格审查：审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.选择若干家符合要求的供应商，向其发送采购询价单或邀请报价：询价单或邀请报价应明确采购项目的详细要求、报价截止时间等内容。4.供应商根据询价单或邀请报价要求，在规定时间内提交报价文件：报价文件应包括报价明细、技术方案、售后服务承诺等。5.采购部门对供应商的报价文件进行评审：评审内容包括报价合理性、技术方案可行性、售后服务能力等。6.根据评审结果，确定成交供应商：如采购项目有特殊要求，还可组织供应商进行现场考察或谈判。（四）采购合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同：合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同经公司/组织相关部门审核签字后生效：审核部门应重点审查合同条款的合法性、完整性和合理性。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的供货进度：及时协调解决采购过程中出现的问题。2.供应商将采购物资或服务交付至指定地点后，采购部门应组织相关部门进行验收：验收内容包括物资的数量、质量、规格等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准。3.验收合格后，采购部门填写验收报告，并办理付款手续：付款应严格按照采购合同约定执行。（六）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案：采购档案应包括采购申请单、采购询价单、供应商报价文件、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司/组织相关规定执行：以便日后查阅和审计。四、采购方式（一）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、采购需求明确、市场货源充足的采购项目。2.采购程序：按照采购流程中的供应商选择与确定环节进行操作，向多家供应商询价，选择报价最低且符合要求的供应商成交。（二）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或采购金额较大、供应商数量有限的采购项目。2.采购程序：成立谈判小组，成员应包括采购部门、使用部门、技术部门等相关人员。谈判小组制定谈判文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，要求供应商对报价和技术方案进行调整。根据谈判结果，确定成交供应商。（三）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源供应商名称及选择该供应商的理由等。单一来源采购申请经公司/组织相关部门审核批准后，与单一来源供应商进行谈判，签订采购合同。（四）竞争性磋商1.适用范围：适用于政府购买服务项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照法律法规依法招标的工程建设项目以外的工程建设项目等采购项目。2.采购程序：成立磋商小组，成员应包括采购部门、使用部门、技术部门、财务部门等相关人员。磋商小组制定磋商文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、磋商程序等内容。邀请符合条件的供应商参加磋商，磋商小组与供应商进行多轮磋商，要求供应商对报价和技术方案进行调整。根据磋商结果，确定成交供应商。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对非招标采购活动进行审计监督：检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购档案的管理情况等。2.采购部门应定期向公司/组织管理层汇报非招标采购工作进展情况：接受管理层的监督和指导。（二）外部监管1.采购活动应接受国家相关部门的监管：遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.如采购项目涉及政府采购等相关规定，应按照政府采购的要求进行操作：接受政府采购监管部门的监督检查。（三）违规处理1.对于在非招标采购活动中违反法律法规、公司/组织规定的行为：将视