函询处置管理办法

函询处置管理办法总则目的为规范公司函询处置工作，确保函询程序合法、公正、有效，加强对公司员工的监督管理，维护公司正常运营秩序，根据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部对员工涉及问题线索的函询处置工作。基本原则1.依法依规原则：函询处置工作严格遵循国家法律法规和公司内部规章制度，确保程序合法、结果公正。2.实事求是原则：以事实为依据，准确认定问题，客观公正地进行函询和处置，不得隐瞒、歪曲事实。3.教育与监督并重原则：通过函询，促使员工如实说明情况，同时起到教育和警示作用，加强对员工的日常监督管理。4.保密原则：对函询过程中涉及的问题线索、相关信息及员工个人隐私等严格保密，防止泄露。函询的启动线索来源1.信访举报：包括上级交办、群众来信来访、网络举报等渠道反映的涉及公司员工的问题线索。2.监督检查发现：公司内部审计、纪检监察、风险管理等部门在日常监督检查过程中发现的问题线索。3.其他渠道：如媒体曝光、舆情监测等途径获取的与公司员工相关的问题线索。线索评估对收集到的问题线索进行评估，分析线索的可查性、真实性和关联性，确定是否需要启动函询程序。评估内容包括：1.线索反映的问题性质：判断问题的严重程度，是否涉及违规违纪、失职渎职等行为。2.线索的清晰程度：线索是否明确、具体，有无足够的证据支持。3.线索的来源可靠性：评估线索来源的可信度，如举报人身份、举报动机等。4.与公司利益的关联程度：考虑问题线索对公司正常运营、形象和利益的影响程度。函询审批经评估需要启动函询程序的，由相关部门填写《函询审批表》，详细说明线索来源、反映问题、拟函询对象等情况，报公司分管领导审批。分管领导根据线索评估情况，做出是否同意函询的决定。对于重大问题线索的函询，需报公司主要领导审批。函询的实施函询对象根据问题线索指向，确定函询对象。函询对象应当是与问题线索相关的公司员工，包括但不限于涉及具体业务操作、财务收支、廉洁自律等方面的人员。函询内容函询内容应围绕问题线索反映的问题，明确、具体地提出需要函询对象说明的事项。函询内容应当具有针对性和可核实性，避免模糊不清或过于宽泛。例如：1.针对财务报销问题，可函询是否存在虚报费用、违规报销等情况，要求提供相关发票、审批文件等资料进行说明。2.对于业务合作中的廉洁问题，可函询是否存在收受供应商贿赂、不正当利益输送等行为，要求详细说明业务往来情况及涉及的利益关系。函询方式根据实际情况，可采用书面函询或谈话函询的方式进行。1.书面函询：制作《函询通知书》，明确函询的问题、要求函询对象说明情况的期限（一般为[X]个工作日）等内容，加盖公司公章后送达函询对象。函询对象应在规定期限内以书面形式回复函询内容，并提供相关证据材料。2.谈话函询：由公司纪检监察部门或相关部门负责人与函询对象进行谈话，当面说明问题，要求其作出解释和说明。谈话过程应做好记录，谈话结束后，形成谈话函询记录，由函询对象签字确认。函询送达与签收1.书面函询送达：可通过直接送达、邮寄送达等方式将《函询通知书》送达函询对象。直接送达时，由函询对象在《送达回执》上签字确认；邮寄送达时，以邮政特快专递（EMS）等方式寄送，并留存寄送凭证。2.谈话函询通知：提前[X]个工作日通知函询对象谈话时间、地点等信息。谈话时，告知函询对象谈话的目的、要求及相关纪律规定。函询回复的处理按时回复情况1.函询对象在规定期限内以书面形式或通过谈话方式如实回复函询内容，并提供了充分的证据材料，能够对问题线索作出合理说明的，视为函询结束。相关部门对函询回复进行审核，认为回复内容真实、合理的，将函询结果存档备案。2.对于书面回复，审核人员应重点审查回复内容是否完整、清晰，证据材料是否充分、有效，与问题线索的关联性是否紧密。对于谈话回复，审核人员应根据谈话记录，判断函询对象的说明是否合理、可信。逾期未回复情况函询对象未在规定期限内回复函询的，由相关部门进行催问。经催问后，仍未回复的，可根据情节轻重，对函询对象进行批评教育、诫勉谈话等处理，并要求其尽快回复。回复内容存疑情况1.函询对象的回复内容存在疑问、模糊不清或与已知事实不符的，相关部门可要求函询对象进一步作出说明，补充提供证据材料。2.必要时，可对函询对象进行二次函询或开展调查核实工作。二次函询应明确指出需要进一步说明的问题，要求函询对象在规定期限内再次回复。调查核实工作应按照公司相关规定和程序进行，收集相关证据，查明事实真相。结果运用予以采信经调查核实，函询对象的回复内容真实，问题线索反映不实的，应及时消除对函询对象的疑虑，并将函询结果向函询对象所在部门或单位进行通报，以正视听。同时，将函询结果作为员工考核、评先评优等方面的参考依据。部分采信如果函询对象的回复部分属实，部分问题存在疑问，应对存在疑问的部分进行进一步调查核实。对于查证属实的问题，按照公司相关规定进行处理；对于未查实的问题，予以澄清。处理结果和澄清情况应及时反馈给函询对象，并在一定范围内进行通报。不予采信经调查核实，函询对象存在违规违纪行为，其回复内容与事实不符的，应根据问题的性质和情节轻重，按照公司相关规定给予相应的纪律处分或组织处理。涉及违法犯罪的，移交司法机关依法处理。处理结果应向公司全体员工通报，起到警示教育作用。监督与管理内部监督公司纪检监察部门负责对函询处置工作进行全程监督，确保函询程序合法、公正，结果真实、有效。对在函询处置过程中发现的违规违纪行为，严肃追究相关人员的责任。档案管理建立函询处置工作档案，对函询的问题线索、审批文件、函询通知书、回复材料、调查核实情况及处理结果等相关资料进行整理归档，妥善保存。档案管理应符合公司档案管理的相关规定，便于查阅和追溯。统计分析定期对函询处置工作进行统计分析，总结函询工作中存在的问题和特点，为完善公司监督管理制度、加强员工教育管理提供参考依据。统计分析内容包括函询线索来源、涉及问题类型、函询对象分布、回复情况及处理结果等方面。保密规定保密责任参与函询处置工作的所有人员均负有保密责任，应严格遵守保密纪律，不得泄露函询过程中涉及的问题线索、相关信息及员工个人隐私等内容。保密措施1.对函询相关文件、资料进行严格管理，指定专人负责保管，存放于安全保密的场所。2.在函询过程中，涉及问题线索的讨论、研究等工作应在保密环境下进行，限制知悉范围。3.禁止通过非保密渠道传递函询相关信息，如不得在