内部档案管理办法

内部档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司内部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率。（四）定义1.档案指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案等。2.归档指各部门及所属单位将办理完毕、具有保存价值的文件材料按照规定的范围和程序移交综合管理部门集中保存的过程。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门及所属单位的档案工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。（二）各部门及所属单位1.负责本部门及所属单位文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照规定的时间和要求，将应归档的文件材料移交综合管理部门归档。3.配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门及所属单位档案的日常管理工作，并接受综合管理部门的业务指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在生产经营、行政管理、技术研发、基本建设等活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于以下几类：上级机关文件、指示、批复等。公司制定的各类规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等。合同协议、招投标文件、经济往来信函等。技术文件、图纸、专利、科研成果等。财务报表、审计报告、税务资料等。人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等。基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。2.各部门及所属单位应根据工作实际，明确本部门文件材料的收集范围，并确保收集齐全、完整。（二）收集要求1.各部门及所属单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集到位。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张、载体符合档案保存要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、元数据齐全，并进行有效的备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类公司档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。年度：按照文件形成的年度进行分类。机构（问题）：按照公司内部机构设置或业务性质进行分类。保管期限：根据文件的保存价值，分为永久、定期（30年、10年）。2.编号档案编号采用全宗号目录号案卷号件号四级编号制。全宗号：公司档案全宗号为[具体全宗号]。目录号：根据档案分类情况，按年度编制目录号，如“20XX”表示20XX年度档案目录。案卷号：在每个目录内，按顺序编制案卷号。件号：在卷内文件材料中，按顺序编制件号。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。对于电子档案，应建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应进行异地备份存储，防止数据丢失。（三）档案装具1.档案装具应符合国家标准，选用质量可靠、规格统一的档案柜、档案盒等。2.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息，便于识别和管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期满的档案进行重点鉴定，剔除无保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报公司领导审批。2.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，并由监销人员现场监督，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。2.按照规定的程序和权限提供档案利用服务，保障档案利用的合法性和规范性。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信和有效证件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，方可查阅。3.涉及公司机密的档案，查阅时应严格遵守保密规定，经公司保密部门批准，并在指定地点查阅，不得复印、拍照或带出档案库房。（三）利用方式1.档案查阅应在档案库房内进行，如需借出档案，应经综合管理部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过[具体期限]天。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的法律责任。3.利用电子档案时，应按照规定的操作流程进行，确保电子档案的安全和完整。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为公司各项工作提供有力的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司存量档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司实际情况的档案管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能。3.安全保障体系建设建立档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案信息化系统的维护和管理，及时处理系统故障和数据问题。八、监督与检查（一）监督检查职责1.综合管理部门负责对公司各部门及所属单位的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本办法的规定。2.各部门及所属单位应定期对本部门及所属单位的档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报综合管理部门。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的