公司油卡管理办法

公司油卡管理办法一、总则（一）目的为加强公司油卡管理，规范油卡使用行为，确保油卡使用安全、合理、高效，降低公司运营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有车辆使用的油卡管理，包括公务用车、业务用车等。（三）基本原则1.严格审批原则：油卡的申请、充值、使用等环节必须经过严格的审批流程，确保每一笔费用支出合理合规。2.安全使用原则：加强油卡保管，防止丢失、被盗用，确保油卡使用安全。3.节约高效原则：鼓励合理用油，提高燃油使用效率，降低油耗成本。4.监督考核原则：建立健全监督考核机制，对油卡使用情况进行定期检查和考核，确保本办法有效执行。二、油卡申请与审批（一）油卡申请1.车辆使用部门根据车辆行驶里程、油耗情况等，定期预估油卡使用量，并填写《油卡申请表》。申请表应详细注明申请油卡的车辆车牌号、预计使用时间、预计使用金额等信息。2.对于新购置车辆或因特殊业务需要临时增加油卡使用的情况，车辆使用部门应单独提交申请，并说明原因。（二）审批流程1.《油卡申请表》由车辆使用部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门负责对申请信息进行初步审核，包括车辆信息、申请金额合理性等。2.行政部门审核通过后，将申请表提交至财务部门。财务部门根据公司资金状况和预算安排，对油卡充值金额进行审批。3.财务部门审批通过后，申请表返回行政部门，行政部门负责统一办理油卡申请及充值手续。三、油卡保管与使用（一）油卡保管1.油卡由行政部门指定专人负责保管，并建立油卡保管台账。台账应详细记录油卡卡号、领取时间、使用情况、余额等信息。2.保管人员应妥善保管油卡，将油卡存放于安全可靠的地方，防止丢失、被盗用。如发现油卡丢失或被盗用，应立即向行政部门和财务部门报告，并采取相应措施。3.严禁将油卡转借他人使用，如因特殊情况需要转借，必须经过车辆使用部门负责人和行政部门负责人批准，并在转借期间负责监督转借油卡的使用情况。（二）油卡使用1.车辆驾驶员在加油时，应使用公司指定的油卡，并在加油站工作人员的监督下进行操作。加油完毕后，驾驶员应在加油站提供的加油凭证上签字确认，并留存一联作为报销凭证。2.驾驶员应严格按照车辆核定的油耗标准合理使用油卡，避免浪费。如发现车辆油耗异常，应及时查找原因，并向车辆使用部门负责人报告。3.对于长途出差或特殊业务需要，车辆驾驶员可根据实际情况在异地加油站加油，但必须在返回公司后及时向行政部门提交加油凭证和相关行程证明，以便进行报销和油卡使用情况核对。四、油卡充值与报销（一）油卡充值1.行政部门根据油卡使用情况和审批后的《油卡申请表》，定期统一办理油卡充值手续。充值金额应严格按照审批后的额度进行操作，不得擅自更改。2.油卡充值可通过银行转账、网上支付等方式进行，充值完成后，行政部门应及时将充值凭证交至财务部门进行账务处理。（二）油卡报销1.车辆驾驶员应在每月[具体日期]前，将上月加油凭证整理好，并填写《油卡报销申请表》。申请表应详细注明加油日期、加油站名称、加油金额、车辆车牌号等信息。2.《油卡报销申请表》由车辆使用部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门负责对加油凭证和申请表进行审核，核实加油信息的真实性和合理性。3.行政部门审核通过后，将申请表和加油凭证提交至财务部门。财务部门根据公司财务制度和本办法规定，对油卡报销进行审批。审批通过后，财务部门将报销款项支付给驾驶员。五、油卡使用监督与检查（一）内部监督1.行政部门定期对油卡使用情况进行检查，包括油卡保管台账记录、加油凭证真实性、车辆油耗情况等。如发现问题，应及时督促相关人员进行整改。2.财务部门定期对油卡充值和报销情况进行审计，核实油卡使用是否符合公司规定和财务制度，防止出现违规操作和财务风险。（二）外部监督1.公司接受内部审计部门和上级主管部门的监督检查，积极配合相关部门对油卡管理情况进行审计和检查工作。2.对于审计和检查中发现的问题，公司应及时制定整改措施，并在规定时间内完成整改。整改情况应及时向上级主管部门报告。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用油卡或超额度使用油卡的。2.将油卡转借他人使用或用于非公司车辆加油的。3.伪造、篡改加油凭证或虚报加油费用的。4.因保管不善导致油卡丢失或被盗用，给公司造成经济损失的。5.其他违反本办法规定的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予警告、批评教育，并责令其限期整改；情节严重的，将按照公司相关规定给予罚款、扣发绩效奖金、解除劳动合同等处理。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。公司将依法追究其法律责任。七、附则（一）解释权本办法由公司行政部门负责解释。（二）修订与废止本办法将根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况的变化适时进行修订。如有与国家法律法规、行业标准相抵触的条款，以国家法律法规、行业标准为准。在新的管