供应发货管理办法

供应发货管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范公司供应发货管理流程，确保物资供应的及时性、准确性和高效性，满足公司生产经营活动的需求，同时保障发货过程的安全与规范，维护公司利益。（二）适用范围本办法适用于公司所有物资供应发货活动，包括原材料、零部件、成品等各类物资从供应商采购入库到发货给客户的全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保供应发货活动合法合规。2.准确性原则：物资信息、发货数量、发货地址等必须准确无误，避免因错误导致的供应中断或客户投诉。3.及时性原则：按照合同约定或生产需求，及时组织物资供应和发货，不得延误。4.安全性原则：在物资运输、存储过程中，采取必要的安全措施，确保物资安全无损。5.成本效益原则：在保证供应发货质量的前提下，合理控制成本，提高运营效率。二、供应管理（一）供应商选择与评估1.供应商筛选标准具有合法经营资质，信誉良好，无不良记录。具备相应的生产能力和技术水平，能够稳定提供符合质量要求的物资。价格合理，具有成本优势，且能提供良好的售后服务。具备良好的环保意识，符合国家环保要求。2.供应商评估流程采购部门收集潜在供应商信息，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资料。对供应商进行实地考察，评估其生产设施、质量管理体系、人员素质等情况。与供应商进行商务谈判，确定合作条款，包括价格、交货期、付款方式等。定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货及时性、售后服务等，根据评估结果决定是否继续合作或调整合作策略。（二）采购合同管理1.合同签订采购部门根据采购需求与选定的供应商签订采购合同，合同内容应明确物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，需经法务部门审核，确保合同合法合规，避免法律风险。2.合同执行与跟踪采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量供应物资。如供应商出现交货延迟、质量问题等违约情况，采购部门应及时采取措施，要求供应商整改或承担违约责任，并将相关情况记录在案。3.合同变更与解除如因市场变化、生产需求调整等原因需要变更采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订变更协议。如出现不可抗力等特殊情况需要解除采购合同，应按照合同约定和相关法律法规办理解除手续，并妥善处理善后事宜。（三）物资验收1.验收标准依据采购合同和相关质量标准，对物资的规格、数量、质量等进行验收。对于重要物资或关键零部件，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。2.验收流程物资到货前，采购部门应通知仓库做好验收准备工作。物资到货时，仓库管理人员会同采购人员按照验收标准进行验收，核对物资的名称、规格、数量、型号等是否与送货单一致，并对物资外观、质量等进行检查。如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，应及时通知采购部门与供应商联系，要求供应商处理。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资按照合同约定进行退货、换货或补货处理。三、发货管理（一）发货计划制定1.依据订单信息：销售部门根据客户订单，及时将订单信息传递给生产部门和供应部门，明确发货品种、数量、交货期等要求。2.考虑库存情况：供应部门结合库存物资数量、规格等情况，制定发货计划，确保能够按时满足客户订单需求。3.与生产部门协调：发货计划应与生产部门的生产进度相协调，避免因生产延误导致发货延迟。如生产进度可能影响发货计划，供应部门应及时与销售部门沟通，协商解决方案。（二）发货流程1.备货仓库管理人员根据发货计划，准备相应物资，并进行核对、清点，确保物资准确无误。对需包装的物资进行妥善包装，确保物资在运输过程中不受损坏。2.发货通知供应部门在发货前向销售部门发送发货通知，告知发货时间、发货单号、物资名称、数量等信息。销售部门收到发货通知后，及时通知客户发货情况，并提供物流单号等查询信息。3.运输安排根据物资性质、运输距离、客户要求等因素，选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。与物流公司签订运输合同，明确运输责任、运输费用、运输时间等条款。安排专人负责跟踪物资运输情况，及时掌握物资运输状态，如出现运输延误、物资损坏等情况，应及时与物流公司沟通协调，采取相应措施解决问题。4.发货确认物资发出后，仓库管理人员及时更新库存台账，并将发货相关信息反馈给供应部门和销售部门。销售部门在收到客户确认收货信息后，及时通知供应部门发货完成情况。（三）发货异常处理1.运输延误如因物流公司原因导致运输延误，供应部门应及时与物流公司沟通，了解延误原因和预计到达时间，并将相关情况告知销售部门和客户，争取客户理解。根据延误情况，协调物流公司采取加快运输、更换运输方式等措施，尽量减少对客户的影响。2.物资损坏运输过程中如发生物资损坏，物流公司应及时通知供应部门和仓库管理人员。供应部门会同仓库管理人员、物流公司对损坏物资进行现场查验，确定损坏原因和责任归属。如属于物流公司责任，由物流公司按照合同约定进行赔偿；如属于供应商责任，供应部门应及时与供应商联系，要求供应商补货或承担相应损失。3.发货错误如发现发货品种、数量、规格等错误，供应部门应立即停止发货，并及时与销售部门和客户沟通，说明情况，协商解决方案。根据错误情况，采取补货、换货、退货等措施，确保客户需求得到满足，并对相关责任人进行调查处理，避免类似错误再次发生。四、库存管理（一）库存分类与规划1.库存分类根据物资的重要性、使用频率、采购周期等因素，将库存物资分为A、B、C三类。A类物资为重要物资，价值高、使用频率高、采购周期长，应重点管理，严格控制库存数量。B类物资为次重要物资，价值和使用频率适中，采购周期适中，管理要求相对较低。C类物资为一般物资，价值低、使用频率低、采购周期短，可采用较为宽松的管理方式。2.库存规划根据物资需求预测和历史数据，结合公司生产经营计划，制定合理的库存规划，确定各类物资的安全库存、最高库存和最低库存水平。定期对库存规划进行评估和调整，确保库存水平既能满足生产经营需求，又能避免库存积压或缺货。（二）库存盘点1.盘点周期定期进行库存盘点，确保库存账实相符。一般情况下，每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点方法采用实地盘点法，对库存物资进行逐一清点、核对，记录实际库存数量、规格、状态等信息。盘点过程中，如发现账实不符情况，应及时查明原因，编制盘点差异报告，并进行相应的账务处理和库存调整。3.盘点结果处理根据盘点结果，对库存管理中存在的问题进行分析总结，提出改进措施，如优化库存管理制度、加强仓库管理、提高物资出入库准确性等。对盘点中发现的盘盈、盘亏物资，按照公司财务制度进行处理，确保财务数据的准确性。（三）库存预警1.预警指标设定根据库存规划和物资采购周期，设定库存预警指标，包括安全库存、最低库存等。当库存数量低于安全库存或达到最低库存时，系统自动发出预警信息。2.预警处理流程供应部门收到库存预警信息后，及时分析库存短缺原因，如采购延迟、生产需求增加等。根据原因采取相应措施，如紧急采购、调整生产计划、协调内部库存调配等，确保库存数量尽快恢复到合理水平。五、信息管理（一）供应发货信息系统建设1.系统功能需求建立涵盖供应商管理、采购合同管理、物资验收、发货管理、库存管理等功能模块的供应发货信息系统，实现信息的集中管理和共享。系统应具备物资信息录入、查询、统计分析、预警提示等功能，方便管理人员实时掌握供应发货情况。2.系统选型与实施根据公司业务需求和实际情况，选择合适的供应发货信息系统软件，并进行系统实施。在系统实施过程中，做好数据迁移、系统培训、系统测试等工作，确保系统顺利上线运行。（二）信息沟通与共享1.内部沟通建立供应部门、销售部门、生产部门、仓库管理部门等相关部门之间的信息沟通机制，定期召开供应发货协调会议，及时通报工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。利用信息系统平台，实现内部信息的实时共享，各部门可根据权限查询和使用相关信息，提高工作效率。2.与供应商沟通采购部门与供应商建立稳定的沟通渠道，及时传递采购需求、合同变更等信息，确保供应商能够准确理解公司要求。定期对供应商进行满意度调查，收集供应商反馈意见，不断改进供应管理工作。3.与客户沟通销售部门与客户保持密切沟通，及时了解客户需求变化和发货反馈信息，为客户提供优质的服务。对于客户提出的问题和投诉，应及时响应并妥善处理，提高客户满意度。六、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对供应发货管理活动进行审计，检查各项管理制度的执行情况、业务流程的合规性、物资采购与发货的真实性和准确性等。对审计中发现的问题，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.日常监督检查供应部门和仓库管理部门应加强对日常工作的自我监督检查，确保物资供应和发货工作规范有序进行。公司管理层定期对供应发货管理工作进行巡查，及时发现和解决存在的问题。（二）考核指标与方法1.考核指标供应及时率：考核供应部门按时完成物资采购和发货任务的比例。物资验收合格率：考核验收部门对物资验收合格的比例。库存准确率：考核库存管理部门库存账实相符的程度。客户满意度：考核销售部门客户对发货服务和物资质量的满意程度。成本控制指标：考核供应部门在采购成本、运输成本等方面的控制情况。2.考核方法采用定