发票管理办法

《发票管理办法一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，防范税务风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的相关管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保发票管理工作合法、合规、有序进行。2.准确及时原则发票开具、取得、记录等信息应准确无误，并按照规定的时间和要求进行处理，保证财务数据的及时性和准确性。3.安全保密原则加强发票及相关资料的安全保管，防止发票丢失、被盗、泄露等情况发生，保护公司商业秘密和财务信息安全。二、发票的种类及适用范围（一）发票种类1.增值税专用发票适用于增值税一般纳税人之间销售货物、提供应税劳务和应税服务开具的发票，购买方可以凭此发票抵扣进项税额。2.增值税普通发票包括折叠票、卷票和电子普通发票，主要用于增值税小规模纳税人以及一般纳税人发生应税销售行为时开具给消费者个人或不能抵扣进项税额的单位。3.机动车销售统一发票专门用于销售机动车（不包括二手车）开具的发票，是购买方办理车辆注册登记的重要凭证。4.二手车销售统一发票二手车交易市场、二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业在销售二手车时开具的发票。（二）适用范围1.销售货物公司销售本企业生产的产品、商品等有形动产，应根据购买方的纳税人资格及实际需求开具相应发票。2.提供应税劳务如加工、修理修配劳务等，按照规定开具发票。3.提供应税服务包括交通运输服务、邮政服务、电信服务、建筑服务、金融服务、现代服务、生活服务等，根据不同服务项目及客户要求开具发票。4.其他经营活动如出租不动产、转让无形资产等，按照相关税收法规开具发票。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.填写发票时，项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖发票专用章；按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。4.公司不得虚开发票，不得为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，不得介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。（二）开具流程1.业务部门根据实际业务情况填写发票开具申请单，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等信息。2.申请单经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门收到申请单后，核对相关业务信息与合同、订单等资料是否一致，确认无误后安排开具发票。4.发票开具人员按照规定的格式和要求，通过开票系统开具发票，并将发票联和抵扣联交给业务部门。5.业务部门负责将发票及时送达客户，并做好签收记录。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，可以开具红字发票。2.开具红字发票前，由业务部门填写红字发票开具申请单，说明开具红字发票的原因及相关情况，并提交原蓝字发票的发票联和抵扣联（无法退回的应提供相应证明）。3.财务部门审核申请单及相关资料后，在开票系统中开具红字发票信息表，并将信息表编号提供给销售方。4.销售方根据红字发票信息表编号开具红字发票，红字发票应与信息表一一对应。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买货物、接受劳务或服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规及发票管理规定，发票内容应真实、完整、准确。2.取得发票时，应仔细核对发票的基本信息，包括发票名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额、发票专用章等，确保发票信息与实际交易相符。3.不得取得虚开发票，不得要求销售方开具与实际交易不符的发票。（二）取得流程1.业务部门在采购货物、接受劳务或服务时，应主动向销售方索取发票，并在合同或协议中明确约定发票的开具要求和交付时间。2.取得发票后，业务部门应及时将发票传递给财务部门。传递过程中，应确保发票的完整性和安全性，避免发票丢失、损坏等情况发生。3.财务部门收到发票后，按照发票管理要求进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性等。审核无误后，办理相关入账手续。4.对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知业务部门与销售方联系，要求对方重新开具或补充相关证明材料。如因特殊原因无法重新取得发票的，应按照公司相关规定进行处理。（三）发票的审核要点1.发票真伪通过国家税务总局全国增值税发票查验平台（）或当地税务机关指定的其他方式查验发票真伪，确保取得的发票为真实有效的发票。2.发票内容发票上的购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额、发票专用章等内容应与实际交易相符，不得有涂改、伪造等情况。3.发票开具规范发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。发票专用章应清晰、完整，与销售方名称一致。4.发票备注栏对于一些特殊业务，如建筑服务、货物运输服务、销售不动产等，发票备注栏应按照规定填写相关信息，如项目名称、地址、运输工具信息等。五、发票的保管（一）保管要求1.公司应建立健全发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作，确保发票的安全存放。2.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗、防潮的场所，避免发票受潮、发霉、丢失、被盗等情况发生。3.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。4.发票保管人员应定期对发票进行盘点，确保账实相符。发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告财务部门负责人，并按照规定向税务机关报告。（二）保管方式1.纸质发票设立专门的发票档案室或保险柜，将纸质发票按照发票种类、号码顺序进行分类存放，并建立发票台账，详细记录发票的取得、开具、使用、作废、保管等情况。2.电子发票对于电子发票，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质中，如硬盘、光盘等。同时，建立电子发票档案管理系统，对电子发票的相关信息进行分类、整理、存储和查询，确保电子发票的安全性和可追溯性。六、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票仅限在本公司生产经营活动中按照规定用途使用，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）使用登记财务部门应建立发票使用登记制度，对发票的领用、开具、作废、红冲等情况进行详细记录。发票使用登记台账应包括发票号码、开具日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额、用途等内容。（三）发票作废与红冲1.发票作废开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，且符合发票作废条件的，应及时作废发票。发票作废时，应在纸质发票各联次上注明“作废”字样，并全联次留存。同时，在开票系统中进行作废操作，并将作废发票的相关信息在发票使用登记台账中进行记录。2.发票红冲如发生需要开具红字发票的情形，应按照规定的程序开具红字发票。红字发票开具后，应将红字发票的相关信息在发票使用登记台账中进行记录，并与原蓝字发票的相关信息进行对应。七、税务风险管理（一）风险识别与评估1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行自查，识别发票管理过程中可能存在的税务风险，如发票开具不规范、取得虚开发票、发票丢失等。2.对识别出的税务风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的税务风险，制定相应的风险应对措施。对于低风险事项，可采取加强内部管理、完善相关制度等措施进行防范；对于高风险事项，应及时采取整改措施，并向税务机关报告，积极配合税务机关进行调查处理。2.加强与税务机关的沟通与协调，及时了解税收政策法规的变化，确保公司发票管理工作符合税务机关的要求。3.定期组织公司员工进行发票管理及税务风险培训，提高员工的税务风险意识和业务水平，避免因员工操作不当导致税务风险的发生。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对公司发票管理情况进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况、发票开具与取得的真实性和合法性、发票保管的安全性等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。