监理章管理办法

监理章管理办法一、总则（一）目的为加强公司监理章的管理，规范监理章的使用行为，确保公司监理业务的正常开展，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及所有涉及使用监理章的项目组、个人。（三）基本原则1.严格审批原则：监理章的使用必须经过严格的审批流程，确保用章行为合法、合规、合理。2.专人保管原则：监理章由专人负责保管，明确保管人员的职责和权限。3.登记备案原则：对监理章的使用情况进行详细登记备案，以便追溯和查询。二、监理章的定义与种类（一）定义监理章是公司在监理业务活动中，用于证明监理工作合法性、有效性的印章。（二）种类1.公司行政监理章：用于公司对外发布的监理文件、报告、通知等正式公文。2.项目专用监理章：用于特定监理项目的文件签署、资料确认等，仅限在该项目范围内使用。三、监理章的刻制与启用（一）刻制1.公司行政监理章由公司办公室统一负责刻制，刻制时须选择具有合法资质的印章制作单位。2.项目专用监理章由项目负责人提出申请，经公司相关部门审核批准后，由公司办公室按照规定刻制。（二）启用1.监理章刻制完成后，由公司办公室负责办理启用手续。启用前，应对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保无误。2.启用时，应填写《监理章启用登记表》，详细记录印章启用日期、启用范围、保管人等信息。四、监理章的保管（一）保管人员1.公司行政监理章由公司办公室指定专人保管。2.项目专用监理章由项目负责人指定专人保管，保管人员须为公司正式员工。（二）保管要求1.保管人员应妥善保管监理章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.监理章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的防盗、防火、防潮措施。3.保管人员不得擅自将监理章转借他人使用，不得在未经批准的情况下携带印章外出。（三）交接手续1.保管人员因工作调动、离职等原因需要交接监理章时，应办理严格的交接手续。2.交接时，双方应在《监理章交接登记表》上签字确认，详细记录交接时间、印章名称、数量、完好情况等信息。五、监理章的使用（一）使用范围1.公司行政监理章的使用范围包括：对外报送的监理规划、监理细则、监理月报、监理总结等文件。与建设单位、施工单位、设计单位等相关方签订的监理合同、补充协议等。以公司名义发布的监理通知、函件等。其他需要加盖公司行政监理章的文件。2.项目专用监理章的使用范围仅限于该项目范围内的文件签署、资料确认等，如：项目监理机构发出的工程指令、整改通知等。项目监理机构对施工单位提交的工程资料、文件的审核确认。其他与该项目监理工作相关的文件签署。（二）使用流程1.填写《监理章使用申请表》：使用人需详细填写申请表，注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章范围等信息。2.审批：申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于涉及重要事项或金额较大的用章申请，需报公司总经理审批。3.用章：审批通过后，保管人员根据申请表内容，在指定位置加盖监理章，并对用章情况进行登记。4.登记备案：使用人在用章后，应及时将《监理章使用申请表》交公司办公室进行登记备案，以便日后查询和统计。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、资料不得加盖监理章。2.涉及违法违规、损害公司利益的文件不得加盖监理章。3.空白纸张、空白表格等不得加盖监理章。六、监理章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、项目结束等原因，不再使用监理章时，应及时办理停用手续。2.停用的监理章应由保管人员填写《监理章停用申请表》，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，公司办公室负责收回停用的监理章，并进行封存。（二）销毁1.对于已停用且不再使用价值的监理章，由公司办公室负责组织销毁。2.销毁时，应填写《监理章销毁登记表》，详细记录销毁时间、印章名称、数量、销毁方式等信息。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用。销毁过程应有两人以上在场监督，并在登记表上签字确认。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室负责定期对监理章的保管、使用情况进行监督检查，确保监理章的管理符合本办法规定。2.监督检查内容包括：印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记备案是否及时准确等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改，并跟踪整改情况。（二）责任追究1.对于违反本办法规定使用监理章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。2.因违反本办法规定给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。3.保管人员因保管不善导致监理章被盗用、丢失或损坏的，应承担相应的赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则（