手签章管理办法

手签章管理办法一、总则（一）目的为规范公司手签章的管理，确保手签章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在与公司业务相关活动中对手签章的使用和管理。（三）定义1.手签章：指公司经法定程序刻制的，代表公司意志，具有特定法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.使用部门：指公司内部具体负责某项业务，需要使用手签章办理相关事务的部门。3.保管人：指被指定负责保管手签章，并按照本办法规定对手签章进行日常管理和使用的人员。（四）基本原则1.依法依规原则：手签章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法合规。2.专人专管原则：每枚手签章必须指定专人负责保管，明确保管人的职责和权限，不得擅自委托他人代管。3.审批使用原则：手签章的使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。4.安全保密原则：加强对手签章的安全防护，确保手签章存放安全，防止被盗用、冒用、丢失等情况发生。同时，严格控制手签章使用信息的知悉范围，做好保密工作。二、手签章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制手签章的部门，应填写《手签章刻制申请表》，详细说明刻制手签章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司行政部门。2.行政部门对刻制申请进行审核，重点审核申请理由是否充分、手签章名称和用途是否符合公司规定等。审核通过后，报公司分管领导审批。（二）刻制流程1.经公司分管领导审批同意后，行政部门负责统一联系具有合法资质的印章刻制单位进行手签章的刻制。2.刻制单位应严格按照公司提供的样式、规格和要求进行刻制，并在刻制完成后，将手签章及印模交付公司行政部门。3.行政部门对手签章及印模进行验收，检查手签章的外观、材质、尺寸等是否符合要求，印模是否清晰、完整。验收合格后，填写《手签章验收单》，由行政部门负责人、验收人签字确认。（三）启用登记1.手签章验收合格后，行政部门负责填写《手签章启用登记表》，详细记录手签章的名称、启用日期、保管人等信息。2.《手签章启用登记表》经行政部门负责人签字后，加盖公司公章，并留存一份作为手签章管理档案。3.行政部门将启用后的手签章交付保管人，并办理交接手续。交接双方应在《手签章交接清单》上签字确认，明确手签章的名称、数量、交接时间等信息。三、手签章的保管（一）保管人员职责1.负责手签章的日常保管，确保手签章存放安全，未经批准不得擅自将手签章带出办公区域。2.严格按照本办法规定的审批流程使用手签章，对每次使用情况进行详细登记，留存相关使用凭证。3.定期对手签章进行检查，如发现手签章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行处理。4.如因工作变动等原因不再负责手签章保管时，应及时将手签章交回行政部门，并办理交接手续。（二）保管方式1.手签章应存放在专门的保险柜或保险箱内，并设置密码锁。密码应严格保密，不得告知他人。2.保险柜或保险箱应放置在安全可靠的位置，如公司办公室的机要室或财务室等。存放手签章的房间应安装监控设备，确保24小时监控。3.对于重要的手签章，如公司公章、法定代表人章等，应实行双人保管制度。即由两名保管人员分别持有保险柜或保险箱的钥匙，使用时需两人同时在场开启。（三）保管场所安全要求1.保管手签章的场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保手签章不受损坏或丢失。2.定期对保管场所进行安全检查，如检查保险柜或保险箱的锁具是否完好、监控设备是否正常运行等。发现安全隐患应及时整改，确保保管场所安全可靠。四、手签章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的各类文件、合同、协议、证明等的签署，代表公司的正式意思表示。2.合同专用章：专门用于公司签订各类合同、协议等经济业务文件，具有特定的法律效力。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、票据开具等财务相关业务，是公司财务管理的重要印章。4.法定代表人章：用于公司法定代表人在特定文件、合同等上的签署，代表法定代表人的个人意志。（二）使用审批流程1.填写《手签章使用申请表》：使用部门在使用手签章前，应填写《手签章使用申请表》，详细说明使用手签章的事项、内容、用途、使用时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.部门负责人审核：部门负责人对手签章使用申请进行审核，重点审核使用事项是否符合公司业务规定、申请内容是否真实准确等。审核通过后，签字确认。3.相关部门会签（如有需要）：对于涉及多个部门的业务事项，需相关部门进行会签。会签部门应在《手签章使用申请表》上签字确认，表明对使用事项的意见和态度。4.分管领导审批：经部门负责人审核和相关部门会签后，《手签章使用申请表》报公司分管领导审批。分管领导根据公司业务规定和实际情况，对手签章使用申请进行审批，决定是否同意使用手签章。5.行政部门备案：经公司分管领导审批同意后，使用部门将《手签章使用申请表》提交至行政部门备案。行政部门留存申请表复印件，作为手签章使用管理档案的一部分。（三）使用登记1.保管人在使用手签章前，应仔细核对《手签章使用申请表》上的审批意见和使用内容，确保使用事项符合规定。2.使用手签章时，保管人应在《手签章使用登记簿》上详细记录使用日期、使用部门、使用事项、手签章名称、使用人等信息，并由使用人签字确认。3.使用完毕后，保管人应及时将手签章放回保险柜或保险箱，并妥善保管相关使用凭证，如文件、合同等的原件或复印件。（四）特殊情况使用规定1.紧急情况下，如因不可抗力等原因无法按照正常审批流程使用手签章时，使用部门应及时向公司分管领导报告，并说明情况。经公司分管领导同意后，可先行使用手签章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及金额较大、风险较高的业务事项，如重大合同签订、大额资金支付等，除按照正常审批流程外，还应进行专项风险评估，并报公司管理层审批。五、手签章的停用与销毁（一）停用情形1.手签章因磨损、损坏等原因无法正常使用的。2.公司名称变更、业务调整等原因，导致手签章不再使用的。3.手签章遗失、被盗用、冒用等情况，经公司研究决定停用的。（二）停用申请与审批1.当出现手签章停用情形时，保管人应及时填写《手签章停用申请表》，详细说明停用原因、手签章名称等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对手签章停用申请进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。3.经公司分管领导审批同意后，行政部门负责通知相关部门和人员，停止使用该手签章。（三）销毁程序1.对于停用的手签章，行政部门应组织专人进行销毁。销毁前，应确保手签章上的所有信息已被清除，无法恢复。2.销毁过程应进行全程记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、手签章名称及数量等。记录应形成书面文件，并由参与销毁人员签字确认。3.销毁完成后，行政部门应填写《手签章销毁登记表》，详细记录手签章的销毁情况，并将销毁记录作为手签章管理档案的一部分进行留存。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对手签章的管理情况进行审计监督，检查手签章的刻制、使用、保管等环节是否符合本办法规定。2.审计部门应重点审查手签章使用的审批流程是否规范、使用登记是否完整、保管是否安全等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）日常检查1.行政部门负责对手签章的保管和使用情况进行日常检查，不定期抽查保管场所的安全状况、手签章的使用登记记录等。2.检查人员应认真填写《手签章检查记录表》，记录检查时间、检查内容、发现问题及整改情况等信息。对于检查中发现的问题，应及时要求保管人或使用部门进行整改。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用、保管手签章的行为，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分。情节严重的，将依