华为印章管理办法

华为印章管理办法一、总则（一）目的为加强华为公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于华为公司总部及各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章定义本办法所指印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等具有法律效力或代表公司特定用途的印章。（四）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯、可监控。3.规范性原则：严格规范印章的申请、审批、使用、保管等流程。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批。（二）刻制流程1.经审批同意后，由行政部门统一安排印章刻制工作。2.行政部门应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。（三）启用备案1.印章验收合格后，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息。2.《印章启用申请表》经相关领导审批后，由行政部门负责在公司内部发布印章启用通知，并将印章启用情况报公司档案管理部门备案。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人保管。2.部门章、业务专用章由各部门指定专人保管。3.印章保管人应签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得擅自将印章交他人保管或带出办公区域。3.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外发布重要文件、签订合同、办理重要事项等。2.合同专用章主要用于签订各类合同。3.财务专用章主要用于财务结算、票据开具等。4.法定代表人章主要用于特定的财务、法律文件等。5.部门章主要用于本部门内部文件、通知等的发布。6.业务专用章主要用于特定业务领域的文件、协议等。（二）使用申请1.需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，涉及重大事项的还需报公司分管领导或法定代表人审批。（三）用印审批1.印章保管人应对《印章使用申请表》进行审核，确保用印事项符合规定。2.审核通过后，印章保管人应按照审批意见进行用印，并在《印章使用登记表》上登记用印情况。（四）用印要求1.用印应在公司内部进行，不得在空白纸张、介绍信等上加盖印章。2.用印文件应符合公司相关规定，内容完整、准确、清晰。3.印章应加盖在文件规定的位置，确保印迹清晰、端正。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、丢失或被盗的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用申请印章保管人应填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息，并报行政部门审核。（三）停用通知行政部门审核通过后，应及时发布印章停用通知，告知公司内部各部门。（四）销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应组织专人进行销毁。2.销毁印章时，应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况。2.印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节的合规性。3.印章使用登记记录的完整性和准确性。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。3.对于违反印章管理制度的行为，公司将按照相关规定追究责任人员