分行印章管理办法

分行印章管理办法一、总则（一）目的为加强分行印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障分行各项业务的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于分行本部及所属各分支机构的各类印章管理。（三）印章种类1.行政公章：包括分行公章、分行党委印章等，用于对外行文、签署合同、证明文件等重要事项。2.业务专用章：如财务专用章、合同专用章、汇票专用章、信用证专用章等，用于特定业务领域的文件签署和证明。3.部门印章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等。4.其他印章：如法定代表人章、个人名章等，根据具体业务需求使用。（四）管理原则1.依法合规原则：印章管理必须严格遵守国家法律法规和行业监管要求。2.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。3.审批用印原则：所有印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。4.登记备案原则：建立印章使用登记制度，对印章使用情况进行详细记录，并定期备案。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，报分行办公室或相关管理部门审批。（二）审批流程1.分行办公室或相关管理部门收到《印章刻制申请表》后，对申请事项进行审核。2.审核内容包括印章必要性、名称规范性、使用范围合理性等。3.经审核同意后，报分行领导审批。（三）刻制与备案1.经分行领导批准后，由分行办公室统一安排印章刻制。2.印章刻制完成后，必须在公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制，并将印章印模报公安机关备案。3.同时，将印章印模及相关信息在分行内部进行登记备案，包括印章名称、规格、启用日期、保管人等。（四）启用1.印章刻制完成并备案后，由分行办公室或相关管理部门发布印章启用通知。2.通知内容包括印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息。3.各部门收到启用通知后，方可正式启用印章。三、印章的保管（一）保管人员1.分行行政公章由分行办公室指定专人保管。2.业务专用章由相关业务部门指定专人保管。3.部门印章由各部门负责人指定专人保管。4.法定代表人章、个人名章等由本人或授权专人保管。（二）保管要求1.印章保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人员不得擅自将印章交他人保管或带出办公区域。4.如因工作需要暂时离开岗位，应将印章妥善保管或委托他人代管，并办理交接手续。（三）交接手续1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要更换时，必须办理严格的交接手续。2.交接内容包括印章实物、使用登记台账、相关文件资料等。3.交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并经部门负责人或相关管理部门审核。四、印章的使用（一）使用范围1.行政公章用于分行对外的正式文件、报告、合同、协议、证明等。2.业务专用章用于特定业务领域的文件签署和证明，如财务结算、业务合同、票据等。3.部门印章用于部门内部的文件、通知、报表等。4.其他印章根据具体业务需求使用。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审批：《印章使用申请表》需经部门负责人审核签字后，根据用印事项的性质和重要程度，报分行领导或相关管理部门审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项由分行领导审批；涉及重大经济合同、法律文件等需经法律合规部门审核后报分行领导审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人员凭《印章使用申请表》在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上进行详细登记，包括用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记备案：印章使用登记台账应定期进行整理和归档，作为印章管理的重要资料保存。同时，应将印章使用情况定期向分行办公室或相关管理部门备案。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况无法事先履行审批手续时，印章使用部门或个人应电话或口头向审批人报告，经同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大经济损失、法律纠纷等紧急且重要的事项，应在第一时间向分行领导报告，并按照领导指示进行处理。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由相关部门或机构填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、规格等信息。2.《印章停用申请表》经部门负责人审核签字后，报分行办公室或相关管理部门审批。3.经审批同意后，分行办公室或相关管理部门发布印章停用通知，并收回印章。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，以防止印章被盗用或滥用。2.销毁印章时，必须由分行办公室或相关管理部门指定专人负责监销，确保印章销毁彻底。3.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁后，监销人员应在《印章销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报分行办公室或相关管理部门备案。六、监督与检查（一）监督部门分行办公室负责对全行印章管理工作进行统一监督和指导。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章刻制、保管、使用、停用与销毁等环节。2.印章使用登记台账的记录情况，是否真实、准确、完整。3.印章保管人员的履职情况，是否严格遵守印章管理规定。（三）检查方式1.定期检查：分行办公室定期对各部门印章管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：分行办公室根据工作需要，不定期对部分部门的印章使用情况进行抽查。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，分行办公室应及时下达《印章管理问题整改通知书》，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告分行办公室。分行办公室对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。七、责任追究（一）违规行为1.未经批准擅自刻制、使用印章。2.超越印章使用范围使用印章。3.未按规定保管印章，导致印章被盗用、丢失或损坏。4.伪造、变造印章或擅自更改印章内容。5.未按规定进行印章使用登记或登记不实。6.其他违反印章管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违反印章管理规定的行为，分行将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给分行造成经济损失或声誉损害的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。八