分散采购管理办法

分散采购管理办法一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的分散采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强内部控制，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门、各分支机构及所属单位（以下统称“各部门”）所实施的分散采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部的各项规章制度，确保采购活动合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分运用各种采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，采购结果应公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购全过程的监督和管理，防范采购风险。（四）职责分工1.采购部门负责制定和执行分散采购计划，组织实施采购活动。负责供应商的开发、选择、评估和管理。负责采购合同的起草、签订、履行和管理。负责采购项目的验收工作。2.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的供应商选择、合同谈判等工作。负责采购项目的使用和验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。负责对采购项目的费用进行核算和支付。参与采购项目的合同审核和付款审批工作。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购活动的合规性和效益性。对采购项目的预算执行情况、合同履行情况等进行审计。5.其他部门根据各自职责，配合采购部门做好相关采购工作，提供必要的支持和协助。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.各部门应根据本部门的工作需要和业务发展规划，提前向采购部门申报采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.采购需求申报应填写《采购需求申报表》，经部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到各部门提交的《采购需求申报表》后，应进行汇总和分析，结合公司/组织的采购预算和库存情况，编制分散采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等内容。采购计划应经采购部门负责人审核签字后报公司/组织领导审批。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务需求调整等原因需要对采购计划进行调整的，采购部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整的原因、内容和影响，并经相关部门负责人审核签字后报公司/组织领导审批。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，并按照调整后的采购计划组织实施采购活动。三、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到[X]万元以上的；工程采购项目单项采购金额达到[X]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关法律法规和公司/组织内部的招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[X]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[X]家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判和确定成交供应商等工作。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关部门进行论证，填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、供应商名称、采购内容、预算金额等内容，并经公司/组织领导审批。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，制定询价文件，确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书让其报价，组织对报价进行评审和确定成交供应商等工作。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司/组织的采购需求和供应商选择标准，通过多种渠道开发供应商。供应商开发渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.采购部门应对开发的供应商进行初步调查和评估，了解其基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，并填写《供应商基本情况调查表》。（二）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，从已开发的供应商中选择合适的供应商参加采购活动。供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.采购部门应组织相关部门对供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、业绩、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评审结束后，采购部门应填写《供应商评审报告》，记录评审过程和结果，并提出推荐意见。3.采购部门应根据供应商评审结果，确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。（三）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应组织相关部门对供应商进行评估，评估结束后，采购部门应填写《供应商评估报告》，记录评估过程和结果，并提出改进建议。3.根据供应商评估结果，采购部门应对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）供应商淘汰1.如供应商出现下列情形之一的，采购部门应及时将其淘汰：提供的产品质量不合格，且经整改后仍不符合要求的；未按照合同约定的交货期交货，且影响公司/组织正常生产经营的；价格过高，且无合理理由的；售后服务不到位，且经多次沟通仍未改善的；存在其他严重违约行为的。2.采购部门应填写《供应商淘汰申请表》，说明淘汰供应商的原因和依据，并经公司/组织领导审批。供应商淘汰后，采购部门应及时通知相关部门，并停止与其合作。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由采购部门负责人审核签字后，报公司/组织领导审批。审批通过后，采购部门应加盖公司/组织公章，并与供应商签订合同。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时向供应商支付货款。支付货款前，采购部门应审核供应商提交的发票、送货单、验收报告等相关凭证，并填写《付款申请表》，经相关部门负责人审核签字后，报公司/组织领导审批。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量交付货物或提供服务。采购部门应及时跟踪供应商的合同履行情况，如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并承担相应的违约责任。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、业务需求调整等原因需要对合同进行变更的，采购部门应及时填写《合同变更申请表》，说明变更的原因、内容和影响，并经相关部门负责人审核签字后报公司/组织领导审批。2.合同变更后，采购部门应及时与供应商签订补充协议或变更协议，并按照变更后的合同履行相关义务。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购部门应及时组织相关部门对合同进行验收，并填写《合同验收报告》。验收合格后，采购合同终止。2.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法继续履行的，采购部门应及时与供应商协商解除合同，并办理相关手续。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购部门应根据采购合同的约定和相关法律法规、行业标准，制定采购项目的验收标准。验收标准应明确采购项目的规格、数量、质量、性能等方面的要求。2.采购项目的验收标准应在采购合同中明确约定，并作为采购合同的附件。（二）验收程序1.采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门和相关部门组成验收小组进行验收。验收小组应由采购部门、需求部门、质量部门、使用部门等人员组成。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行验收，验收内容包括采购项目的规格、数量、质量、性能、外观等方面。验收结束后，验收小组应填写《采购项目验收报告》，记录验收过程和结果，并提出验收意见。3.如采购项目验收合格，验收小组应在《采购项目验收报告》上签字确认；如采购项目验收不合格，验收小组应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以整改或退换货，并承担相应的违约责任。（三）验收结果处理1.采购项目验收合格后，采购部门应及时办理入库手续，并将相关凭证提交给财务部门进行账务处理。2.采购项目验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，并可通过法律途径解决。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、价格风险、验收风险等。2.采购部门应建立采购风险识别清单，记录识别出的风险因素及其可能产生的影响。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别清单，对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.采购部门应采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级。（三）风险应对1.采购部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险因素，采购部门应采取风险规避措施，如调整采购计划、更换供应商等；对于中风险因素，采购部门应采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款等；对于低风险因素，采购部门可采取风险接受措施，如加强监控和预警等。（四）风险监控1.采购部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现和处理风险事件。2.采购部门应定期向上级领导汇报采购风险监控情况，提出风险应对建议和措施。八、监督与考核（一）监督检查1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购活动的合规性和效益性。审计内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商的管理、采购合同的签订和履行、采购验收等方面。2.采购部门应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。采购部门应定期向上级领导汇报采购活动的开展情况和存在的问题。（二）考核评价1.公司/组织应建立采购工