关于资料管理办法

关于资料管理办法一、总则（一）目的为了加强公司资料管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高公司运营效率和管理水平，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中产生、使用、存储、传递和销毁的各类资料。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应严格遵守国家法律法规以及行业相关标准要求。2.完整性原则：确保各类资料不遗漏、不缺失，全面覆盖公司运营的各个环节。3.准确性原则：资料内容应真实、准确，与实际情况相符。4.安全性原则：采取有效措施保障资料的存储安全，防止资料泄露、损坏或丢失。5.可追溯性原则：能够清晰追溯资料的产生、流转、使用和处置过程。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政办公类：包括公司规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政文件、人事档案等。2.财务类：涵盖财务报表、会计凭证、税务资料、预算文件等。3.业务类：根据公司业务范围进一步细分，如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等。4.技术类：包含技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.其他类：上述类别未涵盖的其他资料。（二）编号规则1.资料编号采用[分类代码（2位）+年份（4位）+顺序号（4位）]的格式。2.分类代码：按照上述资料分类确定，如行政办公类为“XG”，财务类为“CW”等。3.年份：资料产生的年份，如2023年表示为“2023”。4.顺序号：同一类别、同一年份资料的流水编号，从0001开始递增。三、资料的产生与收集（一）职责分工1.各部门负责本部门业务范围内资料的产生和收集工作，并指定专人负责资料管理。2.涉及多个部门的资料，由牵头部门负责组织相关部门共同完成资料的收集。（二）产生要求1.员工在工作过程中应及时、准确地记录和整理相关资料，确保资料的真实性和完整性。2.资料的内容应清晰、规范，符合公司内部管理要求和行业标准。（三）收集流程1.资料产生后，由资料产生人或部门按照规定进行初步整理，填写资料清单。2.将整理好的资料及清单提交给本部门资料管理人员。3.部门资料管理人员对资料进行审核，确保资料符合要求后，统一登记造册，并按照编号规则进行编号。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料：设立专门的纸质资料档案室，按照类别和编号顺序进行存放。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子资料：建立电子资料存储服务器，划分不同的存储区域，按照资料分类进行文件夹设置，并根据编号规则命名文件夹和文件。同时，定期对电子资料进行备份，备份存储介质应异地存放。（二）保管要求1.资料管理人员应定期对资料进行清查盘点，确保资料的数量、完整性与登记记录一致。2.对于重要资料，应采取加密存储、访问权限控制等措施，防止资料泄露。3.纸质资料应保持整洁，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或更换。4.电子资料应定期进行病毒查杀和系统维护，确保数据的安全性和可用性。五、资料的使用与借阅（一）使用权限1.公司员工根据工作需要，在其职责范围内有权查阅和使用相关资料。2.涉及公司机密的资料，应严格按照公司保密制度规定的权限进行使用。（二）借阅流程1.内部借阅：员工因工作需要借阅资料时，需填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。经所在部门负责人审批后，到资料管理人员处办理借阅手续。资料管理人员应在借阅登记表上记录借阅情况，并将资料提供给借阅人。2.外部借阅：因特殊原因需要将资料借给外部单位或个人时，除填写《资料借阅申请表》外，还需经公司分管领导审批。借阅人应与公司签订保密协议，并按照规定的期限和要求归还资料。（三）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前归还所借资料。如需延期归还，应提前办理续借手续。2.资料管理人员在接收归还资料时，应认真核对资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。六、资料的传递与共享（一）传递方式1.纸质资料传递：通过专人送达、邮寄等方式进行传递。传递过程中应确保资料的安全，避免丢失或损坏。2.电子资料传递：利用公司内部网络、电子邮件等方式进行传递。重要电子资料传递时，应采用加密传输方式，并要求接收方进行确认。（二）共享范围与权限1.根据工作需要，确定资料的共享范围和共享人员名单。2.共享资料应设置不同的访问权限，如只读、可编辑等，确保资料的安全性和使用的规范性。（三）共享流程1.资料管理人员根据共享需求，将资料添加到共享文件夹或设置共享权限，并通知相关共享人员。2.共享人员通过公司内部网络或指定的共享平台访问共享资料，并按照规定的权限进行使用。七、资料的保密管理（一）保密制度1.公司制定严格的保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要资料，应进行严格保密管理。（二）保密措施1.对接触保密资料的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.在资料存储、使用、传递过程中，采取加密、访问控制、物理隔离等保密技术措施。3.严格限制保密资料的知悉范围，严禁无关人员接触保密资料。（三）监督与检查1.公司定期对保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，按照公司规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。八、资料的销毁（一）销毁条件1.资料已超过保存期限，且无继续保存价值。2.资料所涉及的事项已完成，且不再需要留存。3.资料因其他原因需要销毁，如资料内容错误、重复等。（二）销毁流程1.资料管理人员定期对需要销毁的资料进行清理，填写《资料销毁申请表》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.经部门负责人审核、公司分管领导审批后，由资料管理人员组织实施销毁。3.销毁纸质资料时，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录。销毁电子资料时，应采用数据擦除等技术手段进行处理，并保留相关记录。（三）监督与记录1.销毁过程应由专人监督，确保销毁工作符合规定要求。2.销毁记录应包括销毁时间、地点、资料名称、编号、数量、销毁方式、监督人员等信息，保存期限不少于[X]年。九、资料管理的监督与考核（一）监督机制1.公司设立资料管理监督小组，定期对各部门资料管理工作进行检查和评估。2.监督小组应重点检查资料的完整性、准确性、安全性、可追溯性以及资料管理制度的执行情况。（二）考核办法1.制定资料管理考核指标体系，对各部门资料管理工作进行量化考核。2.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对资料管理工