关于公章管理办法

关于公章管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、子公司。（三）定义本办法所称公章，是指公司法定名称章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等具有法律效力的印章。（四）基本原则1.依法合规原则：公章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.谨慎使用原则：严格控制公章使用范围，确保公章使用的安全性和严肃性。3.登记备案原则：对公章的刻制、启用、变更、注销等情况进行详细登记备案。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，按照国家相关规定办理刻章手续。2.刻制公章必须选择具有合法资质的刻章单位，并签订刻章合同，明确双方权利义务。3.刻章单位应严格按照公安部门规定的式样、规格、材质进行刻制，确保公章质量。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，方可启用。2.《公章启用申请表》应详细记录公章名称、规格、材质、启用日期、使用范围等信息，并留存备案。3.公章启用时，行政部门应将启用日期、使用范围等信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部公告栏进行公示。三、公章的保管（一）保管部门1.公司法定名称章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等分别由行政部门、合同管理部门、财务部门、税务部门指定专人保管。2.各部门应明确公章保管责任人，并报行政部门备案。（二）保管要求1.公章保管责任人应妥善保管公章，确保公章安全，不得将公章转借他人或带出办公区域。2.公章应存放在安全可靠的保险柜或其他安全设施内，并设置密码或钥匙进行双重管理。3.公章保管责任人因特殊原因需要临时离岗时，应将公章移交其他指定人员代管，并办理交接手续。（三）交接手续1.公章保管责任人变更时，应填写《公章交接登记表》，详细记录交接时间、交接双方姓名、公章名称、规格、材质等信息，并由交接双方签字确认。2.《公章交接登记表》应一式两份，交接双方各执一份，行政部门留存一份备案。四、公章的使用（一）使用范围1.公司法定名称章用于公司对外文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章用于公司对外签订合同、协议等法律文件。3.财务专用章用于公司财务收支、银行结算等相关业务。4.发票专用章用于公司开具发票。（二）使用流程1.用章申请：使用部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报公司法定代表人或其授权人审批。3.用章登记：公章保管责任人根据审批后的《公章使用申请表》进行用章登记，记录用章时间、用章文件名称、用章份数、用章人等信息。4.用章：公章保管责任人在用章时，应认真核对用章文件内容，确保用章内容与审批内容一致。用章后，应在文件上加盖公章，并在《公章使用申请表》上注明用章情况。5.归还：用章完毕后，用章人应及时将公章归还保管责任人，并在《公章使用申请表》上签字确认。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法履行正常用章审批手续时，用章人应电话请示公司法定代表人或其授权人同意后先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件用章时，公司法定代表人或其授权人应亲自审核签字。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用公章时，由行政部门填写《公章停用申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，方可停用。2.《公章停用申请表》应详细记录公章名称、规格、材质、停用日期等信息，并留存备案。3.公章停用后，行政部门应及时通知公司各部门，并在公司内部公告栏进行公示。（二）销毁1.停用的公章应及时进行销毁，由行政部门会同相关部门共同进行。2.销毁公章时，应填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息，并由销毁人员签字确认。3.《公章销毁登记表》应一式两份，行政部门和相关部门各执一份留存备案。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章保管情况，包括是否存放在安全可靠的设施内、是否设置密码或钥匙进行双重管理等。2.公章使用情况，包括是否按照规定流程使用、是否存在超范围使用等。3.公章登记备案情况，包括公章的刻制、启用、变更、注销等是否进行详细登记备案。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.对于因公章保管不善导致公章丢失、被盗用等情况，给公司造成经济损失或不良影响的，公司将追究保管责任人的赔偿责任；情节