安保公司档案员资质规定

安保公司档案员资质规定

一、总则本规定旨在明确安保公司档案员应具备的资质条件，确保档案管理工作的专业性、准确性和高效性，以适应公司业务发展和规范化管理的需求。通过规范档案员资质，提升档案管理水平，为公司决策、业务运营及客户服务提供有力的信息支持，同时贯彻公司“专业、负责、高效、创新”的企业文化，践行“以客户为中心，保障安全与稳定”的经营理念。二、适用范围本规定适用于安保公司所有从事档案管理工作的人员，包括但不限于公司总部及各分支机构、项目驻地负责档案收集、整理、存储、利用等工作的专职或兼职档案员。同时，对于与公司档案管理工作相关的外部合作单位人员涉及档案操作环节时，也需参照本规定执行。三、组织架构与职责分工（一）组织架构公司设立档案管理中心，作为档案管理工作的核心部门，负责统筹规划、指导监督公司整体档案管理工作。档案管理中心直属公司行政管理层领导，与其他业务部门保持密切协作与沟通。在各分支机构及项目驻地，根据实际业务规模和档案管理需求，设置档案管理岗位，接受档案管理中心的业务指导和监督。（二）职责分工1.档案管理中心职责-制定和完善公司档案管理制度、流程及标准，并确保其有效执行。-对全公司档案工作进行宏观规划和统筹安排，协调各部门之间的档案管理工作。-负责公司重要档案的集中管理，包括收集、整理、存储、鉴定、销毁等工作。-组织开展档案管理业务培训和考核，提升档案员的专业素质和业务能力。-对各分支机构及项目驻地档案管理工作进行定期检查和评估，提出改进意见和建议。-负责与外部档案管理机构、相关政府部门的沟通协调，及时了解档案管理政策法规的变化，确保公司档案管理工作合法合规。2.分支机构及项目驻地档案员职责-按照公司档案管理制度和流程，负责本部门或项目的档案收集、整理、分类、编号、装订等基础工作，确保档案资料的完整性和准确性。-定期将整理好的档案移交至档案管理中心，并做好交接记录。-在日常工作中，协助本部门或项目人员查阅、借阅档案，严格执行档案查阅、借阅规定，做好登记手续。-负责本部门或项目档案存储设施设备的日常维护和管理，确保档案存放环境安全、整洁。-及时向档案管理中心反馈本部门或项目档案管理工作中出现的问题和情况，配合档案管理中心完成各项档案管理任务。四、管理内容与流程（一）资质要求1.基本条件-具有中华人民共和国国籍，遵守国家法律法规，品行端正，无违法违纪记录。-具备良好的职业道德和敬业精神，保守公司机密，对档案管理工作有高度的责任心。-身体健康，能够胜任档案管理工作的强度和要求。2.学历与专业背景-具有大专及以上学历，档案管理、行政管理、信息管理等相关专业优先。非相关专业人员需具备两年以上档案管理工作经验或通过公司组织的档案管理专业培训并考核合格。3.知识与技能要求-熟悉国家档案管理相关法律法规、政策标准以及行业规范，了解安保行业业务知识。-熟练掌握档案管理软件和办公软件的操作技能，具备一定的信息化管理能力。-具备较强的文字处理能力、数据分析能力和逻辑思维能力，能够对档案资料进行准确分类、整理和编目。-具有良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够与各部门有效沟通，协同完成档案管理工作任务。4.资质认证-档案员需取得国家认可的档案管理职业资格证书或参加公司组织的档案员资质认证考试并合格。公司鼓励档案员持续提升专业资质，对于取得更高级别档案管理专业证书的人员给予相应的奖励和职业发展支持。（二）招聘与选拔1.公司根据档案管理工作岗位需求，制定招聘计划，明确招聘要求和流程。招聘信息通过公司官网、招聘网站、社交媒体等渠道发布，吸引符合条件的人员应聘。2.招聘流程包括简历筛选、笔试、面试、背景调查等环节。笔试主要考查应聘者的档案管理专业知识、办公软件操作能力等；面试重点考察应聘者的沟通能力、应变能力、职业素养以及对公司文化的认同感等。背景调查主要核实应聘者的学历、工作经历、违法违纪情况等信息。3.对于通过招聘流程的人员，公司将与其签订劳动合同或劳务协议，明确双方的权利和义务。新入职档案员需参加公司组织的入职培训，熟悉公司档案管理制度、工作流程和岗位职责。（三）培训与发展1.入职培训新入职档案员在入职后的一个月内，由档案管理中心组织开展入职培训。培训内容包括公司概况、企业文化、档案管理制度、档案管理软件操作等基础知识和技能，帮助新员工尽快适应工作环境和岗位要求。2.定期培训公司每季度组织一次档案管理专业培训，邀请行业专家、资深档案管理人员进行授课，内容涵盖档案管理最新政策法规、业务流程优化、信息化技术应用等方面，不断提升档案员的专业知识和业务能力。3.专项培训根据公司业务发展和档案管理工作的特殊需求，适时组织专项培训。例如，当公司引入新的档案管理系统或开展重大档案数字化项目时，组织相关档案员进行针对性培训，确保其能够熟练掌握新技术、新业务。4.职业发展规划公司为档案员制定明确的职业发展规划，鼓励档案员根据自身兴趣和能力，在档案管理领域不断晋升。档案员可以通过内部晋升，担任档案管理主管、档案管理经理等职务，也可以在公司内部跨部门流动，从事与档案管理相关的信息管理、行政管理等工作。公司将为档案员的职业发展提供必要的培训支持和晋升机会。（四）档案管理工作流程1.档案收集-档案员应定期向各部门收集各类档案资料，明确收集范围、时间要求和质量标准。各部门应按照规定及时将本部门产生的档案资料移交至档案管理岗位。-档案收集过程中，档案员要对档案资料的完整性、准确性进行初步审核，对于不符合要求的档案资料，及时退回相关部门补充或修正。2.档案整理-档案员按照公司制定的档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。整理过程中要确保档案资料的排列有序，便于查阅和管理。-对于纸质档案，要进行装订、装盒等处理；对于电子档案，要进行数据备份、存储，并建立相应的索引目录。3.档案存储-公司设立专门的档案库房，配备必要的存储设备和设施，如档案架、文件柜、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案存储环境安全、适宜。-档案员要按照档案保管期限和类别，将档案合理存放于档案库房，并建立档案存放索引，便于快速查找。同时，要定期对档案库房进行巡查，做好温湿度记录、防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.档案查阅与借阅-公司内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理岗位查阅。档案员要对查阅人员、查阅时间、查阅内容等进行详细登记。-如需借阅档案，借阅人需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理中心负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。档案员要对借阅档案的归还情况进行跟踪，确保档案按时归还。-外部单位或人员查阅、借阅公司档案，需经公司分管领导审批，并签订保密协议后，按照公司规定的流程办理相关手续。5.档案鉴定与销毁-档案管理中心定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值、保管期限等因素，确定档案的存毁。对于已到保管期限且无保存价值的档案，经公司分管领导审批后，进行销毁处理。-档案销毁应按照规定的程序进行，可采用粉碎、焚烧等方式，并做好销毁记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等。销毁记录应保存[X]年以上。五、权利与义务（一）档案员权利1.有权要求各部门按照规定及时、准确地移交档案资料，对于不配合档案收集工作的部门和个人，有权向档案管理中心或公司行政管理层反映。2.有权拒绝不符合档案管理规定的查阅、借阅申请，并向申请人说明理由。3.在档案管理工作中，有权提出改进档案管理制度、流程和方法的建议，公司应认真听取并给予合理反馈。4.享有参加公司组织的档案管理专业培训、学习交流活动的权利，以提升自身业务素质和职业能力。5.按照公司绩效考核制度，有权获得与工作业绩相匹配的薪酬、奖励和职业发展机会。（二）档案员义务1.严格遵守国家档案管理法律法规、公司档案管理制度和保密制度，保守公司档案机密，不得泄露档案内容和公司商业秘密。2.按照档案管理工作流程和标准，认真履行档案收集、整理、存储、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作职责，确保档案管理工作的准确性和规范性。3.积极配合公司内部审计、外部检查等工作，如实提供档案资料和相关信息。4.协助各部门开展档案利用工作，为公司业务运营和决策提供支持。5.定期向档案管理中心汇报本部门或项目的档案管理工作情况，及时反馈工作中出现的问题和困难。六、监督与考核机制（一）监督机制1.档案管理中心对各分支机构及项目驻地档案员的工作进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作流程落实情况、档案存储环境安全情况等。2.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，重点审查档案管理的合规性、档案资料的真实性和完整性等。对于审计中发现的问题，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.设立档案管理工作监督举报邮箱和电话，接受公司员工和客户对档案管理工作中违规行为的举报。对于举报信息，公司将认真核实，并按照规定进行处理。（二）考核机制1.档案员绩效考核以年度为周期，考核内容包括工作业绩、工作态度、专业能力等方面。具体考核指标如下：-工作业绩（60%）-档案收集的完整性和及时性，确保无遗漏、无延误。-档案整理的准确性和规范性，分类合理、编号准确、编目清晰。-档案存储的安全性和有序性，无档案损坏、丢失等情况。-档案查阅、借阅服务的满意度，满足公司内部和外部人员的合理需求。-档案鉴定和销毁工作的合规性，严格按照规定程序进行操作。-工作态度（20%）-工作责任心，对档案管理工作认真负责，积极主动。-工作纪律性，遵守公司各项规章制度，无迟到、早退、旷工等现象。-团队协作精神，与各部门及同事密切配合，共同完成档案管理工作任务。-专业能力（20%）-档案管理专业知识水平，通过定期考核和日常工作表现进行评估。-信息化技术应用能力，熟练掌握档案管理软件和办公软件的操作。-沟通协调能力，能够与各部门有效沟通，解决档案管理工作中的问题。2.绩效考核结果分为优秀（90分及以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）四个等级。考核结果与档案员的薪酬调整、奖励、晋升、培训等挂钩。-连续两年绩效考核结果为优秀的档案员，公司将给予晋升机会或一定的物质奖励。-绩效考核结果为合格的档案员，公司将对其进行绩效面谈，提出改进意见和建议，帮助其提升工作绩效。-绩效考核结果为不合格的档案员，公司