电力公司客户资料保管细则

电力公司客户资料保管细则

一、总则1.目的为规范电力公司客户资料的保管工作，确保客户资料的完整性、准确性、保密性和安全性，有效保护客户权益，同时为公司的业务运营、客户服务及决策提供有力支持，特制定本细则。2.依据本细则依据国家相关法律法规、电力行业规范以及公司的管理要求制定。3.目标通过建立科学、规范的客户资料保管体系，实现客户资料的妥善保管和有效利用，提升公司客户服务质量和管理水平，增强公司的市场竞争力。二、适用范围本细则适用于电力公司全体员工涉及客户资料保管的相关活动，同时涵盖公司所服务的所有客户资料。三、组织架构与职责分工1.客户服务部门-负责客户资料的收集、整理和初步审核工作，确保资料的真实性和完整性。-建立客户资料台账，记录资料的接收、传递和使用情况。-定期将审核后的客户资料移交至专门的资料保管部门。2.资料保管部门-负责客户资料的集中保管，按照规定的存储方式和安全标准进行存放。-制定资料保管的具体流程和操作规范，确保资料保管工作的有序进行。-为其他部门查阅和使用客户资料提供服务，并做好相关登记和审批工作。3.信息技术部门-负责建立和维护客户资料电子管理系统，确保系统的安全稳定运行。-对电子资料进行备份和存储，防止数据丢失，并定期进行数据检查和维护。-协助资料保管部门做好资料的信息化管理工作，提供技术支持和保障。4.合规与风险管理部门-监督客户资料保管工作是否符合法律法规和公司内部规定，防范法律风险。-对资料保管过程中的安全风险进行评估和预警，提出改进措施和建议。-参与重大资料使用和处置决策的合规性审查。四、管理内容与流程1.资料收集-客户服务人员在受理客户业务时，应按照业务要求收集客户的各类资料，包括但不限于客户基本信息（姓名、地址、联系方式等）、用电申请资料、合同协议等。-收集的资料应确保清晰、完整，对于缺失或不符合要求的资料，应及时通知客户补充或更正。2.资料整理与审核-客户服务人员对收集的资料进行初步整理，分类归档，并进行准确性和完整性审核。-审核内容包括资料的真实性、有效性、一致性等，确保资料与客户实际情况相符。-审核通过的资料按照规定的格式和标准进行编号和标识，便于后续的查找和管理。3.资料移交-客户服务部门定期将审核后的客户资料移交至资料保管部门，办理交接手续，填写交接清单，注明资料的名称、数量、交接时间等信息。-资料保管部门对接收的资料进行核对，确认无误后签收，并将资料纳入统一保管体系。4.资料存储-资料保管部门应设置专门的存储场所，对纸质资料进行分类存放，建立索引目录，便于查找和调阅。-对于电子资料，应存储在安全的服务器或存储设备中，按照数据分类和权限设置进行管理，确保数据的保密性和完整性。-存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施，定期进行检查和维护。5.资料查阅与使用-公司内部员工因工作需要查阅客户资料时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、资料名称、查阅期限等信息，经部门负责人审批后，到资料保管部门办理查阅手续。-资料保管部门应按照审批意见提供相应的资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人员、查阅时间、归还时间等信息。-严禁未经授权查阅、复制、传播客户资料，查阅人员应妥善保管所查阅的资料，不得擅自更改或删除。6.资料更新与维护-当客户信息发生变更时，客户服务部门应及时收集新的资料，并对原资料进行更新和维护。-资料保管部门应定期对客户资料进行清查和核对，确保资料的准确性和时效性。-对于过期或失效的资料，应按照规定进行标识和处理，防止错误使用。7.资料处置-客户资料的处置应遵循严格的审批程序，对于不再需要保存的资料，应填写资料处置申请表，说明处置原因、资料名称、数量等信息，经相关部门负责人和公司领导审批后进行处置。-处置方式包括销毁、归档保存等，对于涉及重要信息或机密的资料，应采用安全的销毁方式，确保信息不被泄露。五、权利与义务1.员工权利-有权按照规定的流程和权限查阅和使用客户资料，以满足工作需要。-对客户资料保管工作中存在的问题和改进建议，有权向上级领导提出。2.员工义务-严格遵守公司的客户资料保管制度，不得擅自泄露、篡改、删除客户资料。-在收集、整理、保管和使用客户资料过程中，应尽到谨慎和保密义务，确保资料的安全。-配合公司的监督和检查工作，如实提供相关信息和资料。3.客户权利-有权了解公司对其资料的保管和使用情况，公司应按照法律法规的要求进行信息公开。-发现公司保管的自身资料存在错误或遗漏时，有权要求公司及时更正和补充。4.客户义务-按照公司要求提供真实、准确、完整的资料，配合公司的业务办理和资料管理工作。六、监督与考核机制1.监督机制-公司内部审计部门定期对客户资料保管工作进行审计检查，检查内容包括资料保管制度的执行情况、资料的完整性和准确性、查阅和使用记录等。-合规与风险管理部门对客户资料保管工作的合规性进行日常监督，及时发现和纠正违规行为。-设立举报渠道，鼓励员工和客户对违规保管和使用客户资料的行为进行举报，对于举报属实的给予相应奖励。2.考核机制-将客户资料保管工作纳入员工绩效考核体系，考核指标包括资料收集的准确性和完整性、资料保管的安全性、查阅和使用的合规性等。-对于在客户资料保管工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反制度的行为，按照公司的相关规定进行处罚，情节严重的依法追究法律责任。七、附则1.本细则由公司行政主管部门负责解释和修订。2.本细则自发布之日起生效实施，公司原有相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。3.在实施过程中，如遇国家法律法规和政策调整，本细则应及时进行相应修订，以确保公司客户资料保管工作的合法性和合规性。在整个客户资料保管细则的执行过程中，电力公司始终秉持“以客户为中心”的经营理念，注重人文关怀，在保护客户隐私的同时，努力为客户提供优质、高效的服务。公司积极践行扁平化管理模式，减少信息传递的层级，提高工作效率，确保客户资料能够及时、准确地在各部门之间流转和使用。同时，公司将社会