制造公司办公用品供应商细则

制造公司办公用品供应商细则

一、总则1.目的为加强制造公司办公用品供应商管理，规范采购行为，确保所采购的办公用品质量可靠、价格合理、供应及时，同时维护公司与供应商之间良好的合作关系，特制定本细则。2.依据本细则依据国家相关法律法规以及公司的采购政策、企业文化和经营理念制定。公司秉持“质量至上、合作共赢”的经营理念，在与供应商合作过程中，注重双方的共同发展和利益平衡。3.目标通过建立科学、合理、有效的供应商管理体系，提高办公用品采购效率，降低采购成本，保障公司日常办公的顺利进行，同时促进供应商不断提升服务水平和产品质量，实现公司经济效益与社会效益的统一。二、适用范围本细则适用于与制造公司有办公用品供应合作关系的所有供应商，涵盖各类办公用品的生产厂家、经销商等。三、组织架构与职责分工1.采购部门-负责供应商的开发、筛选、评估和准入工作。依据公司需求和市场情况，广泛寻找潜在供应商，并按照标准流程进行评估，确定符合要求的供应商进入合作体系。-与供应商进行商务谈判，签订采购合同，明确双方的权利和义务。在谈判过程中，充分考虑公司利益，争取有利的采购条款。-跟踪订单执行情况，及时协调解决供应过程中出现的问题，确保办公用品按时、按质、按量供应。-定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果提出改进建议或采取相应措施，如淘汰不合格供应商。2.质量部门-制定办公用品的质量检验标准和流程，确保所采购的办公用品符合公司质量要求。-对到货的办公用品进行检验和验收，对于不合格产品，及时反馈给采购部门并协助处理。-参与供应商的审核工作，从质量控制角度对供应商的生产能力、质量管理体系等进行评估。3.财务部门-负责审核供应商的付款申请，确保付款流程符合公司财务制度。-协助采购部门进行成本分析，提供财务数据支持，以优化采购成本。-监督供应商的财务状况，防范潜在的财务风险。四、管理内容与流程1.供应商开发与准入-信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。-初步筛选：根据公司对办公用品的需求和基本标准，对收集到的供应商信息进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商。-实地考察：对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，重点考察供应商的生产环境、设备状况、质量管理体系、人员素质等。考察过程中，充分体现公司对安全生产和人文关怀的重视，了解供应商是否具备保障员工安全和健康的措施。-评估审核：采购部门联合质量、财务等部门对供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等。根据评估结果，提出是否准入的建议，报公司领导审批。-签订合同：经公司领导审批同意准入的供应商，采购部门与其签订正式的采购合同，明确双方的权利和义务，合同条款应包括产品规格、价格、交货方式、付款方式、质量保证、违约责任等内容。2.采购订单管理-需求提报：公司各部门根据实际办公需求，定期向采购部门提报办公用品采购需求计划。-订单下达：采购部门根据各部门的需求计划，结合库存情况，向供应商下达采购订单。订单应明确产品名称、规格、数量、交货日期、交货地点等详细信息。-订单跟踪：采购部门及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，了解生产进度和发货安排。如出现可能影响交货的问题，及时协调解决。3.产品验收-到货通知：供应商在货物发运后，应及时通知采购部门预计到货时间。-检验验收：货物到达公司后，质量部门按照既定的质量检验标准和流程进行检验验收。验收内容包括产品的外观、规格、数量、质量等。对于不合格产品，应详细记录并及时反馈给采购部门。-验收报告：质量部门完成检验验收后，出具验收报告。验收合格的货物办理入库手续，不合格货物则按照合同约定进行处理，如退货、换货或补货等。4.付款管理-付款申请：供应商在完成交货且验收合格后，按照合同约定向采购部门提交付款申请，并附上相关发票、验收报告等资料。-审核支付：采购部门对付款申请进行初审，审核无误后提交财务部门。财务部门按照公司财务制度进行审核，审核通过后安排付款。五、权利与义务1.供应商权利-有权获取公司明确的办公用品采购需求信息，包括产品规格、质量要求、数量等。-有权按照合同约定的付款方式和时间，获得相应的货款支付。-有权对公司的采购政策、评估结果等提出合理的意见和建议。2.供应商义务-应按照合同约定的产品规格、质量标准和交货时间，提供合格的办公用品。-应建立完善的质量管理体系，确保产品质量稳定可靠，并积极配合公司的质量检验和审核工作。-应严格遵守国家法律法规，保守公司的商业秘密，不得将公司的采购信息、技术资料等泄露给第三方。-应提供优质的售后服务，对产品出现的质量问题及时响应并妥善处理。3.公司权利-有权对供应商提供的产品进行检验和验收，对于不合格产品有权要求供应商采取整改、退货、换货等措施。-有权根据供应商的绩效表现，按照本细则的规定进行评估和奖惩，包括暂停合作、淘汰等。-有权要求供应商提供必要的产品信息、资质证明等资料。4.公司义务-应按照合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。-应向供应商提供准确的采购需求信息，并在需求发生变化时及时通知供应商。-应尊重供应商的合法权益，在合作过程中遵循公平、公正、公开的原则。六、监督与考核机制1.日常监督-采购部门和质量部门在日常工作中对供应商的供货情况、产品质量等进行监督，及时发现问题并要求供应商整改。-公司鼓励员工对供应商的不良行为进行举报，对于查证属实的举报给予相应奖励。2.绩效评估-采购部门定期（每季度或半年）组织对供应商进行绩效评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等。-绩效评估采用定量与定性相结合的方式，根据各项指标的完成情况进行打分。对于绩效评估优秀的供应商，公司将给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等；对于绩效不达标且经整改仍无明显改善的供应商，公司将采取淘汰措施。3.投诉处理-公司建立供应商投诉处理机制，设立专门的投诉渠道，接受供应商的投诉。-对于供应商的投诉，公司将及时进行调查核实，并在规定的时间内给予答复和处理。处理结果将反馈给供应商，并记录在案。七、附则1.本细则自发布之日起生效，如有未尽事宜，由公司采购部门负责解释和修订。2.本细则应根据国家