加工公司记录保管管理规定

加工公司记录保管管理规定

一、总则1.目的为加强公司记录保管工作的规范化、科学化管理，确保公司各类记录的完整性、准确性、保密性和可追溯性，充分发挥记录在公司运营、决策支持、合规管理等方面的作用，特制定本规定。2.依据本规定依据国家相关法律法规以及公司实际运营需求和管理理念制定。3.宗旨秉持公司“质量至上、客户为本、创新发展、合作共赢”的经营理念，通过有效的记录保管管理，保障公司业务活动的顺利开展，提升公司的管理水平和综合竞争力，同时兼顾社会效益和经济效益的平衡发展。二、适用范围本规定适用于加工公司全体员工以及涉及公司记录保管相关工作的外部合作伙伴和客户（在涉及与其相关记录的情况下）。三、组织架构与职责分工1.记录保管管理小组成立以行政主管为组长，各部门负责人为成员的记录保管管理小组。负责统筹规划公司记录保管工作，制定和审核相关制度与流程，协调解决记录保管过程中的重大问题。2.行政部门作为记录保管工作的归口管理部门，负责制定和完善记录保管的具体操作规范；组织开展记录的收集、整理、归档、存储和销毁等工作；对各部门记录保管工作进行指导、监督和检查；负责公司重要记录的集中保管。3.各业务部门负责本部门业务活动中产生记录的及时收集、初步整理和定期移交；确保本部门记录的真实性、准确性和完整性；协助行政部门开展与本部门记录相关的管理工作。4.信息技术部门负责为记录保管工作提供信息技术支持，包括记录管理系统的建设、维护和升级；保障电子记录的安全存储、备份和有效检索；协助行政部门制定电子记录的保管和处置策略。四、管理内容与流程1.记录的分类与编号（1）根据记录的来源、性质和用途，对公司记录进行分类，如行政记录、财务记录、生产记录、质量记录、销售记录、人力资源记录等。（2）为每类记录编制唯一的编号规则，确保编号的系统性、唯一性和可识别性，便于记录的检索和管理。2.记录的收集（1）各部门应明确专人负责本部门记录的收集工作，确保记录的及时收集，避免记录的散失和遗漏。（2）记录收集的范围应涵盖与公司业务活动相关的各类文件、报表、合同、协议、信函、图表、照片、音频视频等资料。3.记录的整理（1）收集到的记录应进行初步整理，去除无关信息，补齐必要内容，确保记录的完整性和规范性。（2）按照分类和编号规则，对记录进行分类整理，并编制相应的目录清单，注明记录的名称、编号、日期、来源、保管期限等关键信息。4.记录的归档（1）各部门应定期将整理好的记录移交行政部门进行归档。归档时间一般为每月末或每季度末，具体时间由行政部门统一规定。（2）行政部门接收归档记录后，应按照预先设定的存储方式和位置进行存放，确保记录的存放有序，便于查找和管理。5.记录的存储（1）记录存储应采用纸质和电子两种方式相结合，互为备份，以确保记录的安全性和可获取性。（2）纸质记录应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施；电子记录应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存储。6.记录的检索与利用（1）建立完善的记录检索系统，包括纸质记录的索引目录和电子记录的检索数据库，方便员工快速准确地查找所需记录。（2）员工因工作需要查阅记录时，应按照规定的流程填写查阅申请单，经部门负责人审批后，到行政部门办理查阅手续。查阅过程中应遵守相关规定，不得擅自涂改、复制、删除记录。7.记录的保管期限（1）根据法律法规要求、公司业务需求和记录的重要程度，确定各类记录的保管期限。一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）和长期（5年以上）。（2）行政部门应定期对记录的保管期限进行检查和清理，对已超过保管期限且无保存价值的记录，按照规定的程序进行销毁处理。8.记录的销毁（1）对于需要销毁的记录，行政部门应编制销毁清单，经记录保管管理小组审核批准后实施销毁。（2）销毁方式应确保记录信息无法恢复，对于纸质记录可采用粉碎、焚烧等方式，电子记录应进行彻底的数据擦除或物理销毁存储设备。销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。五、权利与义务1.员工权利（1）员工有权按照规定的流程查阅与工作相关的记录，以获取必要的信息支持工作开展。（2）对于记录保管工作中存在的问题，员工有权提出意见和建议，公司应予以重视并及时反馈处理结果。2.员工义务（1）员工有义务按照公司规定及时收集、整理和移交本岗位工作中产生的记录，确保记录的真实、准确和完整。（2）在记录查阅、使用过程中，员工应严格遵守保密规定，不得泄露记录中涉及的公司商业秘密、客户信息等敏感内容。3.公司权利（1）公司有权对员工记录保管工作的执行情况进行监督检查，对于违反规定的行为有权进行纠正和处理。（2）公司有权根据业务发展和管理需要，调整记录保管的制度、流程和要求。4.公司义务（1）公司应为员工记录保管工作提供必要的资源支持，包括培训、设备、存储空间等。（2）公司应保护员工在记录保管工作中的合法权益，对于因履行记录保管义务而受到不公正对待的员工，应给予公正处理。六、监督与考核机制1.监督机制（1）行政部门定期对各部门记录保管工作进行检查，检查内容包括记录的收集、整理、归档、存储、检索等环节的执行情况。（2）内部审计部门不定期对公司记录保管工作进行审计监督，检查记录保管制度的执行情况、记录的真实性和完整性等，发现问题及时提出整改意见。2.考核机制（1）将记录保管工作纳入员工绩效考核体系，对在记录保管工作中表现优秀的员工给予适当的奖励，如绩效加分、表彰等。（2）对于违反记录保管规定的员工，视情节轻重给予相应的处罚，如绩效扣分、警告、罚款、解除劳动合同等。处罚措施应在公司内部进行公示，以起到警示作用。