水利公司采购流程审批细则

水利公司采购流程审批细则

一、总则1.目的本细则旨在规范水利公司的采购流程审批，确保采购活动合法、合规、高效进行，有效控制采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司业务发展需求，同时防范采购过程中的各类风险，维护公司利益。2.制定依据依据国家相关法律法规、行业规范以及公司的战略规划、管理制度等制定本细则。3.指导原则遵循公开、公平、公正、诚信的原则，在采购流程审批中充分体现公司的企业文化和经营理念。强调团队协作与沟通，注重社会效益与经济效益的平衡，以扁平化管理模式提高审批效率，确保采购活动既能满足项目建设和运营需求，又能实现资源的优化配置。二、适用范围本细则适用于水利公司全体员工涉及的采购活动，包括但不限于工程建设所需的设备、材料采购，日常办公物资采购，专业服务采购等。同时，对于与公司有业务往来的客户，在涉及由公司主导的联合采购等相关活动时，也需遵循本细则的相关规定。三、组织架构与职责分工1.采购部门-负责制定采购计划，根据公司项目需求和库存情况，合理安排采购任务。-寻找、筛选合格的供应商，建立和维护供应商数据库。-组织采购谈判，拟定采购合同条款，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。-跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量到货。2.需求部门-提出采购需求，详细说明所需物资或服务的规格、型号、数量、质量标准等要求。-参与采购供应商的评估和选择，提供专业意见。-对采购到货的物资或服务进行验收，确认是否符合需求。3.审批部门-负责对采购申请进行审核和审批，根据采购金额、性质等因素，按照规定的审批权限进行决策。-监督采购流程的合规性，对采购过程中的违规行为进行纠正和处理。4.财务部门-审核采购预算和资金安排，确保采购活动在预算范围内进行。-参与采购合同的审核，关注付款条款、税务等财务风险。-负责采购款项的支付和账务处理。四、管理内容与流程1.采购需求提出-需求部门根据工作任务和项目进度，填写《采购需求申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计使用时间、预算金额等信息。-将申请表提交部门负责人审核，部门负责人应结合部门工作计划和资源配置情况进行审批，确保需求合理且在部门预算范围内。2.采购计划制定-采购部门收到经需求部门负责人审核通过的《采购需求申请表》后，结合库存情况和市场供应信息，制定详细的采购计划。-采购计划应包括采购项目、采购方式（如招标、询价、竞争性谈判等）、预计采购时间、供应商选择范围等内容。-采购计划需报采购部门负责人审批，审批通过后作为后续采购活动的指导文件。3.供应商选择与评估-采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。-对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩案例等资料，建立供应商候选名单。-组织需求部门、技术部门等相关人员对候选供应商进行实地考察或集中评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平、售后服务等方面。-根据评估结果，确定合格供应商名单，并与合格供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。4.采购申请审批-采购人员根据采购计划和选定的供应商，填写《采购申请单》，详细列出采购物资或服务的明细、采购金额、供应商信息等内容。-将《采购申请单》依次提交采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人审核。-采购部门负责人重点审核采购计划的执行情况和供应商选择的合理性；需求部门负责人确认采购需求是否准确无误；财务部门负责人审核采购预算和资金安排是否合理。-根据公司设定的审批权限，对于不同金额的采购申请，分别由相应层级的领导进行最终审批。一般采购金额较小的，由部门主管审批；金额较大或涉及重要项目的采购，需经公司高层领导审批。5.采购合同签订-采购申请获批后，采购人员与供应商就采购合同条款进行谈判，明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。-合同草案拟定后，提交公司法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。-经法务部门审核通过的合同，由采购部门负责人、公司授权代表签字盖章，正式生效。6.采购执行与跟踪-采购人员按照合同约定向供应商下达采购订单，并及时跟踪订单执行情况，定期向需求部门反馈物资或服务的供应进度。-如在采购过程中出现供应商交货延迟、物资质量问题等异常情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，如要求供应商补货、换货、赔偿损失等。7.验收与付款-物资到货或服务完成后，采购部门组织需求部门、技术部门等相关人员按照合同约定的质量标准和验收流程进行验收。-验收合格后，验收人员填写《验收报告》，确认物资或服务的数量、质量等符合要求。-采购人员凭《验收报告》、发票等相关凭证，按照公司财务报销流程申请付款。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间安排支付采购款项。五、权利与义务1.员工权利-员工有权按照公司规定提出合理的采购需求，以满足工作开展的需要。-在采购过程中，员工有权了解采购进展情况，对不合理的采购决策提出意见和建议。-对于涉及个人工作相关的采购物资或服务，员工有权参与验收环节，确保所采购的物品符合工作要求。2.员工义务-员工应如实、准确地提出采购需求，不得虚报、瞒报采购信息。-积极配合采购部门、审批部门等相关工作，提供必要的协助和支持。-严格遵守公司的采购流程和审批制度，不得擅自进行采购活动。3.公司权利-公司有权对采购活动进行全面管理和监督，确保采购行为符合公司利益和法律法规要求。-对于违反采购制度的员工和供应商，公司有权采取相应的处罚措施，包括但不限于警告、罚款、解除合作等。4.公司义务-公司应提供必要的资源和支持，保障采购活动的顺利进行。-及时处理员工的采购申请和反馈的问题，维护员工的合法权益。六、监督与考核机制1.内部监督-公司审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用等方面。-建立举报机制，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对于查证属实的举报给予举报人一定的奖励。-采购部门定期对采购工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，不断优化采购流程。2.绩效考核-建立采购人员绩效考核体系，考核指标包括采购任务完成率、采购成本控制、供应商满意度、采购质量等方面。-将采购人员的绩效与薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励采购人员提高工作效率和质量。-对需求部门的采购需求准确性、配合度等方面进行考核，促进需求部门与采购部门的有效协作。3.供应商考核-定期对供应商进行考核，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。-根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于不符合要