医院物资采购与保管管理制度

医院物资采购与保管管理制度1总则1.1目的为规范医院物资采购与保管流程，保障物资质量安全，降低运营成本，确保临床及后勤工作有序开展，根据《中华人民共和国政府采购法》《医疗机构药品集中采购工作规范》《医疗器械监督管理条例》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于医院所有物资的采购与保管管理，包括但不限于：药品、医疗器械、医用耗材、后勤物资（办公用品、水电材料、保洁用品等）、固定资产（大型医疗设备、办公设备等）。1.3基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保采购与保管流程合法、透明。2.经济性原则：在保证质量的前提下，通过集中采购、比价谈判等方式降低采购成本，避免浪费。3.安全性原则：优先选择质量可靠、资质齐全的供应商，确保物资符合临床使用及安全标准。4.及时性原则：根据临床需求合理制定采购计划，保障物资供应及时，避免短缺影响医疗工作。5.信息化原则：依托物资管理系统实现采购、入库、库存、发放全程信息化，提高管理效率。2采购管理2.1采购计划管理1.需求提报：各科室根据临床需求及库存情况，每月25日前通过物资管理系统提报下月采购需求，明确物资名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.汇总审核：物资管理部门汇总各科室需求，结合库存台账（如现有库存、近期入库计划）及财务预算，编制月度采购计划。3.预算控制：采购计划需经财务部门核对预算，确保不超支。超预算采购需提交院长办公会审批。4.计划调整：临时需求或应急情况需调整计划的，由科室提出书面申请，经分管院长审批后纳入补充采购计划。2.2供应商管理1.资质审核：供应商需提供以下资质文件（原件核对，复印件留存）：营业执照（三证合一）；相关行业许可证（如药品经营许可证、医疗器械经营许可证）；质量认证证书（如GMP、GSP）；产品注册证（医疗器械、药品）；法定代表人授权书及经办人身份证。2.档案建立：对审核通过的供应商建立档案，内容包括资质文件、联系方式、合作历史、产品目录等，定期更新。3.定期评估：每季度对供应商进行综合评估，指标包括产品质量（合格率）、交货及时性（延迟率）、服务态度（投诉率）、价格合理性（市场比价）。评估结果分为“优秀”“合格”“不合格”，不合格供应商纳入黑名单，1年内不得合作。4.回避制度：采购人员与供应商存在亲属关系或其他利益关联的，需主动回避，不得参与该供应商的采购活动。2.3采购方式选择根据物资性质、金额及紧急程度，选择以下采购方式：1.公开招标：适用于金额较大（超过医院规定限额）、标准化程度高的物资（如大型医疗设备、批量药品）。需委托第三方招标代理机构，发布招标公告，通过评标确定供应商。2.竞争性谈判：适用于技术复杂、规格不明确或无法确定详细需求的物资（如定制化医疗设备）。邀请3家以上供应商谈判，综合考虑质量、价格、服务等因素确定供应商。3.询价采购：适用于规格标准、价格透明的物资（如办公用品、常用耗材）。向3家以上供应商发出询价函，对比价格后选择最低报价供应商。4.单一来源采购：仅适用于以下情况：只能从唯一供应商处采购（如专利产品、独家代理）；紧急情况（如突发公共卫生事件）需立即采购；原有采购项目后续补充，且添购金额不超过原合同10%。单一来源采购需提交书面说明，经院长办公会审批后实施。2.4采购实施流程1.招标文件编制：对于公开招标或竞争性谈判，物资管理部门会同使用科室、财务部门编制招标文件，明确采购需求、评标标准、合同条款等。2.开标与评标：按照规定时间开标，由评标委员会（含医疗专家、财务人员、纪检人员）进行评标，出具评标报告。3.合同签订：根据评标结果或询价结果，与供应商签订书面合同，内容包括标的、数量、质量标准、交货期、付款方式（如货到验收合格后30天付款）、违约责任（如延迟交货的违约金比例）等。4.付款流程：验收合格后，供应商提交发票及验收单，物资管理部门核对无误后，经财务部门审核、分管院长审批，办理付款。2.5验收管理1.验收主体：由物资管理部门、使用科室、质量控制部门（如药剂科、设备科）共同参与验收。2.验收内容：数量核对：与合同及送货单一致；规格核对：与合同及产品注册证一致；质量检查：外观无损坏、有效期内（距过期至少6个月，特殊物资除外）、质量证明文件（如检验报告、合格证）齐全；特殊物资：需检查温湿度记录（如冷藏药品）、灭菌标识（如无菌耗材）。3.不合格处理：验收不合格的物资，填写《拒收记录》，注明原因（如数量短缺、质量损坏），通知供应商在3日内退换货。退换货后重新验收。4.记录留存：验收合格后，填写《验收单》，由参与验收人员签字，留存归档（至少保存3年）。2.6应急采购1.适用场景：突发公共卫生事件（如传染病疫情）、重大医疗急救等需紧急采购物资的情况。2.审批流程：由使用科室提出书面申请，经分管院长、院长审批后，可简化采购流程（如直接联系合格供应商采购）。3.事后备案：应急采购后3个工作日内，物资管理部门需补全采购手续（如合同、验收单），并向审计部门备案。3保管管理3.1入库管理1.入库条件：验收合格的物资方可入库，严禁不合格物资入库。2.手续办理：物资入库时，仓库管理员核对《验收单》与实物，填写《入库单》，注明物资名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息，由仓库管理员、验收人员签字。3.系统录入：将入库信息录入物资管理系统，更新库存台账，确保系统数据与实物一致。3.2库存管理1.分类存放：根据物资性质分类存放，实行“分区、分类、分架”管理：药品：存放在药库，按剂型（片剂、注射剂）、用途（抗生素、心血管药）分类；医疗器械：存放在器械库，按风险等级（Ⅰ类、Ⅱ类、Ⅲ类）分类；后勤物资：存放在后勤仓库，按用途（办公用品、水电材料）分类；特殊物资：易燃易爆物品（如酒精）存放在专用危险品仓库，冷藏药品存放在冷藏库（2-8℃），疫苗存放在冷冻库（-20℃以下）。2.标识管理：每批物资需粘贴标识，内容包括：物资名称、规格、数量、有效期、供应商、入库日期。标识需清晰、不易脱落。3.温湿度控制：仓库需配备温湿度监测设备，每日记录温湿度（如药库温度10-30℃，湿度45-75%）。超出范围时，及时采取措施（如开启空调、除湿机）。4.盘点制度：月度小盘点：每月末由仓库管理员对库存物资进行全面清点，核对账实是否一致；季度大盘点：每季度末由物资管理部门、财务部门、审计部门共同参与盘点，填写《盘点表》，对差异情况（如盘盈、盘亏）查明原因，及时调整台账。5.库存预警：通过物资管理系统设置最低库存量（安全库存）和最高库存量（积压预警）。当库存低于最低库存量时，系统自动提醒采购；当库存高于最高库存量时，暂停采购。3.3发放管理1.领料审批：科室领料需填写《领料单》，注明物资名称、规格、数量、用途，由科室负责人签字审批。2.发放流程：仓库管理员核对《领料单》与系统库存，无误后发放物资，遵循“先进先出”原则（先入库的物资先发放），避免过期。3.记录留存：发放后，在《领料单》上签字，录入系统更新库存，并将《领料单》留存归档（至少保存3年）。3.4报废管理1.报废条件：符合以下情况之一的物资需报废：过期（超过有效期）；损坏无法修复（如器械断裂、设备故障）；变质（如药品受潮、耗材发霉）；不符合国家规定（如被召回的医疗器械）。2.审批流程：科室提出报废申请，填写《报废申请表》，注明报废原因、数量；物资管理部门审核（核对库存及报废原因）；财务部门确认（核实资产价值）；分管院长审批。3.处理方式：过期药品、变质耗材：由医疗废物处理机构进行无害化处理；废旧器械、设备：由有资质的回收公司回收利用；后勤物资：如废旧家具，可报废变卖，收入上缴财务。4.记录留存：报废处理后，填写《报废处理记录》，注明处理方式、日期、经办人，留存归档（至少保存3年）。3.5信息化管理1.系统功能：物资管理系统需具备以下功能：需求提报、计划编制、采购实施、入库登记、库存查询、发放记录、报废管理、报表生成（如库存周转率、采购成本分析）。2.数据维护：定期更新系统数据（如供应商信息、物资目录、库存台账），确保数据准确。3.权限管理：设置不同岗位的系统权限（如仓库管理员只能操作入库、发放，采购人员只能操作计划编制、供应商管理），避免越权操作。4监督与考核4.1监督机制1.监督主体：审计科、纪检监察室、财务科共同负责监督采购与保管流程。2.监督内容：采购流程合规性：是否符合招标规定、是否超预算、是否回避利益关联；供应商管理规范性：是否审核资质、是否定期评估、是否使用黑名单供应商；库存管理准确性：是否账实相符、是否积压或短缺、是否遵守温湿度要求；报废处理合法性：是否符合报废条件、是否履行审批流程、是否无害化处理。3.投诉处理：设立投诉电话（如医院总机转纪检监察室）、投诉邮箱，接受职工及供应商投诉。投诉需在5个工作日内处理完毕，反馈结果。4.2考核指标1.采购成本降低率：（上期采购成本-本期采购成本）/上期采购成本×100%，目标值≥5%；2.供应商满意度：（满意供应商数量/总供应商数量）×100%，目标值≥90%；3.库存周转率：本期出库总额/本期平均库存×100%，目标值≥6次/年；4.供应及时率：（及时供应次数/总供应次数）×100%，目标值≥95%；5.合规性：（合规采购次数/总采购次数）×100%，目标值≥100%。4.3责任追究1.违规行为：包括但不限于：未按规定流程采购（如未招标采购大额物资）；收受供应商贿赂；库存管理不善导致物资过期、损坏；报废处理违规（如私自变卖报废物资）。2.