采购需求与供应商评估工具供应商管理

采购需求与供应商评估工具供应商管理模板一、工具目的与适用范围本工具旨在规范企业采购需求提报、供应商筛选、评估及全生命周期管理流程，通过标准化操作提升采购效率、控制采购风险，保证供应商选择与采购需求的匹配性。适用于企业各类采购场景（如原材料采购、服务外包、设备采购等），涵盖需求部门、采购部门、财务部门、使用部门等多角色协同工作。二、标准化操作流程（一）采购需求提报与内部审核操作主体：需求部门、部门负责人、采购部门、财务部门关键动作：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（模板1），明确采购内容、规格参数、数量、预算金额、交付时间、质量要求等核心信息，并附相关技术附件（如图纸、技术规范）。部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，重点核对预算是否符合部门年度计划，需求描述是否清晰无歧义。采购部门接收需求后，重点审核采购内容的合规性（如是否属于集中采购目录、是否履行三重一大程序）、市场供应情况（如是否有3家及以上潜在供应商），并反馈审核意见。财务部门对预算金额的准确性、资金来源进行复核，保证预算可控。输出成果：审核通过的《采购需求申请表》，作为后续供应商筛选的依据。（二）供应商信息收集与初步筛选操作主体：采购部门、需求部门关键动作：采购部门通过企业供应商库、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集供应商信息，建立《供应商信息台账》（模板2），记录供应商名称、主营业务、联系人*、联系方式（虚拟）、资质证书、历史合作记录等基础信息。需求部门根据采购技术要求，对供应商的专业能力、行业经验提出初步筛选条件（如是否具备相关资质认证、是否有同类项目案例）。采购部门结合筛选条件，对供应商进行初步资格核查，剔除不符合基本要求的供应商（如营业执照过期、无相关资质、处于经营异常状态），保留3-5家候选供应商进入下一环节。输出成果：《供应商初步筛选名单》及《供应商信息台账》更新版。（三）供应商资格预审与能力评估操作主体：采购部门、需求部门、技术专家（外部/内部）关键动作：向候选供应商发放《供应商资格预审文件》，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001、行业准入许可）、财务报表（近3年）、生产/服务能力说明、质量管理体系文件等证明材料。成立评估小组（由采购部门、需求部门、技术专家、财务部门代表组成），根据《供应商资格预审评分表》（模板3）对供应商进行量化评分，评分维度包括：资质合规性（20%）：资质证书是否齐全、有效，是否符合行业要求；财务状况（25%）：资产负债率、营收稳定性、现金流状况；生产能力/服务能力（30%）：产能匹配度、技术设备水平、服务团队配置；履约历史（25%）：过往合作项目验收合格率、违约记录、客户评价。评分达到80分（满分100分）及以上的供应商进入现场评估环节，未达标的予以淘汰。输出成果：《供应商资格预审评分表》及《现场评估供应商名单》。（四）现场评估与综合打分操作主体：评估小组、供应商关键动作：评估小组提前3个工作日向供应商发出《现场评估通知》，明确评估时间、内容、所需配合人员及资料。现场评估重点核查：生产/服务现场环境（如车间整洁度、设备运行状况）；质量控制流程（如检验标准、记录完整性）；研发能力（如技术团队配置、专利成果）；售后服务体系（如响应时间、问题解决机制）。评估小组根据《供应商现场评估评分表》（模板4）进行现场打分，维度包括现场管理水平（30%）、质量控制（25%）、技术实力（25%）、服务保障（20%），并填写现场评估记录，附照片、访谈记录等佐证材料。结合资格预审评分（权重40%）和现场评估评分（权重60%），计算供应商综合得分，形成《供应商综合评估报告》（模板5）。输出成果：《供应商综合评估报告》，明确推荐供应商排名（按得分从高到低）。（五）评估结果确定与供应商选择操作主体：采购部门、评估小组、管理层关键动作：采购部门将《供应商综合评估报告》提交管理层审批，明确首选供应商及备选供应商（首选供应商得分需高于备选供应商10分以上）。若首选供应商因价格、产能等原因无法满足需求，可依次选择备选供应商，需重新评估其匹配性并记录原因。对于金额较大或战略采购项目，需组织供应商谈判小组，对价格、付款方式、交付条款等进行谈判，最终确定合作供应商。确定供应商后，由采购部门向其发出《中标通知书》或《合作意向函》，同步通知未入选供应商结果（可简要说明不选原因，如得分不足）。输出成果：确定的合作供应商名单及谈判记录（如有）。（六）供应商分类与动态管理操作主体：采购部门、使用部门、财务部门关键动作：根据供应商综合得分、合作年限、履约表现等，将供应商分为战略级（90分及以上）、核心级（80-89分）、一般级（70-79分）、淘汰级（70分以下）四级，填写《供应商分类管理表》（模板6），明确各级供应商的合作策略（如战略级供应商可优先分配订单、签订长期框架协议）。建立供应商绩效评估机制，每季度/年度由使用部门、采购部门、财务部门从交付及时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度等维度进行评分，评分结果作为供应商升级、降级或淘汰的依据。定期更新《供应商信息台账》，及时补充供应商变更信息（如地址、联系人、资质更新等），对淘汰供应商进行归档管理，保留3年记录以备追溯。输出成果：《供应商分类管理表》《供应商绩效评估报告》《供应商信息台账》最新版。三、核心工具模板模板1：采购需求申请表申请部门申请日期年月日申请人*需求编号采购内容（填写具体产品/服务名称、规格型号、技术参数，可另附技术附件）采购数量预算金额万元交付时间年月日前交付地点质量要求（如国家标准、行业标准、企业技术标准等）需求说明（说明采购目的、紧急程度、特殊要求等）部门负责人审核意见：采购部门审核意见：财务部门审核意见：签字：_________日期：______签字：_________日期：______签字：_________日期：______模板2：供应商信息台账序号供应商名称统一社会信用代码主营业务联系人*联系方式（虚拟）资质证书（有效期）入库日期合作状态（合作/备选/淘汰）12模板3：供应商资格预审评分表（100分）评估维度评分标准分值得分备注资质合规性资质证书齐全、有效，完全符合行业要求20资质证书基本齐全，部分需补充10-15缺少关键资质或资质过期0-10财务状况资产负债率≤50%，近3年营收持续增长25资产负债率50%-70%，营收稳定15-20资产负债率＞70%，营收下滑0-15生产能力/服务能力产能完全匹配需求，设备先进30产能基本匹配，设备一般20-25产能不足，设备落后0-20履约历史过往合作项目验收合格率100%，无违约记录25合格率90%-99%，1次以内违约15-20合格率＜90%，2次及以上违约0-15总计100评估小组签字：_________日期：______模板4：供应商现场评估评分表（100分）评估维度评分标准分值得分佐证材料现场管理水平5S管理规范，现场整洁有序30照片、记录5S管理基本达标，偶有脏乱20-255S管理混乱，无现场管理制度0-20质量控制检验流程完善，记录完整可追溯25检验报告、记录检验流程基本完善，记录偶有缺失15-20无明确检验流程，记录缺失严重0-15技术实力技术团队专业，拥有核心专利25专利证书、团队简历技术团队满足需求，无专利但技术稳定15-20技术力量薄弱，无核心技术0-15服务保障售后响应≤24小时，问题解决率100%20服务协议、客户评价响应≤48小时，问题解决率≥90%10-15响应＞48小时，问题解决率＜90%0-10总计100评估小组签字：_________日期：______模板5：供应商综合评估报告采购项目名称评估日期年月日供应商名称统一社会信用代码评估小组成员采购部门：_________需求部门：_________技术专家：_________财务部门：_________评估环节得分权重加权得分资格预审（模板3得分）40%现场评估（模板4得分）60%综合得分100%评估结论□战略级（90分及以上）□核心级（80-89分）□一般级（70-79分）□淘汰级（70分以下）优势分析（如价格竞争力强、质量保障体系完善等）风险提示（如产能波动风险、售后服务覆盖范围有限等）推荐意见□推荐为合作供应商□建议作为备选供应商□不推荐评估小组负责人签字：_________日期：______管理层审批意见：_________日期：______模板6：供应商分类管理表序号供应商名称综合得分分类级别合作策略合作期限负责人*备注说明1战略级优先分配订单，签订2-3年框架协议202X-202X2核心级按项目需求分配订单，签订年度协议202X-202X3一般级小额订单优先，定期复评按项目确定4淘汰级停止合作，保留档案-因质量不达标淘汰四、使用关键要点（一）合规性优先所有采购需求及供应商评估必须符合国家法律法规（如《招标投标法》《采购法》）及企业内部采购管理制度，严禁设置倾向性、排他性条款，保证公平、公正、公开。（二）评估标准统一同一项目的供应商评估需使用统一的评分标准，避免因标准差异导致结果偏差；评估小组成员应独立打分，最终得分取平均值，减少主观因素影响。（三）动态更新机制供应商信息、分类级别、绩效评估结果需定期更新（至少每季度1次），对战略级、核心级供应商每年开展1次深度复评，保证供应商持续满足合作要求。（四）跨部门协同需求部门、采购部门、财务部门、使用部门需全程参与评估流程，需求部门侧重技术匹