采购询价单书写范本及流程

采购询价单书写范本及流程一、引言采购询价单是企业采购流程中的核心文档之一，其作用在于明确采购需求、规范报价行为、保障交易公平，既是供应商响应报价的依据，也是后续合同签订与履约的重要参考。一份专业的询价单能有效减少沟通成本、避免歧义，提升采购效率与透明度。本文结合实践经验，梳理采购询价单的标准书写范本与规范流程，为企业采购人员提供实用指南。二、采购询价单书写范本：核心要素与示例采购询价单的内容需全面、具体、无歧义，核心要素包括表头信息、询价项目详情、商务条款、响应要求、附件五大模块。以下是具体说明及范本示例：（一）表头信息：清晰标识文档身份表头需包含采购人信息、询价单标识、日期三大类内容，确保文档可追溯。采购人信息：企业全称、联系人、联系电话、地址（如需现场交货）；询价单标识：唯一编号（如“XJ-____”，规则：“询价”首字母+年份+月份+序号）、文档名称（如“XX企业办公设备采购询价单”）；日期：询价单发布日期。（二）询价项目详情：明确需求边界此部分是询价单的核心，需精准描述采购标的，避免模糊表述。建议采用表格形式，要素包括：序号产品/服务名称规格型号/技术要求数量单位备注1激光打印机品牌：HP；型号：LaserJetProM227fdw；功能：打印/复印/扫描/传真；打印速度：28页/分钟；分辨率：1200×1200dpi；支持无线连接5台需提供原厂保修证明2办公用纸规格：A4；克重：70g；品牌：得力；包装：5包/箱（每包500张）10箱交货时需提供产品检测报告注意事项：规格型号：需写清品牌、型号、关键参数（如尺寸、性能、材质），避免“通用型”“标准款”等模糊表述；技术要求：若有行业标准或企业内部标准，需明确引用（如“符合GB/T____标准”）；数量与单位：需与需求部门确认一致，避免“大约”“左右”等不确定词汇。（三）商务条款：明确交易规则商务条款是保障双方权益的关键，需严谨、公平、可执行，主要包括：1.报价要求：报价形式：明确是否含税（如“报价含13%增值税专用发票”）、是否包含运费及安装费（如“报价包含北京地区运费及上门安装费”）；报价有效期：一般为15-30天（如“报价有效期至2024年3月31日”）；报价格式：要求供应商按询价单项目逐一报价，不得遗漏（如“请按序号对应填写报价，总价需与分项价合计一致”）。2.交货条款：交货时间：具体到日期（如“收到订单后10个工作日内交货”）；交货地点：明确到具体地址（如“北京市朝阳区XX路XX大厦10层采购部”）；运输方式：如需指定（如“由供应商负责运输，采用快递方式”）。3.付款条款：付款方式：明确支付方式（如“银行转账”）、账期（如“货到验收合格后30天内支付95%货款，剩余5%作为质量保证金，质保期结束后无质量问题支付”）；发票要求：明确发票类型（如“增值税专用发票”）、开票内容（如“办公设备”）。4.质量与售后：质量标准：需符合国家/行业标准或询价单中的技术要求（如“产品质量符合GB/T2828.____标准”）；质保期：明确期限（如“打印机质保期为1年，办公用纸质保期为6个月”）；售后服务：要求（如“接到故障通知后24小时内响应，48小时内解决问题”）。5.违约责任：延迟交货：约定违约金（如“每延迟1天，按未交货部分总价的0.5%支付违约金”）；质量问题：约定退换货及赔偿方式（如“若产品质量不符合要求，供应商需在3天内更换合格产品，否则承担采购方因此产生的损失”）。（四）响应要求：明确供应商需提交的资料为确保供应商具备履约能力，需明确要求其提交以下资料：主体资格证明：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证复印件（或授权委托书）；报价文件：按询价单格式填写的报价表（加盖公章）；资质证明：相关行业资质（如ISO9001认证、医疗器械经营许可证等，若有）；其他资料：如过往合作案例、产品检测报告、质保承诺函等（按需要求）。注意事项：格式要求：如需PDF格式（如“报价文件需以PDF格式提交，命名规则为‘供应商名称+询价单编号’”）。（五）附件：补充说明若有需要，可添加附件，如：产品技术参数详细说明；交货地点地图；过往合作协议模板（如有）。（六）范本示例（简化版）XX企业办公设备采购询价单编号：XJ-____发布日期：2024年3月10日采购人：XX科技有限公司联系人：张三138-XXXX-XXXX（注：按用户要求，此处用模糊手机号）地址：北京市朝阳区XX路XX大厦10层一、询价项目详情序号产品名称规格型号/技术要求数量单位备注1激光打印机品牌：HP；型号：LaserJetProM227fdw；功能：打印/复印/扫描/传真；打印速度：28页/分钟5台需提供原厂1年保修证明2办公用纸规格：A4；克重：70g；品牌：得力；包装：5包/箱（每包500张）10箱交货时需提供产品检测报告二、商务条款1.报价要求：报价含13%增值税专用发票，包含北京地区运费及上门安装费；报价有效期至2024年3月31日。2.交货时间：收到订单后10个工作日内交货至采购人指定地址。3.付款方式：货到验收合格后30天内支付95%货款，剩余5%作为质量保证金，质保期结束后无质量问题支付。4.质量保证：打印机质保期1年，办公用纸质保期6个月；质保期内出现质量问题，供应商需在24小时内响应，48小时内解决。三、响应要求1.供应商需提交以下资料：（1）营业执照复印件（加盖公章）；（2）法定代表人授权委托书（若委托他人办理）；（3）按询价单格式填写的报价表（加盖公章）；（4）产品检测报告（办公用纸）、原厂保修证明（打印机）。3.截止时间：2024年3月20日17:00前，逾期提交无效。四、联系方式联系人：张三电话：138-XXXX-XXXXXX科技有限公司采购部2024年3月10日三、采购询价流程：规范步骤详解采购询价流程需闭环管理，确保每一步都有记录、可追溯。具体步骤如下：（一）步骤1：需求确认责任部门：采购部与需求部门（如行政部、技术部）操作要点：1.需求部门提交《采购需求申请表》，明确采购标的、规格、数量、用途、时间要求等；2.采购部审核需求的合理性（如是否为必要采购、是否有替代方案）；3.双方确认需求后，形成《采购需求确认书》，作为编制询价单的依据。（二）步骤2：编制询价单责任部门：采购部操作要点：1.根据《采购需求确认书》，按照上述“核心要素”编制询价单；2.审核询价单内容：确保无歧义、要素完整（如技术要求是否具体、商务条款是否公平）；3.审批：询价单需经采购部负责人审批后发布（若金额较大，需经财务或总经理审批）。（三）步骤3：发布询价责任部门：采购部操作要点：1.选择供应商：从供应商库中选取符合资质的供应商（如合作过的、有良好口碑的），或通过公开平台（如政府采购网、行业协会）发布询价；2.发送询价单：通过电子邮件、传真或现场送达等方式，向供应商发送询价单；3.确认接收：要求供应商收到询价单后回复确认（如“收到询价单，将按时提交报价”），避免遗漏。（四）步骤4：供应商响应责任部门：供应商操作要点：1.供应商收到询价单后，按要求准备报价文件及相关资料；2.在截止时间前提交报价文件（若需修改，需在截止时间前提交书面说明）；3.采购部收到报价文件后，登记造册（如“供应商名称、提交时间、报价金额”）。（五）步骤5：询价评审责任部门：采购部、需求部门、财务部门（如需）操作要点：1.成立评审小组：由采购部负责人、需求部门负责人、财务人员等组成（若金额较大，需邀请外部专家）；2.制定评审标准：根据询价单内容，制定评分标准（如价格占40%、质量占30%、服务占20%、资质占10%）；3.评审流程：（1）初审：检查供应商提交的资料是否齐全、符合要求（如营业执照是否有效、报价是否按格式填写）；（2）详审：按照评分标准，对供应商的报价、质量、服务、资质等进行评分；（3）汇总评分：计算各供应商的总分，确定排名；4.形成评审报告：记录评审过程、评分结果、推荐供应商等内容，经评审小组签字确认。（六）步骤6：确定供应商责任部门：采购部操作要点：1.根据评审报告，选择排名第一的供应商作为中标供应商；2.通知供应商：向中标供应商发送《中标通知书》，告知中标结果及后续流程（如签订合同、交货时间）；3.反馈未中标供应商：向未中标供应商发送《未中标通知书》，说明未中标原因（如“报价过高”“资质不符合要求”），保持良好沟通。（七）步骤7：归档责任部门：采购部操作要点：1.将询价单、报价文件、评审报告、《中标通知书》《未中标通知书》等资料整理归档；2.归档要求：资料需齐全、有序，保存期限符合企业规定（如3-5年）；3.电子归档：将资料扫描成电子文档，存储在企业内部系统中，便于查询。四、采购询价注意事项1.避免歧义：询价单中的术语、参数需明确，避免使用“最好”“尽快”等模糊词汇；2.公平公正：所有供应商收到的询价单内容一致，评审标准公开，避免偏袒；3.及时反馈：无论供应商是否中标，都需及时反馈结果，保持良好合作关系；4.保留记录：询价过程中的所有资料都需保留，以备审计或后续纠纷处理；5.合规性：询价流程需符合企业内部制度及国家法律法