员工人事档案管理及保密制度样本

第一章总则1.1目的为规范公司员工人事档案管理，保障员工合法权益，防范档案信息泄露，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、劳务派遣员工及退休人员）的人事档案管理及保密工作。1.3基本原则合法性：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保档案管理行为合法合规。完整性：确保档案材料齐全、准确，反映员工职业生涯全过程。保密性：严格保守员工档案信息秘密，防止泄露。便捷性：优化档案管理流程，提高档案利用效率。第二章管理职责2.1人力资源部（以下简称“HR部”）归口管理：负责员工人事档案的建立、整理、归档、保管、查阅、转移、销毁等全流程管理。制度执行：制定档案管理细则，监督各部门档案材料提交的及时性和完整性。保密管理：负责档案库房及电子档案的安全防护，落实保密措施。检查改进：定期检查档案管理情况，纠正违规行为，提出改进意见。2.2各部门负责人材料提交：及时向HR部提供本部门员工的考核、奖惩、培训、调岗调薪等档案材料，确保信息真实准确。监督配合：督促本部门员工遵守档案管理规定，协助HR部完成档案核查工作。2.3保密委员会监督检查：定期检查档案管理及保密制度执行情况，排查安全隐患。违规处理：对档案泄露事件进行调查，提出处理意见。培训宣传：组织档案保密培训，提高员工保密意识。第三章档案内容与分类3.1档案内容员工人事档案应包含以下材料（均为复印件或电子扫描件，隐去部分敏感信息）：基本信息类：入职申请表、身份证复印件、学历/学位证书、职业资格证书、体检报告、员工照片。劳动关系类：劳动合同、试用期考核表、转正审批表、调岗调薪通知、离职申请表、离职证明、解除/终止劳动合同通知书。考核奖惩类：月度/季度/年度考核表、奖惩通知（表扬/嘉奖/警告/记过）、绩效考核反馈表。培训经历类：培训申请表、培训签到表、培训考核表、培训证书。薪酬福利类：薪酬确认单、社保/公积金缴纳证明、福利发放记录（节日福利、补贴等）。其他类：员工书面申请（请假、报销等）、法律文书（法院判决书、仲裁裁决书等）。3.2档案分类长期保管（永久）：劳动合同、社保缴纳证明、离职证明、解除/终止劳动合同通知书等。定期保管（5年）：培训记录、考核表、奖惩通知等（到期后经鉴定无保存价值的，按规定销毁）。第四章档案管理流程4.1档案建立员工入职后3个工作日内，HR部收集其基本信息材料，建立个人档案。档案编号规则：采用“部门代码+入职年份+员工编号”（如“HR-____”），确保唯一性。4.2档案归档归档时间：每月月底前，HR部整理上月新增档案材料（如考核表、奖惩通知），归入员工个人档案。归档要求：材料需注明“原件已核”字样，由HR专员签字确认。填写《档案归档记录表》（附件1），记录归档材料名称、数量、日期及经办人。纸质档案按“一人一档”装订，电子档案同步上传至公司内部服务器。4.3档案查阅4.3.1内部查阅申请：部门负责人因工作需要查阅档案的，填写《档案查阅申请表》（附件2），注明查阅原因、范围及时间。审批：经HR部负责人审核同意后，在HR部指定地点查阅（不得带出档案室）。登记：查阅后填写《档案查阅登记册》（附件3），记录查阅人、时间、内容及用途。4.3.2外部查阅外部单位（如法院、劳动监察部门）需查阅档案的，需提供相关法律文书（如调查令、判决书），填写《档案查阅申请表》。审批：经HR部负责人审核同意后，提供复印件（注明“仅供XX单位查阅”），不得提供原件。备案：留存外部单位的法律文书及查阅记录，归档备查。4.4档案转移转移条件：员工离职后需转移档案的，由员工填写《档案转移申请表》（附件4），注明接收单位信息。办理流程：HR部核对档案内容无误后，在30日内完成转移手续（采用邮寄方式，保留快递单号）。填写《档案转移登记册》（附件5），记录转移员工姓名、档案编号、接收单位、邮寄时间及经办人。4.5档案销毁销毁条件：定期保管的档案到期后（如培训记录、考核表，保管期限5年），经鉴定无保存价值的，方可销毁。办理流程：申请：HR部填写《档案销毁申请表》（附件6），注明销毁档案的名称、数量、期限及原因。鉴定：成立销毁小组（HR部负责人、保密委员会成员、部门负责人），对到期档案进行鉴定。审批：经总经理批准后，采用粉碎或焚烧方式销毁（全程监督）。登记：填写《档案销毁登记册》（附件7），记录销毁时间、数量、经办人及监督人签字。第四章保密要求4.1保密范围员工人事档案信息均属保密内容，包括但不限于：个人基本信息（身份证号、住址、联系方式等）；劳动关系信息（劳动合同期限、工资待遇、社保缴纳情况等）；考核奖惩信息（考核结果、奖惩记录等）；薪酬福利信息（工资结构、福利标准等）；培训经历信息（培训内容、费用等）。4.2保密责任HR部工作人员：不得私自查阅、复制、篡改员工档案，不得泄露档案信息；离职时需办理档案交接手续，签订《保密承诺书》（附件8）。各部门员工：不得查阅与自身工作无关的档案信息，不得泄露所知悉的档案内容。外部人员：查阅档案时需遵守保密规定，不得泄露获取的档案信息。4.3保密措施物理防护：纸质档案存放在专用档案室（安装防盗门窗、监控设备），由HR部专人保管（钥匙不得转借）。电子防护：电子档案存储在公司内部服务器（设置访问权限，仅HR部及相关负责人可访问），定期备份（每月一次），保留访问日志（保存6个月）。第五章责任追究5.1违规行为泄露员工档案信息的；未按规定办理档案建立、归档、查阅、转移、销毁手续的；伪造、篡改档案材料的；擅自将档案带出档案室或提供给无关人员的。5.2处罚措施情节较轻的：给予警告处分，扣减当月绩效的10%-20%；情节严重的：给予记过或解除劳动合同处分，承担相应法律责任；给公司造成损失的：要求赔偿经济损失（包括直接损失和间接损失）。第六章附则6.1制度修订本制度由HR部负责修订，经保密委员会审核、总经理批准后生效。修订后应及时向全体员工公示。6.2解释权本制度的解释权归HR部所有。6.3生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原《员工人事档案管理办法》同时废止。6.4附件附件1：《档案归档记录表》附件2：《档案