劳动合同管理操作规范汇编

劳动合同管理操作规范汇编前言劳动合同是用人单位与劳动者确立劳动关系、明确双方权利义务的核心法律文件，是防范劳动争议、维护双方合法权益的基础依据。为规范企业劳动合同全流程管理，规避用工风险，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动合同法实施条例》等法律法规，结合企业人力资源管理实践，制定本《劳动合同管理操作规范汇编》。本规范涵盖劳动合同订立、履行、变更、解除/终止、争议处理及档案管理等环节，旨在为企业提供专业、严谨、可操作的指引。一、总则（一）目的规范劳动合同管理流程，明确双方权利义务边界，防范劳动用工法律风险，维护企业与劳动者的合法权益。（二）依据1.《中华人民共和国劳动合同法》（2012修正）；2.《中华人民共和国劳动合同法实施条例》（国务院令第535号）；3.《中华人民共和国劳动法》（2018修正）；4.其他相关法律法规及政策规定。（三）适用范围本规范适用于企业与建立全日制劳动关系的劳动者之间的劳动合同管理（非全日制用工另行规定）。二、劳动合同的订立（一）主体资格审查1.企业主体资格审查核查营业执照：确认营业执照在有效期内、已完成年度报告公示，经营范围包含拟招用岗位的业务内容；核查资质证书：从事特殊行业（如建筑、医疗、教育）的企业，需核实相应行政许可或资质证书（如施工总承包资质、医疗机构执业许可证）；核查分支机构授权：分公司、办事处等分支机构招用劳动者的，需提供总公司出具的授权委托书，明确其订立劳动合同及承担法律责任的权限。2.劳动者主体资格审查身份核查：核对身份证原件，确认年满16周岁（文艺、体育等特殊行业招用未满16周岁未成年人的，需办理审批手续）；资质核查：核实学历证、职业资格证的真实性（通过学信网、职业资格证书查询系统验证）；劳动关系状态核查：要求提供离职证明（或解除/终止劳动合同证明），确认与前单位已解除劳动关系；竞业限制核查：涉密岗位或高级管理人员需核实是否与前单位签订竞业限制协议，明确其限制期限及范围；健康核查：从事接触职业病危害作业或特殊岗位（如食品、医疗）的劳动者，需提供近期健康证明（如职业病体检报告、健康证）。（二）劳动合同条款设计1.法定必备条款（《劳动合同法》第十七条）企业信息：名称、住所、法定代表人或主要负责人；劳动者信息：姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码；劳动合同期限：明确固定期限、无固定期限或完成一定工作任务为期限（如“固定期限：2023年1月1日至2025年12月31日”）；工作内容与地点：具体描述工作岗位、职责范围（如“销售经理，负责区域客户开发与维护”），明确主要工作地点（如“北京市朝阳区XX路XX号”）；工作时间与休息休假：明确工作时间制度（标准工时、综合计算工时、不定时工作制，后两者需经劳动行政部门审批），休息休假（周末休息、法定节假日、年假、婚假等）的具体规定；劳动报酬：明确工资结构（基本工资、奖金、津贴、补贴）、支付方式（银行转账）、支付周期（每月15日支付上月工资）、加班工资计算基数（如“基本工资为加班工资计算基数”）；社会保险：明确缴纳险种（养老、医疗、失业、工伤、生育）、缴费基数（劳动者本人工资，不低于当地最低缴费基数）；劳动保护：明确企业提供的劳动安全卫生条件（如“车间配备通风设备、消防器材”）、劳动防护用品（如“安全帽、防尘口罩”）；其他：法律、法规规定的其他事项（如试用期、服务期）。2.约定条款（可选）（1）试用期期限限制：劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上固定期限或无固定期限的，不超过6个月；工资标准：试用期工资不低于本单位相同岗位最低档工资或劳动合同约定工资的80%，且不低于当地最低工资标准；录用条件：明确试用期内的考核标准（如“月度业绩达到10万元”“无迟到早退记录”），并以书面形式告知劳动者（如入职培训手册）。（2）培训服务期约定条件：企业为劳动者提供专项培训费用（如外送专业技术培训），需签订培训协议；服务期限：根据培训费用数额协商确定（如“培训费用5000元，服务期1年”）；违约金：劳动者违反服务期约定的，违约金不得超过培训费用，且不得超过未履行部分分摊的费用（如“服务期1年，履行6个月后离职，违约金不超过2500元”）。（3）竞业限制适用人员：高级管理人员（如总经理）、高级技术人员（如研发总监）、负有保密义务的人员（如财务人员）；限制范围：明确行业（如“不得从事同类产品生产”）、地域（如“北京市”）；期限：不超过2年；经济补偿：每月支付，标准不低于劳动者离职前12个月平均工资的30%，且不低于当地最低工资标准；违约金：双方协商确定（如“违约金为经济补偿总额的2倍”）。（三）订立程序1.告知义务企业告知：如实告知工作内容、工作条件、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等信息（如通过《入职通知书》书面告知）；劳动者告知：如实说明与劳动合同直接相关的基本情况（如学历、工作经历、健康状况），隐瞒真实情况的，企业可主张劳动合同无效。2.协商一致劳动合同条款需经双方平等协商，不得违反法律强制性规定（如“不缴纳社会保险”“加班不支付加班费”等条款无效）。3.签字与盖章企业：法定代表人或授权代表人签字（需提供授权委托书），加盖公章或合同专用章；劳动者：本人签字（不得代签）；日期：需在用工之日起1个月内订立（逾期需支付二倍工资）。4.文本交付企业需向劳动者交付1份劳动合同文本，要求劳动者在《劳动合同签收表》上签字确认（注明签收日期、劳动合同期限），《劳动合同签收表》留存备查（至少2年）。三、劳动合同的履行与变更（一）履行规范1.工资支付按时足额：每月至少支付1次工资，不得克扣或无故拖欠（如遇节假日提前支付）；支付方式：优先采用银行转账（留存转账记录），现金支付需劳动者签字确认（如工资条）；加班工资：平时加班：支付不低于工资150%的报酬；周末加班：支付不低于工资200%的报酬（或安排补休）；法定节假日加班：支付不低于工资300%的报酬（不得补休）。2.社会保险缴纳办理登记：自用工之日起30日内为劳动者办理社会保险登记；缴费要求：按当地规定缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育等保险费，不得拖欠或漏缴。3.劳动保护安全条件：提供符合国家规定的劳动安全卫生条件（如车间通风、消防设施）；防护用品：为劳动者提供必要的劳动防护用品（如安全帽、口罩），监督正确使用；职业健康检查：对从事接触职业病危害作业的劳动者，进行岗前、岗中、离岗职业健康检查。4.考勤与休息休假考勤制度：制定明确的考勤规则（如打卡、签到），并向劳动者公示（如员工手册）；休息休假：保障劳动者每周至少休息1日，法定节假日、年假、婚假等按国家规定执行（如“年假：工作满1年享受5天”）；加班审批：劳动者加班需提前申请（如填写《加班审批单》），经部门负责人批准后方可加班。（二）变更规范1.变更情形双方协商一致（如工作内容调整、劳动报酬增加）；客观情况变化（如企业转产、重大技术革新，致使劳动合同无法履行）；法律规定（如劳动者患病医疗期满后不能从事原工作，企业需调整岗位）。2.变更程序协商：企业与劳动者就变更事项进行沟通（如召开会议、发送书面通知）；书面确认：双方协商一致后，签订《劳动合同变更协议书》（注明变更事项、日期、双方签字盖章）；备案：将《劳动合同变更协议书》存入劳动者档案（或内部系统）。四、劳动合同的解除与终止（一）解除类型与程序1.协商解除程序：双方协商一致，签订《解除劳动合同协议书》（注明解除日期、经济补偿等）；经济补偿：企业提出解除的，需支付经济补偿；劳动者提出的，不支付。2.劳动者单方解除（1）预告解除程序：提前30日书面通知企业（如提交辞职信）；试用期内提前3日通知（可口头）；后果：企业无需支付经济补偿（需结清工资、办理离职手续）。（2）即时解除（企业存在过错）情形：未提供劳动保护或劳动条件；未及时足额支付劳动报酬；未依法缴纳社会保险；规章制度违反法律规定，损害劳动者权益；以欺诈、胁迫手段订立劳动合同；暴力、威胁或非法限制人身自由强迫劳动。后果：企业需支付经济补偿（无需提前通知）。3.企业单方解除（1）过失性解除（劳动者存在过错）情形：试用期内不符合录用条件；严重违反规章制度（如连续旷工3天以上）；严重失职，给企业造成重大损害（如造成较大经济损失）；同时与其他企业建立劳动关系，影响本单位工作；被依法追究刑事责任。程序：收集证据（如考核记录、违纪通知书）；通知工会（听取意见）；书面通知劳动者（注明解除理由）；后果：无需支付经济补偿。（2）非过失性解除（劳动者无过错）情形：患病或非因工负伤，医疗期满后不能从事原工作，也不能从事另行安排的工作；不能胜任工作，经培训或调岗后仍不能胜任；客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，协商不成。程序：协商变更劳动合同；提前30日书面通知或额外支付1个月工资（代通知金）；通知工会；后果：需支付经济补偿。（3）经济性裁员情形：企业重整；生产经营严重困难；转产、技术革新后仍需裁减人员；客观经济情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行。程序：提前30日向工会或全体职工说明情况；制定裁减方案（包括人员名单、时间、经济补偿）；向劳动行政部门报告；优先留用：订立较长期限劳动合同、无固定期限劳动合同、家庭无其他就业人员的劳动者；后果：需支付经济补偿。（二）终止类型与程序1.终止情形劳动合同期满（未续订）；劳动者开始享受基本养老保险待遇（达到法定退休年龄）；劳动者死亡或被宣告死亡、失踪；企业被宣告破产、吊销营业执照、责令关闭或提前解散；法律规定的其他情形。2.终止程序提前通知：劳动合同期满的，提前30日送达《劳动合同终止通知书》（注明终止日期、经济补偿）；办理手续：终止后15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续（开具《解除/终止劳动合同证明》）；经济补偿：企业需支付经济补偿的情形包括：劳动合同期满企业不续订、企业破产或解散等。（三）经济补偿与赔偿金计算1.经济补偿适用情形：劳动者即时解除、企业非过失性解除、经济性裁员、劳动合同期满企业不续订、企业破产或解散等；计算方式：经济补偿=月工资×工作年限月工资：劳动者离职前12个月平均工资（包括工资、奖金、津贴等）；工作年限：每满1年支付1个月工资；6个月以上不满1年的，按1年计算；不满6个月的，支付0.5个月工资；限制：月工资超过当地上年度职工月平均工资3倍的，按3倍计算，工作年限最高不超过12年。2.赔偿金适用情形：企业违法解除或终止劳动合同（如未提前通知非过失性解除、未支付经济补偿）；计算方式：赔偿金=经济补偿×2。五、劳动合同争议处理（一）争议解决途径1.协商：双方首先协商解决（如签订和解协议）；2.调解：协商不成的，向企业劳动争议调解委员会或基层人民调解组织申请调解（调解协议具有法律效力）；3.仲裁：调解不成的，向劳动争议仲裁委员会申请仲裁（仲裁时效1年）；4.诉讼：对仲裁裁决不服的，向人民法院提起诉讼（一审审理期限6个月）。（二）证据留存要求企业需承担举证责任（如证明劳动者不符合录用条件、已支付工资），需留存以下证据：劳动合同及附件（如试用期录用条件、培训协议）；工资支付记录（如银行转账凭证、工资条）；考勤记录（如打卡记录、签到表）；解除/终止劳动合同证明（如《解除通知书》）；培训记录（如培训签到表、费用发票）；考核记录（如绩效考核表、违纪通知书）；社会保险缴纳记录（如社保缴费凭证）。证据需留存至少2年（《劳动合同法》第五十条规定）。六、劳动合同档案管理（一）档案内容入职材料：入职登记表、身份证复印件、学历证复印件、离职证明、健康证明；劳动合同文本：劳动合同原件、《劳动合同变更协议书》、《解除/终止劳动合同证明》；履行记录：工资支付记录、考勤记录、培训记录、考核记录、社会保险缴纳记录；其他材料：竞业限制协议、保密协议、员工手册签收记录、加班审批单。（二）保管期限劳动合同文本：解除/终止后至少保存2年；入职材料、履行记录：至少保存至劳动者离职后5年；竞业限制协议：至少保存至限制期限届满后2年。（三）保管方式与责任专人负责：人力资源部指定专人管理档案（如HR专员）；专柜存放：存入专用档案柜（加锁），防止丢失；电子档案：扫描纸质档案成电子文档（如PDF），备份至电脑硬盘或云盘（如阿里云）；定期检查：每月检查档案完整性（如核对数量、