医院文件资料分类管理制度

医院文件资料分类管理制度第一章总则1.1目的为规范医院文件资料的分类、管理与利用，提高工作效率，保障文件资料的真实性、完整性和安全性，充分发挥文件资料在医院运营、医疗服务、科研教学等工作中的支撑作用，根据相关法律法规及行业规范，结合医院实际情况，制定本制度。1.2依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《医疗机构管理条例》《电子文件管理暂行办法》《病历书写基本规范》《会计档案管理办法》等法律法规及规范性文件制定。1.3适用范围本制度适用于医院各科室、部门在日常工作中形成的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文件、音像资料、图表等。1.4管理原则1.标准化原则：采用统一的分类标准、编码规则及管理流程，确保全院文件资料管理规范一致。2.规范化原则：建立从文件形成、归档、分类、存储到利用、销毁的全流程规范，避免管理漏洞。3.便捷性原则：分类体系设计应便于文件资料的检索、查阅与利用，满足医院各项工作的实际需求。4.安全性原则：采取有效措施保障文件资料的安全，防止丢失、损坏、泄露或篡改。第二章分类原则2.1科学性原则分类应符合文件资料的自然形成规律及内在联系，反映医院“医疗、教学、科研、管理”四大职能的性质与特点，确保分类逻辑清晰、层次分明。2.2实用性原则分类体系应贴近医院工作实际，便于各科室收集、整理、存储文件资料，同时满足临床、行政、科研等不同岗位的利用需求。2.3可扩展性原则分类体系应具备灵活性，预留新增类别或调整类别的空间，适应医院业务发展、职能调整及新技术应用（如电子文件、大数据）的需要。2.4一致性原则全院各部门必须采用统一的分类标准与编码规则，避免同一文件资料在不同部门出现不同分类，确保文件资料管理的统一性。第三章分类体系医院文件资料采用“大类-小类-子类”三级分类体系，大类以职能划分，小类以业务类型划分，子类以具体内容划分。各类别均设置唯一代码，便于编码与检索。3.1行政类（代码：XZ）定义：医院行政办公及综合管理活动中形成的文件资料。3.1.1综合管理（XZ01）：医院发展规划、年度工作计划/总结、专项工作报告、调研资料、对外交流合作协议、荣誉证书等。3.1.2公文管理（XZ02）：上级机关来文（如卫生健康委员会通知、批复）、本院发文（如院级通知、通报、决定）、往来函件、公文处理单等。3.1.3会议资料（XZ03）：院务会、中层干部会、职工大会、专题会议（如医疗质量会、安全会议）的通知、议程、记录、纪要、决议等。3.1.4规章制度（XZ04）：医院章程、岗位职责、管理办法（如考勤管理、印章管理）、工作流程、考核标准等。3.2医疗类（代码：YL）定义：医疗服务活动中形成的文件资料，是医院核心业务档案。3.2.1病历档案（YL01）：门诊病历、住院病历、急诊病历、手术记录、护理记录、检查检验报告等（按《病历书写基本规范》要求归档）。3.2.2诊疗规范（YL02）：国家/行业诊疗指南、技术操作规范、临床路径、医院自制诊疗规程等。3.2.3医疗质量（YL03）：医疗质量检查记录、医疗安全事件报告、医疗投诉处理记录、医疗质量考核结果、医疗技术准入资料等。3.2.4医患关系（YL04）：患者知情同意书、医患沟通记录、医疗纠纷调解协议、医疗事故鉴定资料、患者满意度调查结果等。3.3护理类（代码：HL）定义：护理管理及服务活动中形成的文件资料。3.3.1护理管理（HL01）：护理工作计划/总结、护理人员调配方案、护理管理制度、护理质控小组记录等。3.3.2护理规范（HL02）：护理技术操作规范、护理常规、护理流程（如输液护理、伤口护理）等。3.3.3护理质量（HL03）：护理质量检查记录、护理不良事件报告、护理质量考核结果、护理满意度调查结果等。3.3.4护理教育（HL04）：护理人员培训计划、培训资料（如课件、教材）、考核记录、继续教育证书等。3.4医技类（代码：YJ）定义：医技科室（检验、影像、药剂、病理等）工作中形成的文件资料。3.4.1检验资料（YJ01）：检验申请单、检验报告、检验质量控制记录、检验设备校准记录、实验室资质证书等。3.4.3药剂资料（YJ03）：药品采购计划、药品验收记录、药品处方、药品不良反应报告、药剂科管理制度、药品有效期台账等。3.4.4病理资料（YJ04）：病理申请单、病理切片、病理报告、病理质量控制记录、病理标本保存记录等。3.5科研教学类（代码：KY）定义：科研项目及教学活动中形成的文件资料。3.5.1科研项目（KY01）：科研项目申报书、立项通知书、科研经费预算/决算、科研进展报告、科研成果鉴定资料、专利申请文件等。3.5.2学术论文（KY02）：本院职工发表的学术论文、论文收录证明（如SCI、核心期刊）、学术会议论文集、学术讲座课件等。3.5.3教学资料（KY03）：教学计划、教案、讲义、教学大纲、学生实习记录、带教老师评价表等。3.5.4继续教育（KY04）：继续教育项目申报书、项目实施方案、培训资料、学员签到表、继续教育学分证明等。3.6财务类（代码：CW）定义：财务管理活动中形成的文件资料。3.6.1预算决算（CW01）：年度预算报告、预算调整方案、年度决算报告、决算分析报告、预算执行情况表等。3.6.2会计档案（CW02）：会计凭证、会计账簿、财务报表、会计档案移交清册、银行对账单等（按《会计档案管理办法》要求归档）。3.6.3收费管理（CW03）：收费标准文件、收费票据存根、收费统计报表、收费投诉处理记录、医保报销资料等。3.6.4成本核算（CW04）：成本核算办法、成本分析报告、科室成本核算结果、成本控制措施记录等。3.7后勤类（代码：HQ）定义：后勤保障活动中形成的文件资料。3.7.1设备管理（HQ01）：设备采购计划、设备验收记录、设备使用说明书、设备维护/维修记录、设备报废申请单等。3.7.2物资管理（HQ02）：物资采购计划、物资验收记录、物资库存台账、物资发放记录、物资报废清单等。3.7.3基建管理（HQ03）：基建项目申报书、基建工程合同、基建工程图纸、基建工程验收记录、基建经费使用情况表等。3.7.4安全保卫（HQ04）：安全管理制度、安全检查记录、消防设施维护记录、治安事件处理记录、监控录像资料（按规定期限保存）等。3.8人事类（代码：RS）定义：人事管理活动中形成的文件资料。3.8.1人员档案（RS01）：职工简历、劳动合同、学历/学位证书、职称证书、奖惩记录、离职证明等。3.8.2薪酬福利（RS02）：工资发放表、奖金分配方案、社会保险缴纳记录、福利发放记录（如节日福利、体检福利）等。3.8.3绩效考核（RS03）：绩效考核办法、绩效考核结果、绩效考核反馈记录、绩效改进计划等。3.8.4职称管理（RS04）：职称申报材料、职称评审结果、职称证书、职称聘任文件等。3.9电子文件类（代码：DZ）定义：以电子形式生成、存储的文件资料，需与纸质文件同步管理。3.9.1电子公文（DZ01）：电子通知、电子通报、电子函件等（需转换为PDF格式，与纸质公文同步归档）。3.9.2电子病历（DZ02）：电子门诊病历、电子住院病历、电子手术记录等（按《电子病历应用管理规范》要求，存储为符合标准的电子格式）。3.9.4数据库文件（DZ04）：医院信息系统（HIS）、电子病历系统（EMR）、实验室信息系统（LIS）等的数据库备份文件（定期异地备份，确保数据安全）。第四章管理流程4.1文件形成与归档4.1.1形成责任各科室负责人对本部门文件资料的形成负责，确保文件资料真实、完整、准确，不得伪造、篡改或遗漏。4.1.2归档时限日常文件资料：形成后1个月内归档；年度文件资料：年度结束后3个月内归档；专项文件资料（如科研项目、基建工程）：专项工作结束后1个月内归档；电子文件：与纸质文件同步归档。4.1.3归档要求纸质文件：需装订整齐、无破损、无涂改，标注文件名称、形成日期、作者等信息；音像资料：需标注内容、时间、地点、人物等信息，存储为稳定格式（如MP4、WAV）。4.2分类与编码4.2.1编码规则采用“大类代码-小类代码-年度-顺序号”结构，示例：XZ____：2023年行政类综合管理第1份文件；YL____：2023年医疗类病历档案第5份文件。4.2.2分类审核各科室归档的文件资料需经档案管理部门审核，确认分类准确、编码规范后方可入库。不符合要求的，退回科室修改后重新归档。4.3存储与保管4.3.1纸质文件保管档案室需具备防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施，温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45-60%；文件资料按类别、年度有序排列，标注档案柜编号、层号，便于查找；定期检查纸质文件状态，发现破损、褪色等情况及时修复。4.3.2电子文件保管电子文件存储在医院专用服务器，设置访问权限（管理员、部门负责人、普通员工分级授权）；定期备份电子文件（至少每周1次），异地存储（如云端或离线存储设备），防止数据丢失；定期检测服务器性能，更新杀毒软件，防止黑客攻击或病毒感染。4.3.3涉密文件管理涉密文件需标注“涉密”字样，单独分类存储；纸质涉密文件存放在密码柜中，电子涉密文件采用加密软件存储；查阅涉密文件需经分管领导批准，填写《涉密文件查阅审批表》，严禁复制、传播。4.4检索与利用4.4.1检索系统建设电子文件：建立档案管理数据库（如使用专业档案管理软件），实现关键词检索、分类检索、年度检索等功能；纸质文件：建立案卷目录、文件目录等检索工具，标注文件名称、编码、存储位置等信息。4.4.2利用审批流程普通文件：由部门负责人批准，填写《文件资料利用申请表》；涉密文件：由分管领导批准，填写《涉密文件查阅审批表》；外部单位利用：需经医院办公室审核，分管领导批准。4.4.3利用登记制度利用文件资料时，需填写《文件资料利用登记表》，注明利用人、利用目的、利用时间、文件名称、编码等信息。利用后及时归还，档案管理部门核对无误后注销登记。4.5销毁与移交4.5.1销毁条件超过保管期限且无保存价值的文件资料（如行政类文件保管期限10年，医疗类病历档案保管期限30年）；重复文件、草稿文件、无查考价值的临时文件。4.5.2销毁程序科室提出销毁申请，填写《文件资料销毁申请表》，说明销毁原因、数量、类别；档案管理部门审核，确认符合销毁条件；分管领导批准；两人监销（档案管理员与科室负责人），销毁后填写《文件资料销毁清单》，签字确认。4.5.3移交规定永久保存的文件资料（如医院章程、年度决算报告、重要科研成果），需向当地档案馆移交；移交时填写《文件资料移交清册》，注明文件名称、编码、数量、保管期限等信息，双方签字确认。第五章责任与考核5.1部门责任5.1.1科室负责人责任负责本部门文件资料的形成、归档、分类工作，确保及时、准确；督促本部门员工遵守文件资料管理规定，对违规行为承担领导责任。5.1.2档案管理部门责任负责全院文件资料的统筹管理，制定分类标准、编码规则及管理流程；监督指导各科室文件资料管理工作，定期检查归档情况；负责文件资料的检索、利用、销毁、移交等工作，确保管理规范。5.1.3信息技术部门责任负责电子文件的技术支持，保障服务器、数据库的正常运行；负责电子文件的安全保障，防止数据泄露、篡改或丢失；协助档案管理部门建立电子文件检索系统。5.2考核机制5.2.1考核内容归档及时性：是否在规定时限内完成归档；分类准确性：是否符合分类标准，编码是否规范；保管安全性：是否有文件丢失、损坏、泄露等情况；利用便捷性：是否便于检索、查阅，利用流程是否规范。5.2.2考核方式定期检查：每季度一次，由档案管理部门组织对各科室文件资料管理情况进行全面检查；不定期抽查：随机检查某科室的文件资料管理情况，重点检查涉密文件、电子文件的管理；专项检查：针对某一类别文件（如病历档案、