学生会会议全程记录模板

学生会会议全程记录模板一、模板说明（一）用途与价值会议记录是学生会决策执行、责任追溯及内部管理的核心书面凭证，其价值在于：1.留存决策轨迹：准确记录会议讨论过程与决议结果，避免“口头传达”的信息偏差；2.明确工作边界：通过“责任部门+完成时限”的结构化记录，确保任务落地；3.支撑后续工作：为活动筹备、预算执行、考核评估提供可查阅的依据；4.规范内部管理：作为学生会换届交接、制度完善的重要历史资料。（二）使用说明1.适用场景：覆盖学生会全体会议、部门联席会议、专项工作会议（如迎新/文化节筹备会）等正式会议；2.操作流程：会前：记录人提前填写“会议基本信息”，准备空白模板；会中：实时记录发言要点、讨论分歧及决议，避免遗漏关键信息；会后：24小时内整理完善，经主持人审核后发送至参会人员，并归档保存；3.灵活调整：可根据会议类型增减模块（如临时会议增加“议题背景说明”，例会简化“议程介绍”）。二、会议全程记录模板（一）会议基本信息项目内容会议名称学生会第X次全体会议/XX部门联席会议/XX专项工作会议（如“202X年新生迎新工作推进会”）会议时间202X年X月X日（周X）XX:XX-XX:XX（精确到分钟）会议地点XX教学楼XX教室/学生会办公室/XX会议室（注明具体位置）主持人学生会主席/XX部门负责人（姓名+职务，如“学生会主席张三”）记录人学生会秘书处/XX部门干事（姓名，如“秘书处李四”）参会人员出席：主席团（张三、王五）、各部门负责人（赵六、周七……）；列席：XX指导老师（如“团委陈老师”）缺席人员孙八（请假，原因：事假/病假）、吴九（未到，原因：未提前说明）会议主题核心议题概括（如“审议新生迎新方案、调整部门预算、推进校园文化节筹备”）（二）会议议程按时间顺序列出会议流程（可提前发给参会人员），示例：1.主持人开场（XX:XX-XX:XX）：说明会议目的、议程及纪律要求；2.考勤签到（XX:XX-XX:XX）：核对参会人员，记录缺席情况；3.上会决议执行汇报（XX:XX-XX:XX）：各部门汇报上次会议决议的完成情况；4.本次议题讨论（XX:XX-XX:XX）：（1）议题一：新生迎新活动方案审议（责任部门：生活部）；（2）议题二：学生会部门预算调整议案（责任部门：财务部）；（3）议题三：校园文化节筹备进度汇报（责任部门：文艺部）；5.其他事项（XX:XX-XX:XX）：临时议题或补充说明；6.会议总结（XX:XX-XX:XX）：主持人归纳成果，明确下一步安排；7.散会（XX:XX）。（三）会议内容记录1.上一次会议决议执行情况核心要求：记录“做了什么”“没做什么”“原因是什么”“下一步计划”，用表格清晰呈现：决议事项责任部门执行进度完成情况说明未完成原因及后续计划制定202X年秋季招新方案组织部已完成90%方案草案已完成，含招新流程、报名条件未完成：需与团委确认招新时间；计划：9月X日前完成确认落实校园卫生巡查制度权益部已完成100%已制定巡查schedule，9月X日起执行无2.本次会议议题讨论核心要求：每个议题需记录“汇报内容”“讨论要点”“决议结果”，确保逻辑清晰：（1）议题一：新生迎新活动方案审议（责任部门：生活部）汇报内容（生活部负责人赵六）：1.活动时间：9月X日-9月X日（覆盖新生报到全周期）；2.活动内容：①报到引导（设置3个引导点，配志愿者）；②迎新晚会（邀请校园乐队、社团表演）；③新生手册发放（含校园地图、学生会介绍）；3.预算需求：XX元（引导点物资XX元、晚会场地租赁XX元、手册印刷XX元）。讨论要点：主席团张三：建议增加“新生答疑booth”（解答校园生活问题，如食堂、宿舍）；学习部周七：新生手册中加入“学习资源指南”（图书馆使用、奖学金政策）；财务部吴八：晚会场地租赁可与团委协商减免，预计减少XX元。决议结果（需明确、具体，可执行）：1.同意生活部提交的方案，新增“新生答疑booth”及“学习资源指南”；2.预算调整为XX元（减免晚会场地租赁XX元）；3.责任分工：生活部牵头，学习部（负责“学习资源指南”）、财务部（负责预算执行）配合；4.完成时限：9月X日前完成方案最终版，9月X日启动活动。（2）议题二：学生会部门预算调整议案（责任部门：财务部）汇报内容（财务部负责人吴八）：1.原预算：各部门年度预算合计XX元；2.调整原因：文艺部校园文化节新增“创意市集”活动，需增加预算XX元；3.调整方案：从学生会备用金中拨付XX元，调整后合计XX元。讨论要点：文艺部郑九：“创意市集”能提升活动参与度，预算合理；主席团张三：需确保备用金留存（现有XX元，拨付后留存XX元，符合规定）。决议结果：1.同意预算调整议案；2.拨付方式：从备用金中列支XX元；3.责任部门：财务部负责预算调整及拨付；4.完成时限：9月X日前完成调整手续。（3）议题三：校园文化节筹备进度汇报（责任部门：文艺部）汇报内容（文艺部负责人王十）：1.已完成：确定主题“青春向党·逐梦前行”，制定活动流程（开幕式、文艺汇演、社团展示）；2.未完成：①开幕式嘉宾邀请（需邀请XX老师、XX校友）；②场地审批（需与后勤处确认XX操场使用时间）；3.需求支持：请主席团协助邀请嘉宾。决议结果：1.文艺部继续推进筹备，重点完成嘉宾邀请及场地审批；2.责任分工：主席团（张三）负责邀请嘉宾，文艺部（王十）负责场地审批；3.完成时限：9月X日前完成嘉宾邀请，9月X日前完成场地审批。3.其他事项核心要求：记录临时增加的议题或需要后续跟进的问题，如：临时议题：XX同学提出“增加学生会公众号宣传频率”，主持人决定纳入下次会议讨论；提醒事项：下次会议时间定为9月X日（周X）XX:XX，地点不变，请各部门提前准备汇报材料。（四）会议总结核心要求：总结本次会议的“成果”与“注意事项”，示例：主要成果：1.通过新生迎新活动方案及预算调整；2.明确校园文化节筹备的关键任务；3.解决了部门预算不足的问题。注意事项：1.各部门严格按照决议时间节点完成工作，逾期未完成需向主席团说明原因；2.财务部加强预算监督，确保资金合理使用；3.遇到问题及时沟通（如场地审批困难，联系后勤处或主席团协助）。（五）会后跟进事项核心要求：列出需要会后完成的任务，明确“责任主体”“完成时限”，用表格呈现：事项责任部门/负责人完成时限备注整理会议记录并发送秘书处李四9月X日17:00前发送至学生会群（PDF格式）完善新生迎新方案生活部赵六9月X日前学习部、财务部配合完成预算调整手续财务部吴八9月X日前提交主席团审核邀请文化节嘉宾主席团张三9月X日前联系XX老师、XX校友（六）附录核心要求：附上会议相关材料，便于查阅：1.会议材料清单：新生迎新活动方案草案、部门预算调整表、校园文化节筹备进度表；2.参会人员签到表（附件1，需签字）；3.会议现场照片（附件2，可选，记录关键环节）。三、注意事项（一）记录规范1.客观真实：只记录发言内容，不加入个人判断（如“张三认为方案很好”应改为“张三说：‘方案符合新生需求’”）；2.准确具体：决议事项需明确“谁做”“做什么”“什么时候做完”（如“生活部负责完善新生迎新方案”应改为“生活部赵六负责完善新生迎新方案，9月X日前完成”）；3.简洁明了：避免冗长，重点突出（如删除无关的闲聊内容，保留与议题相关的发言）。（二）归档与保存1.归档方式：电子档（PDF格式，命名规则：“202X年X月X日学生会第X次全体会议记录”）保存至学生会共享文件夹（如百度云、钉钉群文件）；纸质档存入学生会档案柜（标注会议日期、名称）。2.保存期限：长期保存（至少保存至学生会换届后1年，便于新一届学生会查阅历史资料）。（三）反馈机制1.参会人员收到会议记录后，需在24小时内提出异议（如“决议中的完成时限有误”），逾期未提出视为确认；2.秘书处收到异议后，及时调整会议记录，并重新发送至参会人员确认。学生会秘书处202X年X月X日四、模板更新说明本模板每年可根据学生会工作实际调整（如新增“