医院药品采购流程规范及示范文本

医院药品采购流程规范及示范文本一、引言药品采购是医院医疗服务的核心环节之一，直接关系到患者用药安全、医疗质量及医院运营成本控制。为规范药品采购行为，防范廉政风险，保障药品供应的及时性、有效性和经济性，根据《中华人民共和国药品管理法》《医疗机构药品集中采购工作规范》《医疗保障基金使用监督管理条例》等法律法规，结合医院实际运营需求，制定本流程规范及示范文本。二、药品采购流程规范本规范涵盖需求计划、供应商管理、采购实施、验收入库、付款结算、档案管理六大核心环节，明确各环节的责任主体、操作标准及关键控制点。（一）需求计划管理1.需求提报责任主体：临床科室、药剂科（药库）。操作标准：（1）临床科室根据诊疗需求、患者用药习惯及科室用药定额，每月25日前向药剂科提交《药品需求计划表》（详见示范文本1），注明药品名称、规格、数量、用途（如常规用药、专科用药）及需求理由（如库存不足、新开展诊疗项目）。（2）药剂科结合库存预警系统（如最低库存量、最高库存量）、药品使用量统计（近3个月平均使用量）及预算额度（年度药品采购预算），对临床需求进行审核。审核重点：①是否属于医院药品目录内品种（目录外品种需经药事管理与药物治疗学委员会审批）；②需求数量是否合理（避免超量采购导致积压）；③是否符合医保支付政策（如医保目录内药品优先采购）。关键控制点：禁止临床科室直接向供应商提出采购需求，所有需求必须通过药剂科统一汇总。（二）供应商管理1.资质审核责任主体：药剂科、设备与物资管理科（或采购办）。操作标准：（1）供应商需提供以下资质材料（原件审核，复印件留存）：①《营业执照》（经营范围包含药品批发）；②《药品经营许可证》（有效期内）；③《药品经营质量管理规范认证证书》（GSP证书）；④法定代表人授权书（授权经办人办理采购业务）；⑤经办人身份证复印件；⑥药品生产企业的授权书（如代理销售某品牌药品，需提供生产企业的授权文件）。（2）药剂科对资质材料进行真实性核查（如通过国家药监局官网查询GSP证书有效性），填写《供应商资质审核表》（详见示范文本2），经科室负责人签字后归档。关键控制点：未通过资质审核的供应商不得进入医院采购体系。2.供应商评估与动态管理责任主体：药剂科、质管科、临床科室。操作标准：（1）每年第四季度对供应商进行综合评估，评估指标包括：①药品质量（近1年药品抽检合格率、不良反应发生率）；②供货及时性（近1年延迟交货次数及原因）；③服务态度（退换货响应时间、售后支持能力）；④价格合理性（与市场均价对比）。（2）根据评估结果，将供应商分为优秀（90分以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）三个等级。不合格供应商暂停采购资格，连续2年不合格的取消合作资格。（3）建立供应商黑名单制度，对提供假劣药品、严重违约（如无理由拒绝供货）或存在商业贿赂行为的供应商，纳入黑名单并永久禁止合作。（三）采购实施1.采购方式选择责任主体：采购办、药剂科。操作标准：（1）公开招标：适用于采购金额较大（如单品种年度采购额超过10万元）、规格标准统一的药品（如氯化钠注射液、葡萄糖注射液），需通过医院官网或公共资源交易平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与投标。（2）议价采购：适用于招标范围外的药品（如专科特色药品、进口药品），需邀请2家及以上供应商进行价格谈判，填写《药品议价记录表》（详见示范文本3），记录谈判过程及结果。（3）定点采购：适用于应急药品（如新冠病毒感染治疗药品）或常用低值药品（如消毒棉签），可与预先遴选的定点供应商签订长期供货协议。关键控制点：严格遵守《政府采购法》及医院采购管理制度，禁止暗箱操作或指定供应商。2.合同签订责任主体：采购办、法务科、药剂科。操作标准：（1）采购完成后，需与供应商签订书面《药品采购合同》（详见示范文本4），合同内容应包括：①双方基本信息（名称、地址、联系方式）；②药品明细（名称、规格、数量、单价、总价）；③质量标准（符合《中国药典》及国家药品标准）；④交货时间（如收到订单后5个工作日内送达）；⑤交货地点（医院药库）；⑥验收要求（如需提供药品检验报告）；⑦付款方式（如验收合格后30个工作日内支付）；⑧违约责任（如延迟交货的违约金比例）；⑨争议解决方式（如向医院所在地法院起诉）。（2）合同需经法务科审核（重点审查违约责任、争议解决条款），并由双方法定代表人或授权代表签字盖章。关键控制点：合同签订前需确认供应商是否具备履行合同的能力（如生产/库存能力）。（四）验收入库1.验收流程责任主体：药剂科（药库管理员）、质管科（药品检验人员）。操作标准：（1）供应商交货时，药库管理员需核对以下信息：①药品名称、规格、数量是否与合同一致；②药品批号、有效期（有效期不足6个月的药品不得入库）；③药品包装是否完好（无破损、受潮）；④随货同行单（需加盖供应商公章）与药品实物是否一致。（2）质管科对药品进行质量检验：①查看药品检验报告（如生物制品需提供批签发证明）；②对外观进行检查（如片剂有无裂片、胶囊有无漏粉）；③必要时进行抽样检验（如怀疑药品质量问题，送第三方检验机构检测）。（3）验收合格后，药库管理员填写《药品验收记录表》（详见示范文本5），并将药品录入库存管理系统（更新库存量）。验收不合格的药品，需及时通知供应商退换货，并在验收记录表中注明原因（如包装破损、有效期不足）。关键控制点：验收过程需双人核对（药库管理员与质管科人员），禁止未经验收的药品入库。（五）付款结算1.结算流程责任主体：药剂科、财务科。操作标准：（1）供应商提交以下结算材料：①增值税专用发票（发票内容需与合同、验收记录一致）；②随货同行单；③药品验收记录表。（2）药剂科核对结算材料的真实性和完整性（如发票金额与合同金额是否一致），填写《药品付款申请表》（详见示范文本6），经科室负责人签字后提交财务科。（3）财务科审核结算材料：①发票是否符合税务规定（如抬头、税号正确）；②验收记录是否齐全；③付款金额是否在预算范围内。审核通过后，按照合同约定的付款方式（如银行转账）支付款项。关键控制点：禁止提前支付款项（如未验收合格即付款），禁止现金支付（需通过银行转账）。（六）档案管理1.档案内容责任主体：药剂科、采购办、财务科。操作标准：（1）需留存的档案材料包括：①药品需求计划表；②供应商资质审核表；③采购合同；④药品验收记录表；⑤付款申请表及结算材料（发票、随货同行单）；⑥供应商评估报告。（2）档案需分类归档（如按供应商分类、按药品分类），保存期限为5年（从采购结束之日起计算）。关键控制点：档案需妥善保管（如存放在防火、防潮的档案室），禁止私自销毁或篡改档案。三、示范文本以下为医院药品采购流程中常用的示范文本，可根据医院实际情况调整。示范文本1：药品需求计划表用途：临床科室提报药品需求的书面凭证。填写说明：项目填写要求科室名称填写临床科室全称（如内科、外科）需求日期填写提报需求的日期药品名称填写药品通用名称（如阿司匹林肠溶片）规格填写药品规格（如100mg/片）需求数量填写需要采购的数量（如100盒）用途填写药品的临床用途（如用于缓解轻至中度疼痛）需求理由填写提报需求的原因（如库存不足，近1个月使用量为50盒/月，现有库存10盒）科室负责人签字确认药剂科审核意见填写审核结果（如“同意采购”或“不同意，理由：库存充足”）示范文本2：供应商资质审核表用途：审核供应商资质的书面记录。填写说明：项目填写要求供应商名称填写供应商全称统一社会信用代码填写供应商的统一社会信用代码药品经营许可证号填写供应商的药品经营许可证号GSP证书号填写供应商的GSP证书号法定代表人填写供应商法定代表人姓名授权经办人填写供应商授权办理采购业务的经办人姓名经办人身份证号填写经办人身份证号资质材料真实性核查结果填写核查结果（如“所有资质材料真实有效”）审核人药剂科负责人签字审核日期填写审核日期示范文本3：药品议价记录表用途：记录药品议价过程及结果的书面凭证。填写说明：项目填写要求议价日期填写议价的日期药品名称填写药品通用名称规格填写药品规格参与议价供应商填写参与议价的供应商名称（如A公司、B公司）供应商报价填写各供应商的报价（如A公司：10元/盒，B公司：9.5元/盒）议价内容填写议价的主要内容（如“要求供应商降低价格至9元/盒，供应商同意”）最终定价填写最终确定的采购价格（如9元/盒）议价参与人填写参与议价的人员（如采购办主任、药剂科负责人、供应商代表）备注填写其他需要说明的事项（如“供应商承诺免费送货”）示范文本4：药品采购合同（模板）XX医院药品采购合同合同编号：XX-YC-202X-001甲方（采购方）：XX医院地址：XX市XX区XX路XX号联系人：XXX电话：XXX乙方（供应商）：XX医药有限公司地址：XX市XX区XX路XX号联系人：XXX电话：XXX统一社会信用代码：XXX药品经营许可证号：XXXGSP证书号：XXX根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国药品管理法》等法律法规，甲乙双方在平等、自愿、公平的基础上，就药品采购事宜达成如下协议：一、药品明细药品名称规格数量单价（元）总价（元）阿司匹林肠溶片100mg/片100盒151500氯化钠注射液0.9%100ml200瓶2400合计——————1900二、质量标准乙方提供的药品必须符合《中国药典》（2020版）及国家药品监督管理部门的相关规定，药品包装、标签、说明书必须符合《药品包装管理办法》的要求。三、交货时间及地点1.交货时间：甲方下达订单后5个工作日内。2.交货地点：XX医院药库（地址：XX市XX区XX路XX号）。四、验收要求1.甲方收到药品后，需在3个工作日内完成验收。验收内容包括：药品名称、规格、数量、批号、有效期、包装完整性及随货同行单。2.乙方需提供药品检验报告（如生物制品需提供批签发证明），否则甲方有权拒绝验收。五、付款方式1.甲方在验收合格后30个工作日内，以银行转账方式支付货款。2.乙方需提供增值税专用发票（发票抬头：XX医院，税号：XXX），否则甲方有权延迟付款。六、违约责任1.乙方延迟交货的，每延迟1日，需向甲方支付延迟交货部分货款1‰的违约金。2.乙方提供的药品不符合质量标准的，甲方有权退货，并要求乙方赔偿因此造成的损失。七、争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应首先协商解决；协商不成的，向甲方所在地有管辖权的法院起诉。八、其他条款1.本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期至202X年12月31日。2.本合同未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。甲方（盖章）：XX医院法定代表人（签字）：XXX日期：202X年X月X日乙方（盖章）：XX医药有限公司法定代表人（签字）：XXX日期：202X年X月X日示范文本5：药品验收记录表用途：记录药品验收过程及结果的书面凭证。填写说明：项目填写要求验收日期填写验收的日期供应商名称填写供货的供应商名称药品名称填写药品通用名称规格填写药品规格数量填写收到的药品数量批号填写药品批号有效期填写药品有效期（如2025年12月）包装情况填写药品包装是否完好（如“完好”或“破损”）检验报告情况填写是否收到检验报告（如“收到，符合要求”或“未收到”）验收结果填写验收结果（如“合格”或“不合格，理由：有效期不足6个月”）验收人药库管理员签字质管科审核意见质管科人员签字示范文本6：药品付款申请表用途：申请支付药品货款的书面凭证。填写说明：项目填写要求申请日期填写申请付款的日期供应商名称填写供货的供应商名称合同编号填写对应的药品采购合同编号验收日期填写药品验收合格的日期付款金额填写需要支付的货款金额（如1900元）付款方式填写付款方式（如银行转账）结算材料清单填写提交的结算材料（如“增值税专用发票1张、随货同行单1张、验收记录表1张”）药剂科意见填写审核结果（如“结算材料齐全，同意付款”）财务科意见填写审核结果（如“同意支付”）申请人药剂科经办人签字日期填写申请日期四、监督与改进（一）内部监督1.审计监督：医院审计科每半年对药品采购流程进行审计，重点检查：①采购方式是否符合规定；②供应商资质是否齐全；③验收记录是否完整；④付款流程是否规范。审计结果需向医院领导班子汇报。2.纪检监督：医院纪检监察部门对药品采购中的廉政风险进行防控，禁止采购人员与供应商发生不正当经济往来（如收受回扣、礼品）。对举报的违规行为，需及时调查处理。（二）外部监督1.医保监督：医保部门定期对医院药品采购情况进行检查，重点检查：①医保目录内药品是否优先采购；②药品价格是否符合医保支付标准；③采购流程是否符合医保基金使用规定。2.药监监督：药品监督管理部门对医院药品质量进行监督检查，重点检查：①药品验收记录是否真实；②药品储存条件是否符合要求；③假劣药品是否流入医院。（三）持续改进1.流程评估