合同与协议签署流程模板

合同与协议签署流程通用模板工具一、适用范围与价值说明合同与协议是企业、组织及个人开展经济活动、明确权利义务的重要法律文件，规范的签署流程可降低法律风险、提高协作效率。本模板工具适用于各类商业场景，包括但不限于：企业合作类：如采购与销售合同、服务外包协议、战略合作协议；劳动关系类：如劳动合同、保密协议、竞业限制协议；项目执行类：如技术开发合同、工程承包协议、委托代理协议；资产处置类：如房屋租赁合同、知识产权转让协议、股权质押协议。通过标准化流程，保证合同条款严谨、审批环节完整、签署程序合法，为后续履约、争议解决提供有效依据。二、合同签署全流程操作指南（一）需求发起与前期准备操作目标：明确合作意向，收集必要信息，保证合同起草基础扎实。责任主体：业务部门负责人、需求经办人（经理/专员）。操作步骤：需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（详见模板一），明确合作方基本信息、合作内容、核心诉求（如价格、交付时间、质量标准）、预算金额及期望签署时间。示例：采购部门需采购一批办公设备，需在表中注明“合作方：科技有限公司”“采购内容：笔记本电脑50台”“单价：6000元/台”“交付时间：合同签署后15个工作日”。资质初审：通过“国家企业信用信息公示系统”、行业协会信用平台等渠道核查合作方主体资格（营业执照、经营范围、法定代表人身份等），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。内部对齐：与财务部门确认付款方式、税务条款；与法务部门沟通法律风险要点（如违约责任、争议解决方式），保证需求合法合规。注意事项：合作方为自然人时，需核实其身份证信息及民事行为能力；涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，需确认合作方具备相应资质许可。（二）合同起草与内容审核操作目标：依据需求拟定合同文本，保证条款完整、表述清晰、权责对等。责任主体：法务专员（*律师）、业务经办人、部门负责人。操作步骤：模板选用：优先使用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考《中华人民共和国民法典》及相关行业示范文本。内容填写：按《合同起草规范清单》（详见模板二）填写核心条款，包括：主体信息：双方全称、统一社会信用代码/身份证号、法定代表人/授权代表姓名及联系方式（示例：“甲方：有限公司，统一社会信用代码：91110108，法定代表人：*，联系方式：138”）；标的条款：明确产品/服务的名称、规格、数量、质量标准（如“符合国家GB/T19001-2016标准”）；权利义务：约定双方的权利（如验收权、知情权）和主要义务（如交付、付款、保密）；履行期限：明确起始时间、节点（如“分三期交付，每期间隔30天”）；价款支付：金额、币种、账户信息（示例：“乙方账户：中国银行支行，账号：622202”）、支付条件（如“验收合格后7个工作日内支付90%”）；违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及赔偿计算方式（如“按逾期金额日万分之五支付违约金”）；争议解决：明确仲裁或诉讼管辖地（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”）；生效条款：合同生效条件（如“双方法定代表人签字并加盖公章后生效”）。内部审核：业务部门审核：确认条款是否符合实际需求，履行能力是否匹配；法务部门审核：重点核查合法性（如是否存在无效格式条款）、严谨性（如避免歧义表述）、完整性（如是否遗漏不可抗力等条款）；财务部门审核：确认付款方式、税务处理（如发票类型）、资金风险（如预付款比例是否合理）。审核通过后，在《合同审批表》（详见模板三）中签署意见；若需修改，由业务部门牵头调整并重新提交审核。注意事项：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，数量、金额需同时用大小写；涉及附件（如技术参数、图纸）需在合同中注明“附件为本合同组成部分，与具有同等法律效力”。（三）对方确认与条款协商操作目标：与合作方就合同条款达成一致，保证双方理解一致、无重大分歧。责任主体：业务经办人、法务专员、授权代表（*总监）。操作步骤：发送合同：将审核通过的合同文本（PDF盖章版）通过邮件、企业等正式方式发送给对方联系人，注明“请贵方审阅并反馈意见，期望于X年X月X日前确认”。接收反馈：对方若有修改意见，需在《合同条款协商记录表》（详见模板四）中记录分歧点（如“交货时间延长至30天”“违约金调整为日万分之三”）。内部协商：组织业务、法务、财务部门评估对方意见，判断是否可接受：对合理修改（如优化质量标准、调整付款节奏），由经办人沟通后修订合同；对不合理修改（如降低违约责任、模糊争议解决方式），需明确拒绝并说明法律依据。达成一致：双方确认最终版本后，由对方授权代表在《合同条款确认函》（详见模板五）上签字盖章，扫描件作为合同附件留存。注意事项：协商过程中避免口头承诺，所有修改需以书面形式确认；对方为授权代表时，需核实其授权委托书（载明权限范围、有效期）。（四）合同签署与用印管理操作目标：完成合同签署程序，保证签署行为合法有效，合同文本完整留存。责任主体：授权签署人（法定代表人/总经理）、行政部用印专员、档案管理员。操作步骤：签署准备：纸质合同：打印最终版本（一式X份，根据合作方数量及内部存档需求确定），检查页码连续、无涂改；电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）电子合同，保证签约主体身份认证（人脸识别、银行卡验证）、电子签名符合《电子签名法》规定。签署执行：顺序要求：通常由甲方先签署，乙方后签署；若为多方合同，按合同约定的签署顺序执行；签署方式：纸质合同：由法定代表人或授权代表在指定位置签字（需清晰可辨），并加盖合同专用章（公章无效，需确认公章备案信息）；电子合同：双方通过平台完成实名认证后，在线签署电子签名，平台自动《电子签约报告》含时间戳、哈希值等存证信息。用印登记：行政部用印专员核对签署人身份（身份证原件）、审批流程（《合同审批表》《条款确认函》齐全）后，加盖合同专用章，并在《合同用印登记表》（详见模板六）中记录合同编号、用印份数、用印人、领取人等信息。文本分发：纸质合同：按合作方数量分发，留存原件至少1份（“正本：乙方X份，甲方X份”）；电子合同：由平台向双方发送合同及签约报告，企业内部存档电子档及PDF打印件。注意事项：合同专用章需与合同名称一致（如“技术开发合同专用章”），不得使用财务章、发票章；签署人非法定代表人时，需提供《授权委托书》（详见模板七）原件作为合同附件。（五）履约跟踪与归档管理操作目标：监督合同履行情况，及时处理异常，保证合同档案完整、可追溯。责任主体：业务部门、财务部门、档案管理员。操作步骤：履约跟踪：业务部门根据《合同履约跟踪表》（详见模板八）记录履行节点（如交付时间、付款节点），定期与合作方确认进度：交付类合同：核对产品数量、质量（可委托第三方检测机构），签署《验收确认单》；服务类合同：评估服务效果（如通过用户满意度调查），留存服务记录（如报告、邮件）。异常处理：若对方违约（如逾期交付、质量不达标），业务部门需在3个工作日内发函催告，按合同约定追究违约责任（如扣除违约金、解除合同），并留存沟通记录。归档管理：归档范围：合同文本、审批表、条款确认函、授权委托书、验收单、付款凭证、往来函件等；归档要求：纸质合同按“合同编号”分类存放（档案盒标注“合同编号-名称-签署日期”）；电子合同存储于企业服务器加密文件夹，备份至少2份；保管期限：一般合同保管期限为合同终止后10年，涉及知识产权、争议解决的合同保管期限为20年以上。注意事项：合同履行过程中若发生变更（如延期、增补条款），需签订《补充协议》（注明“与本合同具有同等法律效力”），并履行原审批流程；财务部门需根据合同条款控制付款节奏，避免超付或逾期付款。三、合同签署核心模板参考模板一：合同需求申请表项目内容需求部门示例：采购部合作方名称示例：科技有限公司合作方基本信息统一社会信用代码：91110108；联系人：*；电话：139合作内容概述示例：采购笔记本电脑50台，配置：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘核心诉求1.单价≤6000元/台；2.交付时间：合同签署后15个工作日；3.提供3年质保预算金额示例：30万元（含税）期望签署时间示例：X年X月X日前部门负责人意见签字：*；日期：X年X月X日法务部门初审意见签字：*；日期：X年X月X日（注：重点核查合作方资质及法律风险）财务部门审核意见签字：*；日期：X年X月X日（注：确认付款方式为“转账”，发票类型为“增值税专用发票”）模板二：合同起草规范清单条款类别必填项规范要求主体信息双方全称、统一社会信用代码/身份证号、法定代表人/授权代表信息全称与营业执照一致，身份证号需核对无误；授权代表需注明授权范围标的条款产品/服务名称、规格、数量、质量标准名称具体（如“联想ThinkPadX1笔记本电脑”而非“电脑”），质量标准可引用国标/行标履行期限起始时间、关键节点避免使用“尽快”“尽快”，明确具体日期或事件触发条件（如“验收合格后10日内”）价款支付金额、币种、账户信息、支付条件账户信息需与开户许可证一致；支付条件需明确（如“收到全额发票后15日内”）违约责任违约情形、违约金计算方式、赔偿范围违约金不超过实际损失的30%；避免约定“无条件支付违约金”争议解决仲裁/诉讼机构、管辖地仲裁需明确具体仲裁委员会（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）；诉讼需明确到某地法院生效条款生效条件、份数示例：“本合同双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效，一式肆份，双方各执贰份”模板三：合同审批表合同基本信息内容合同编号示例：CG-2023–（规则：年份-部门代码-序号，如采购部代码为“CG”）合同名称示例：科技有限公司办公设备采购合同合同金额示例：30万元（大写：人民币叁拾万元整）合作方乙方：科技有限公司签署日期待定审批流程业务部门审核审核意见：条款符合采购需求，履约能力可行。签字：*；日期：X年X月X日法务部门审核审核意见：1.第5条“质量标准”需补充“符合GB/T19001-2016”；2.违约金比例调整为日万分之三。签字：*；日期：X年X月X日财务部门审核审核意见：付款方式合理，预付款比例30%可控。签字：*；日期：X年X月X日总经理审批审核意见：同意按修订后条款签署。签字：*；日期：X年X月X日董事长审批审核意见：同意。签字：*；日期：X年X月X日（注：金额超过20万元需董事长审批）模板四：合同条款协商记录表合同编号CG-2023–协商日期X年X月X日协商地点/方式企业线上会议乙方代表姓名：*；职务：销售经理分歧条款原条款交付时间“合同签署后15个工作日内交付”付款方式“验收合格后7个工作日内支付90%”协商结果双方同意：1.交付时间延长至20个工作日；2.付款方式调整为“验收合格后7个工作日内支付80%，质保期满后支付20%”。签字：甲方、乙方；日期：X年X月X日模板五：合同条款确认函致：科技有限公司我方已审阅贵方提供的《科技有限公司办公设备采购合同》（合同编号：CG-2023–），经协商，双方确认最终合同条款1.交付时间：合同签署后20个工作日内；2.付款方式：验收合格后7个工作日内支付80%，质保期满后支付20%；3.其他条款以合同为准。我方确认按上述条款履行合同义务。确认方（盖章）：有限公司授权代表（签字）：*日期：X年X月X日模板六：合同用印登记表用印日期合同编号合同名称用印份数用印类型申请人审核人领取人签字备注X年X月X日CG-2023–办公设备采购合同壹份合同专用章***原件留存甲方X年X月X日HT-2023–劳动合同（*）肆份公章***员工留存贰份模板七：授权委托书致：科技有限公司本人系有限公司法定代表人（），现授权（身份证号：110101）作为我方授权代表，负责签署《科技有限公司办公设备采购合同》（合同编号：CG-2023–）。授权范围：合同谈判、条款确认、签署及后续履约相关文件。授权期限：自X年X月X日至X年X月X日。授权代表无转委托权，其签署的法律文件由我方承担法律责任。授权人（盖章）：有限公司法定代表人（签字）：*日期：X年X月X日模板八：合同履约跟踪表合同编号CG-2023–合同名称办公设备采购合同合作方科技有限公司履约阶段节点名称1.合同签署2.预付款支付3.产品交付4.验收合格异常情况记录无备注质保期：2年，质保金：6万元（X年X月X日支付）四、关键风险提示与规避建议（一）法律风险：条款无效或存在歧义风险表现：合同约定“造成对方损失概不负责”（格式条款无效）、“争议由双方友好协商，协商不成提交地法院”（未明确具体法院导致管辖不明）。规避建议：格式条款需显著提示对方注意免除或限制责任的条款，并对方签字确认；约定争议解决地时，明确到“被告所在地”“合同履行地”或“市区人民法院”具体层级法院。（二）流程风险：审批环节遗漏或越权风险表现：未经法务审核直接签署合同，或部门负责人未审批即提交用印。规避建议：严格执行“先审批、后签署”流程，通过OA系统设置审批节点（业务→法务→财务→总经理），禁止跳转审批；对金额较大、标的特殊的合同，增加董事长或董事会审批环节。（三）履约风险：对方违约或履约能力不足风险表现：合作方逾期交付、质量不达标，或经营异常导致无法履约。规避建议：签约前核查合作方征信报告（如“信用中国”平台）、涉诉信息（中国裁判文书网）；合同中约定“履约保证金”（金额为合同总额的10%-20%），对方违约时可直接扣除；关键节点（如交付、验收）要求对方提供书面确认文件，避免后续争议。（四）档案风险：合同丢失或信息泄露风险表现：纸