医药公司档案保管管理规定

医药公司档案保管管理规定

一、总则本公司档案保管管理规定旨在加强公司档案管理，有效保护和利用档案资源，为公司的运营、决策和发展提供有力支持。档案作为公司重要的信息资产，记录了公司发展历程中的各类关键信息，对于传承公司文化、保障公司权益、提升管理效率具有重要意义。本规定依据国家相关法律法规以及医药行业的特点和需求制定，遵循真实性、完整性、保密性和便利性的原则，确保档案管理工作的规范、科学、有序进行。公司全体员工应严格遵守本规定，积极配合档案管理工作，共同维护公司档案的安全与完整。二、适用范围本规定适用于医药公司全体员工。同时，涉及客户相关档案的管理，在符合法律法规及客户隐私保护要求的前提下，参照本规定执行。公司各部门、各层级在业务活动中形成的各类档案均纳入本规定的管理范围，包括但不限于行政文件、业务合同、研发资料、财务报表、人事档案等。三、组织架构与职责分工1.档案管理领导小组：由公司高层领导组成，负责制定档案管理的战略方针和重大决策，协调各部门之间的档案管理工作，确保档案管理工作与公司整体发展战略相契合。2.档案管理部门：设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。其职责包括制定和完善档案管理制度、流程和标准；负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等日常管理工作；对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查；开展档案数字化建设和信息化管理工作；组织档案资源的开发与利用，为公司各部门提供档案服务支持。3.各部门：各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门员工做好档案的收集、整理和移交工作。指定专人担任兼职档案管理员，具体负责本部门档案的日常管理，并与档案管理部门保持密切沟通与协作。各部门应确保本部门形成的档案及时、准确、完整地移交至档案管理部门。四、管理内容与流程1.档案收集-定期收集：各部门兼职档案管理员应按照规定的时间周期，对本部门在业务活动中形成的各类文件、资料进行收集。收集范围包括但不限于正式文件、会议纪要、工作报告、统计报表、合同协议、往来信函、科研资料、培训记录等。-即时收集：对于重要活动、紧急事项或特殊业务产生的档案，相关人员应在事件结束后及时将档案移交至本部门兼职档案管理员。-移交审核：各部门兼职档案管理员对收集到的档案进行初步整理和审核，确保档案的真实性、完整性和准确性。审核无误后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行再次审核，对于不符合要求的档案，退回相关部门进行补充或修正。2.档案整理-分类：档案管理部门按照档案的来源、形成时间、内容性质等因素，对档案进行科学分类。例如，可分为行政档案、业务档案、财务档案、人事档案、研发档案等大类，各大类下再细分若干小类。-编号：为每一份档案编制唯一的编号，建立档案编号索引，以便于档案的查找和管理。编号应遵循一定的编码规则，确保编号的系统性和稳定性。-编目：对档案进行详细编目，编制档案目录。目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。编目完成后，将档案目录录入档案管理信息系统，实现档案信息的数字化管理。3.档案归档-实体归档：经过整理和编目的档案，按照分类和编号顺序，装入档案盒或档案柜进行存放。档案存放应遵循便于管理和查阅的原则，设置明显的标识牌，注明档案类别、年份、起止编号等信息。-电子归档：对电子档案进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，如磁带、光盘、磁盘阵列等。同时，将电子档案的元数据信息与档案实体进行关联，确保电子档案的可读性和可追溯性。电子档案应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.档案保管-保管环境：设立专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求。库房应保持适宜的温度、湿度，具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗等安全防护设施。安装温湿度监测设备、消防设备、防虫药品投放装置等，并定期进行检查和维护。-保管期限：根据档案的重要性和法规要求，确定不同档案的保管期限。保管期限分为短期（1-5年）、中期（5-10年）和长期（10年以上）。档案管理部门应建立保管期限台账，对档案的保管期限进行跟踪管理，到期档案及时进行鉴定和处理。-定期盘点：档案管理部门定期对档案进行盘点，确保档案的数量、完整性和存放位置与档案目录一致。盘点过程中发现问题应及时记录并查明原因，采取相应的措施进行处理。5.档案借阅-申请审批：公司员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。涉及重要或机密档案的借阅，还需经公司分管领导审批。-借阅登记：档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅登记手续。在档案借阅登记簿上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将档案交付给借阅人。借阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。-归还验收：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理部门对归还的档案进行验收，检查档案的完整性和是否有损坏情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并记录在案。对于逾期未还的档案，档案管理部门应及时催还。6.档案销毁-鉴定：档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的档案，由档案管理部门组织相关人员进行鉴定。鉴定小组应根据档案的价值、历史意义、法律法规要求等因素，综合判断档案是否需要销毁。-审批：经鉴定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，详细列出档案的名称、编号、数量、形成时间等信息，报公司档案管理领导小组审批。涉及重要或机密档案的销毁，还需报上级主管部门或相关监管机构批准。-销毁执行：档案销毁清单经审批通过后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁方式可根据档案的性质和实际情况选择焚烧、粉碎、电子数据擦除等方法。销毁过程应进行全程记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并将销毁记录存档。五、权利与义务1.员工权利-有权按照规定借阅与工作相关的档案，以获取必要的信息支持工作开展。-对档案管理工作提出意见和建议的权利，公司将积极听取员工的合理建议，不断完善档案管理制度和流程。-员工在档案管理工作中有突出贡献的，有权获得公司的表彰和奖励。2.员工义务-有义务按照本规定及时、准确、完整地收集、整理和移交本部门或本人工作中形成的档案。-严格遵守档案借阅规定，妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、损毁、丢失或泄露档案内容。-保守档案机密，不得将涉及公司商业秘密、技术秘密、客户隐私等敏感信息的档案内容透露给无关人员。3.公司权利-公司有权对全体员工的档案管理工作进行监督、检查和考核，确保档案管理工作符合规定要求。-对档案资源进行合理开发和利用，为公司的经营决策、业务拓展、文化建设等提供支持。-对于违反档案管理制度的员工，公司有权按照相关规定进行处理。4.公司义务-为档案管理工作提供必要的资源支持，包括人员配备、经费投入、办公设施等，确保档案管理工作的顺利开展。-加强档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平，为员工查阅和利用档案提供便利。-保护员工档案的隐私和安全，防止员工档案信息被非法获取或泄露。六、监督与考核机制1.监督机制-内部监督：档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行检查和指导，检查内容包括档案收集的及时性、完整性，整理的规范性，归档的准确性，保管的安全性等方面。对于检查中发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。-审计监督：公司审计部门定期对档案管理工作进行审计，审查档案管理制度的执行情况、档案保管的合规性、档案利用的合理性等方面。审计结果向公司管理层报告，对于发现的违规行为，依法依规进行处理。-员工监督：鼓励公司员工对档案管理工作中的违规行为进行监督和举报。对于员工的举报信息，公司将进行认真核实，并对举报人予以保密和适当奖励。2.考核机制-档案管理部门考核：对档案管理部门的考核主要从档案管理工作的质量、效率、服务水平等方面进行。考核指标包括档案收集的完整性率、整理的准确率、归档的及时率、保管的安全率、借阅服务的满意度等。考核结果与档案管理部门的绩效奖金、评先评优等挂钩。-各部门考核：将各部门的档案管理工作纳入部门绩效考核体系。考核指标包括档案移交的及时性、完整性，档案整理的规范性，档案利用的合理性等方面。对于档案管理工作表现突出的部门，给予适当的奖励；对于档案管理工作不达标的部门，扣减相应的绩效分数，并责令限期整改。-员工个人考核：员工个人的档案管理工作表现纳入个人绩效考核。考核指标包括个人档案移交的及时性、准确性，档案借阅的合规性，保密工作的执行情况等方面。对于在档案管理工作中表现优秀的员工，给予表彰和奖励；对于违反档案管理制度的员工，根据情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职降薪等。七、附则1.本规定自发布之日起生效