公司印章管理制度 【2025版】

第页公司印章管理制度一、总则（一）目的为规范公司各类印章的全生命周期管理，明确印章刻制、使用、保管、销毁等环节的责任与流程，防范因印章管理不当引发的法律风险和经济损失，保障公司合法权益，特修订本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属分公司、项目部所有涉及印章管理的部门及人员；适用于以公司名义刻制、使用的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人名章、合同专用章、财务专用章、部门印章、项目部印章、技术专用章及其他专门用途印章；适用于印章从刻制到销毁的全过程管理。（三）定义本制度所称印章，是指以公司名义经法定程序刻制，用于确认公司民事权利义务设立、变更、解除的各类印记，包括实体印章和符合《电子签名法》规定的电子印章。二、印章分类与等级（一）A级印章1、公司公章：用于公司对外重大事务，包括但不限于工商登记、税务申报、银行结算、重要合同签署等。2、法定代表人名章：用于需法定代表人授权的文件、票据出具等，与财务专用章共同构成银行印鉴。3、合同专用章：用于公司各类合同、协议的签署。4、财务专用章：用于公司票据出具、资金结算等财务活动，为银行大印鉴。（二）B级印章1、部门印章：用于部门内部管理及公司内部流转文件，不得对外签署合同或承诺。2、项目部印章：仅限用于项目现场管理、资料确认等，不得用于对外签订合同或出具债务承诺。3、授权委托代理人名章：用于经授权的代理人办理特定业务时使用。4、技术专用章：用于技术文件、图纸审核等专业领域确认。（三）C级印章1、收发专用章：用于公司内部文件、物资的收发登记。2、检验专用章：用于生产、质检环节的结果确认。3、其他内部用章：仅限公司内部流程使用，不产生对外法律效力。三、印章刻制与启用（一）刻制申请1、任何部门或个人需刻制印章，须由使用部门提交《书面请示书》，说明刻制理由、印章名称、使用范围及保管责任人，报总经理审批。2、A级印章刻制申请须附加法律事务部门审核意见；B级、C级印章刻制申请须经部门负责人签署意见。（二）刻制流程1、经批准后，由行政办公室统一到公安机关指定的刻章单位刻制，确保印章符合《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》要求（如圆形、宋体字、直径标准等）。2、电子印章须由具备资质的第三方机构制作，确保符合《电子签名法》规定的可靠性要求。（三）备案与启用1、刻制完成后，行政办公室须在《公司印章留存表》登记印章信息，包括刻制时间、规格、保管人、使用范围等，并预留印鉴存档。2、A级印章须向公安、工商、银行等部门备案；电子印章须向第三方认证机构备案。3、印章启用前，由行政办公室下发启用通知，明确启用日期及使用规范；未经启用的印章不得使用。四、印章使用管理（一）使用原则1、合法性：印章使用须符合法律法规及公司制度，严禁用于违法违规活动。2、关联性：印章使用须与文件内容匹配，不得超范围使用（如发票专用章仅限用于发票开具）。3、审批制：分级审批，A级印章须经总经理或其授权人批准，B级印章须经部门负责人批准，C级印章由保管人自行审核。（二）使用流程1、A级印章使用：（1）申请人填写《书面请示书》，附需盖章文件；（2）部门负责人审核文件真实性及关联性；（3）法律事务部门对非日常业务文件进行合规审查；（4）总经理或其授权人审批；（5）保管人核对审批意见，在《盖章登记簿》登记（包括时间、文件名称、份数、经办人等），现场加盖印章并留存文件复印件。2、B级印章使用：（1）申请人提交需盖章文件，部门负责人审批；（2）保管人登记并加盖印章，确保文件内容在印章使用范围内（如项目部印章不得用于借款协议）。3、C级印章使用：（1）保管人确认文件为内部用途；（2）登记后直接加盖，留存登记记录备查。（三）禁止性规定1、严禁在空白介绍信、空白合同、空白票据上加盖A级、B级印章；特殊情况需经总经理书面批准，并注明用途及有效期，使用后须及时核销。2、严禁将印章交予非保管人使用或携带外出；确需外出使用的，A级印章须经总经理批准，由两人以上共同携带，使用后立即带回并登记。3、电子印章不得转借他人，其密钥须由保管人专人保管，定期更换密码。五、印章保管与交接（一）保管责任1、印章实行专人保管：A级印章由行政办公室或财务部门指定专人保管，存放于保险柜；B级印章由部门负责人指定专人保管，存放于带锁抽屉或保险柜；C级印章由使用部门自行保管。2、保管人须签署《公章保管责任书》，明确责任：（1）妥善保管印章，防止丢失、损毁；（2）严格按审批流程用印，对不合规用印有权拒绝；（3）定期检查印章状态，发现异常立即报告。（二）交接管理1、保管人因离职、调岗等原因需交接印章的，须填写《印章交接单》，由部门负责人监交，核对印章状态及登记记录无误后签字确认，交接记录报行政办公室存档。2、临时交接（如请假）须经部门负责人批准，明确交接期限及责任，严禁私自交接。六、印章丢失、损毁与销毁（一）丢失处理1、保管人发现印章丢失，须立即向部门负责人及行政办公室报告，同时向当地派出所报案，领取报案证明。2、行政办公室在市级以上公开发行的报纸刊登《公章作废声明》，声明原印章失效，并通知主要业务伙伴。3、按刻制流程重新刻制新章，新章须与原章有明显区别（如尺寸、字体细节），并办理备案手续。4、调查丢失原因，依据《公章保管责任书》追究责任人责任。（二）损毁处理1、印章因磨损、断裂等无法使用的，保管人须提交《书面请示书》，附损毁印章，报总经理审批后，按刻制流程重新刻制。2、损毁印章由行政办公室按规定销毁，留存销毁记录。（三）销毁流程1、印章因停用、过期等需销毁的，由保管部门提交《书面请示书》，说明理由，报总经理审批。2、行政办公室组织两人以上监销，销毁过程全程记录（包括时间、地点、参与人），并在《公司印章留存表》注明销毁信息。3、A级印章销毁前须向备案部门办理注销手续；电子印章须注销其数字证书。七、监督与责任追究（一）监督检查1、行政办公室每季度对各部门印章管理情况进行检查，包括用印登记、保管状态、审批记录等，形成检查报告。2、法律事务部门定期开展印章法律风险培训，提高员工风险意识。（二）责任追究1、对违反本制度的行为，视情节轻重处理：（1）轻微违规（如登记不全）：责令整改，给予警告；（2）一般违规（如未经审批用印但未造成损失）：罚款500-2000元，通报批评；（3）严重违规（如公章外借、