项目甲方联系单填写规范示例

项目甲方联系单填写规范示例一、引言在项目管理中，甲方联系单是甲方与乙方（或其他参建方）之间传递正式指令、变更要求、确认事项的核心文件，是项目沟通的“书面凭证”。其填写的规范性直接影响信息传递的准确性、责任界定的清晰度及后续纠纷的规避能力。本文结合项目管理实践，从基本概念、填写细则、示例演示、常见问题等方面，构建一套专业、可操作的甲方联系单填写规范。二、甲方联系单的基本概念与用途（一）定义甲方联系单（以下简称“联系单”）是甲方针对项目实施过程中的设计变更、进度调整、质量要求、款项支付、现场协调等事项，向乙方发出的正式书面文件，具有法律约束力。（二）核心用途1.指令传达：明确乙方需执行的具体任务（如“暂停1#楼地基施工”）；2.变更确认：对设计、施工方案的变更进行书面认可（如“同意将屋面防水卷材改为三元乙丙橡胶”）；3.责任界定：明确双方权利义务（如“乙方需在收到联系单3日内提交整改方案”）；4.证据留存：作为项目验收、结算及纠纷处理的重要依据。（三）适用场景设计图纸变更；施工工艺调整；进度计划修改；质量标准提升；材料品牌更换；现场问题协调（如“解决基坑排水不畅问题”）；款项支付通知（如“确认支付第2期进度款”）。三、甲方联系单填写规范细则联系单的填写需遵循“精准、明确、逻辑、可追溯”原则，核心结构包括表头信息、主体内容、附件说明、签署流转、归档要求五部分。（一）表头信息：精准定位文件属性表头是联系单的“身份标识”，需准确填写以下内容：字段名称填写要求示例联系单编号唯一标识，遵循“项目简称-文件类型-年份-序号”规则，避免重复。XX项目-联系单-____（XX项目：项目简称；2023：年份；015：年度序号）项目名称与施工合同一致，不得使用简称。XX市XX区XX住宅项目（一期）发出单位甲方全称（如“XX房地产开发有限公司”），需与合同甲方一致。XX房地产开发有限公司接收单位乙方或相关方全称（如“XX建筑工程有限公司”“XX设计研究院”）。XX建筑工程有限公司联系单类型明确文件性质（如“设计变更”“进度指令”“质量要求”），便于分类归档。设计变更联系单发出日期填写联系单签发日期，格式统一（如“2023年10月20日”或“____”）。2023年10月20日注意：编号需连续且唯一，避免“重号”或“跳号”；项目名称与接收单位需写全称，不得使用“XX公司”等简称。（二）主体内容：逻辑清晰、表述明确主体内容是联系单的核心，需围绕“为什么发？发什么？怎么执行？”展开，结构建议如下：1.事项概述（开头）用1-2句话概括联系单的核心目的，避免冗余。示例：“关于XX项目1#楼屋面防水设计变更的通知”“针对2#楼墙体裂缝问题的整改要求”。2.具体要求（核心）明确乙方需执行的具体任务、技术参数、质量标准，避免模糊表述。需遵循“量化、可验证”原则，禁用“大概”“尽量”“尽快”等词汇。反例：“请尽快完成防水施工”（模糊，无时间要求）；正例：“请于2023年10月30日前完成1#楼屋面三元乙丙橡胶防水卷材（厚度4mm）的铺设，施工工艺需符合《屋面工程技术规范》（GB____）第4.3条要求”（明确时间、材料、标准）。3.依据说明（支撑）引用合同条款、规范标准、会议纪要、设计文件等依据，增强联系单的权威性。示例：“根据《XX项目施工合同》（编号：XX-____）第5.3条‘设计变更需经甲方书面确认’的约定”“依据2023年10月15日项目例会纪要（编号：XX-____）第3条要求”。4.时间要求（节点）明确乙方执行或反馈的截止日期，避免“无限期拖延”。示例：“请乙方于2023年10月25日前提交设计变更后的施工方案，逾期未提交视为认可甲方要求”。（三）附件说明：完整关联支撑材料附件是联系单的“证据补充”，需列出附件名称、数量、版本，便于乙方查阅和执行。示例：附件1：1#楼屋面防水设计变更图纸（版本：V1.0），共3张；附件2：2023年10月15日项目例会纪要（编号：XX-____），共1份。注意：附件需与联系单内容一一对应，如设计变更联系单需附变更图纸，整改要求需附问题照片或检测报告。（四）签署及流转：责任明确、流程闭环联系单需经甲方审批、乙方签收，确保责任到人。1.甲方签署签发人：需为甲方项目负责人或授权代表（需在合同中明确授权范围）；签署要求：手写签字（不得代签），并注明日期；审核流程：需经甲方内部审核（如“拟稿人→部门经理→项目负责人”），避免个人随意发单。2.乙方接收接收人：需为乙方项目负责人或指定联系人（需在合同中明确）；签收要求：手写签字并注明“收到”，或加盖乙方项目章；反馈要求：若对联系单内容有异议，需在收到后24小时内以书面形式提出，逾期视为认可。（五）归档要求：规范留存、便于追溯1.归档责任：甲方需留存原件及乙方签收记录，乙方需留存复印件；2.归档方式：按“项目名称-联系单类型-年份”分类存放（如“XX项目-设计变更-2023”），并标注编号、日期；3.电子归档：扫描成PDF格式（保留原始签字痕迹），存入项目管理系统，便于快速查询。四、甲方联系单填写示例以下以“设计变更联系单”为例，提供完整填写示例：（一）示例模板XX项目甲方联系单联系单编号：XX-____项目名称：XX市XX区XX住宅项目（一期）发出单位：XX房地产开发有限公司接收单位：XX建筑工程有限公司联系单类型：设计变更发出日期：2023年10月20日事项概述：关于1#楼屋面防水设计变更的通知具体要求：1.将原设计的“SBS防水卷材（3mm厚）”改为“三元乙丙橡胶防水卷材（4mm厚）”；2.施工工艺需符合《屋面工程技术规范》（GB____）第4.3.2条要求（满粘法施工，搭接宽度≥100mm）；3.需在2023年10月30日前完成防水卷材的采购及进场验收，11月5日前完成铺设。依据说明：1.《XX项目施工合同》（编号：XX-____）第5.3条“设计变更需经甲方书面确认”；2.2023年10月15日项目例会纪要（编号：XX-____）第3条“同意调整屋面防水材料以提升防水性能”。附件说明：附件1：1#楼屋面防水设计变更图纸（版本：V1.0），共3张；附件2：2023年10月15日项目例会纪要（编号：XX-____），共1份。甲方签署：拟稿人：王五（工程主管）日期：____审核人：赵六（工程部经理）日期：____签发人：张三（项目负责人）日期：____（甲方公章）乙方接收：接收人：李四（项目负责人）日期：____备注：收到，无异议。（乙方项目章）（二）填写说明1.编号“XX-____”：“XX”为项目简称，“2023”为年份，“015”为年度第15张联系单；2.具体要求：明确了材料变更（SBS→三元乙丙）、厚度调整（3mm→4mm）、施工工艺（满粘法）、时间节点（10月30日进场，11月5日完成）；3.依据说明：引用了施工合同及例会纪要，增强了权威性；4.签署流程：甲方经“拟稿→审核→签发”三级审批，乙方由项目负责人签收并注明“无异议”，责任明确。五、常见问题及解决对策（一）问题1：填写信息不完整表现：漏填编号、项目名称、接收单位等表头信息；解决：制定联系单模板（如示例中的固定格式），要求填写人严格按照模板填写，避免遗漏。（二）问题2：内容表述模糊歧义表现：使用“尽快”“大概”等模糊词汇，或未明确技术参数；解决：要求填写人遵循“5W1H”原则（Who：谁执行？What：做什么？When：什么时候完成？Where：在哪里做？Why：为什么做？How：怎么做？），确保内容具体可操作。（三）问题3：依据引用不充分表现：未引用合同、规范或会议纪要，导致联系单缺乏权威性；解决：要求填写人必须引用依据，并注明文件名称及编号，如“根据《XX合同》第X条”。（四）问题4：签署流程不规范表现：由未经授权的人员签发，或乙方未签收；解决：甲方：明确签发权限（如仅项目负责人可签发），并在合同中约定；乙方：要求必须签收，并注明接收日期，如乙方拒绝签收，可通过EMS快递（保留底单）或项目管理系统（留存电子记录）送达。六、注意事项：保障联系单有效性的关键1.准确性：内容需真实、数据需可靠，避免虚假信息（如“要求乙方使用不符合规范的材料”）；2.及时性：联系单需在事项发生后24小时内发出，避免延误项目进度（如“发现质量问题后，应立即发单要求整改”）；3.规范性：遵循公司制度及项目管理流程，不得随意更改联系单格式；4.可追溯性：保留原始签字版及乙方签收记录，避免篡改或丢失（如扫描成PDF存入系统，或留存纸质原件）。七、结语甲方联系单是项目管理中的“沟通桥梁”与“法律凭证”，其填写规范直接影响项目的顺利推进及双方的权益保障。通过明确填写细则、制定模板、加强培训，可